Kontrola służbowej poczty elektronicznej i monitoring w miejscu pracy

Urząd Ochrony Danych Osobowych wskazuje, że pracownik powinien zostać poinformowany o wprowadzanym monitoringu co najmniej 2 tygodnie przed jego wprowadzeniem. Źródło: Adobe Stock

Urząd Ochrony Danych Osobowych opublikował wytyczne dotyczące możliwości kontroli służbowej poczty elektronicznej pracowników oraz montowania kamer w miejscu pracy.

Najważniejsze w obu przypadkach jest poinformowanie pracowników o wprowadzonych zmianach i podejmowanych działaniach.

Poczta elektroniczna w pracy pod kontrolą

Motywację do kontroli poczty elektronicznej pracowników mogą być różne. Pracodawca może kierować się chęcią sprawdzenia, czy pracownik w czasie pracy wykonuje tylko zadania służbowe, czy może rozprasza go prywatna korespondencja w czasie pracy. Pracownicy prowadzą korespondencję służbową w imieniu pracodawcy. Reprezentują w ten sposób firmę. Motywacją pracodawcy może być chęć sprawdzenia jej treści. Zasady prowadzenia kontroli służbowej poczty pracownika są regulowane przez kodeks pracy.

CZYTAJ TEŻ: Tarcza 4.0. Kluczowe zmiany w prawie pracy – zawieszenie świadczeń socjalnych

Przepisy określają możliwość przeprowadzenia monitoringu służbowej poczty elektronicznej przez pracodawcę,  gdy jego celem jest zapewnienie prawidłowej organizacji czasu pracy, właściwe i pełne wykorzystanie go oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Bardzo ważne jest, żeby pracodawca swoim działaniem nie naruszał tajemnicy korespondencji oraz dóbr  osobistych pracownika.

O czym nie może zapomnieć pracodawca?

Nie należy zapominać o obowiązku poinformowania pracownika o przeprowadzaniu takiej kontroli, jej celu oraz określić  zakres i sposób stosowania monitoringu poczty elektronicznej. Ponadto, informacje te, powinny być zawarte w układzie zbiorowym, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu.

CZYTAJ TEŻ: Tarcza 4.0. Kluczowe zmiany w prawie pracy – ograniczenie odpraw

Urząd Ochrony Danych Osobowych określa również, że pracownik powinien zostać poinformowany o wprowadzanym monitoringu co najmniej dwa tygodnie przed jego wprowadzeniem. Nie ma określonego sposobu poinformowania pracowników o wprowadzanym monitoringu, powinno się to odbywać w sposób przyjęty w przedsiębiorstwie np.  ogłoszenie na tablicy ogłoszeń, pismo skierowane do pracowników lub wiadomości e-mail. Forma pisemna musi zostać zachowana.

CZYTAJ TEŻ: Tarcza 4.0. Kluczowe zmiany w prawie pracy – dofinansowanie do wynagrodzeń

To na pracodawcy leży obowiązek wykazania celu i zasadności przeprowadzania tego rodzaju kontroli. Ponadto, pracodawca lub osoba odpowiedzialna za monitorowanie służbowej poczty, jest zobowiązania zachowywać tajemnice korespondencji tzn. nie może rozpowszechniać ani wykorzystywać informacji prywatnych, zdobytych podczas prowadzenia monitoringu.

CZYTAJ TEŻ: Tarcza 4.0. Kluczowe zmiany w prawie pracy – przymusowy urlop

Ponadto, pracodawca nie powinien czytać prywatnych maili pracownika, znajdujących się na służbowej poczcie. Jednak może wyciągnąć z tego tytułu konsekwencję. Pamiętać przy tym,  że prowadzony nadzór nie może naruszać tajemnicy korespondencji. Pracodawca, nie może ingerować w pocztę pracownika tzw. w wysyłane i odbierane wiadomości e-mail. W przypadku zatrudnienia nowego pracownika, informacja o zakazie korzystania ze służbowej poczty do celów prywatnych oraz prowadzonym monitoringu,  powinna być mu przekazana na piśmie.

Stanowisko ETPC

Europejski Trybunał Praw Człowieka w wyroku z 5 września 2017r. ( 61496/08) zajął stanowisko w sprawie stosowania monitoringu służbowej poczty elektronicznej. Bogdan Bărbulescu, którego sprawę rozpatrywał ETPC, został dyscyplinarnie zwolniony z pracy z powodu korzystania ze służbowej poczty elektronicznej w czasie pracy do celów prywatnych. Trybunał stwierdził, że pracownik powinien nie tylko zostać poinformowany o zakazie korzystania z poczty służbowej do celów prywatnych, ale powinien zostać również poinformowany o możliwości prowadzenia jej monitoringu, gdy pracodawca przewiduje taką możliwość.

CZYTAJ TEŻ: Tarcza 4.0. Kluczowe zmiany w prawie pracy – wypowiedzenie zakazu konkurencji

,,Trybunał jest zdania, że aby spełnić wymóg uprzedniego powiadomienia, pracodawca musiałby udzielić ostrzeżenia przed rozpoczęciem działań monitorujących, w szczególności w przypadkach, gdy wiążą się one również z dostępem do treści wiadomości pracowników. Wskazują na to normy międzynarodowe i europejskie, które wymagają, by osoba, której dane dotyczą, została poinformowana przed podjęciem jakichkolwiek działań monitorujących.”

Miejsce pracy na podglądzie             

Zastosowanie monitoringu wizyjnego w miejscu pracy, również regulują przepisy kodeksu pracy. Ustawa określa, że monitoring stosuje się gdy jest to niezbędne do zapewnienie bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Ponadto, ustawa wymienia pomieszczenia, w których kamery nie mogą zostać zamontowane, są to: pomieszczenia sanitarne i udostępnione zakładowej organizacji związkowej, szatni, stołówek oraz pralni. Zastosowanie monitoringu w wymienionych pomieszczeniach (z wyjątkiem pomieszczeń udostępnionych zakładowej organizacji związkowej)  jest możliwe tylko i wyłącznie w celach wymienionych w art. 22² § 1 kodeksu pracy, po uzyskaniu zgody organizacji związkowych lub przedstawicieli przedsiębiorstwa.

CZYTAJ TEŻ: Elastyczność pracy stanie się standardem

Ponadto, pracodawca musi pamiętać, żeby monitoring nie naruszał godności oraz dóbr osobistych pracownika. Okres przechowywania nagrań wynosi maksymalnie 3 miesiące, chyba że nagranie stanowi dowód w przestępstwie. Pracownicy powinni być świadomi, że w zakładzie pracy znajdują się kamery i jaki obszar jest nim objęty. Tak jak w monitoringu służbowej poczty pracodawca powinien zamieścić informację o zastosowaniu monitoringu w układzie zbiorowym, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu. Dozwolone jest nagrywanie obrazu bez dźwięku. Pracodawca nie może również zapominać o właściwym oznaczeniu miejsc, pomieszczeń i terenu objętego monitoringiem.

Dodatkowo trzeba pamiętać o RODO

Nagrywanie obrazu obejmującego wizerunek pracownika oraz monitoring służbowej poczty elektronicznej, wiążę się z przetwarzaniem danych osobowych i stosuje się do nich przepisy o RODO. Korzystanie z takich rozwiązań powinno mieć jasno i precyzyjnie określony cel.  W tych przepisach, wspomniano również o obowiązku informacyjnym.

CZYTAJ TEŻ: Obowiązki pracodawcy w związku z wysokimi temperaturami

Ponadto, w komunikacie UODO podkreślono, że ,,Administrator ma obowiązek udostępnić osobie informacji związanych z przetwarzaniem jej danych osobowych, jak cel przetwarzania, kategorię danych osobowych, odbiorców lub kategorii odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, planowanego okresu przechowywania danych osobowych oraz innych informacji wskazanych w przywołanym przepisie.”

Tagi:

Mogą Ci się również spodobać

Polskie kosmetyki szukają pomocy. Chcą podbić świat

O prawie 9 proc., do 13,7 mld zł, zwiększył się w ubiegłym roku eksport ...

Rzecznik MSP wystąpił ws. pytania Czytelnika serwisu firma.rp.pl

Rzecznik MSP występuje do wicepremier i minister rozwoju ws. pytania naszego Czytelnika. Pytanie dotyczyło ...

Leasing nigdy nie wyglądał lepiej

Wrzuć w koszty firmy MacBooki i iPady w leasingu 0% z Apple Financial Service ...

Robotyzacja w sektorze MŚP będzie postępować

Prawie jedna trzecia małych i średnich firm w Polsce, Czechach, Rumunii i na Węgrzech ...

Koronawirus. Czy firma w restrukturyzacji skorzysta ze specustawy?

Przedsiębiorcy w restrukturyzacji powinni mieć możliwość korzystania ze wsparcia w ramach specustawy. Tak uważa ...

Italia to rynek wymagający także pod względem logistyki

Sprzedając produkty na Półwyspie Apenińskim, warto pamiętać o tym, że to kraj rozproszony geograficznie. ...