Pierwsze spotkanie z chińskim partnerem

Szyld herbaciarni w jednym z hutongów w centrum Pekinu. Foto: Jacek Strzelecki

Nim zrobimy pierwszy krok w Chinach należy wcześniej wyobrazić sobie nasze przedsięwzięcie (firmę) za rok, pięć, dziesięć i więcej lat. Dlaczego? Nie raz zostaniemy zapytani o to przez Chińczyków, gdyż będą chcieli poznać swoje miejsce w naszych planach.

Kiedy już zdecydujemy, że Chiny są dla nas strategicznym rynkiem, z którym wiążemy przyszłość, to należy zrozumieć jedno z wielu praw etykiety biznesowej obowiązujących na tym rynku. Dla Chińczyków czas to czas, a pieniądz to pieniądz. Jedynie Chińczycy zajmujący się handlem międzynarodowym poza Chinami przykładają wagę do działania na czas. Tymczasem Chińczyk w Państwie Środka woli dopracować wszystko do ostatniego szczegółu lub zaczekać, gdy nadejdą sprzyjające okoliczności. Zdaniem Chińczyków 拔苗助长 Bá miáo zhù zhǎng (czyt. ba miao dżu dżang), czyli działanie na skróty, w pośpiechu prowadzi jedynie do porażki. Partner w biznesie, który widzi tylko koniec aktualnego dnia, nie ma czego szukać w Chinach. Jedynie współpraca oparta na długim związku i perspektywicznym myśleniu gwarantuje sukces. Jak to zrobić?

CZYTAJ TAKŻE: Ekspansja biznesowa do Chin – przedsiębiorco, pierwsze kroki zrób w Polsce

Przygotowanie do spotkania

Możemy być pewni, że Chińczycy już w czasie pierwszego spotkania będą od nas oczekiwali deklaracji co do perspektywy czasowej. Jeśli jej nie nakreślimy, to uznają, że nie są dla nas ważni i nie będziemy mogli oczekiwać z ich strony wsparcia. Do Chin musimy więc zabrać swój osobisty nefrytowy (po naszemu: żelazny) pakiet 3P (plan, przyszłość, partner). Jest on cenniejszy niż pieniądz. Po nim rozpoznawać będą nas Chińczycy. On zdecyduje o tym, jaką będziemy mieli w ich oczach mianzi (czytaj: mien dzy) czyli „twarz” (pisaliśmy o tym w poprzednim odcinku). Również on, w jakimś stopniu, zdecyduje o powodzeniu naszego przedsięwzięcia w Chinach.

W Państwie Środka dokonamy ponownie wielkiego odkrycia, że dobry plan jest na wagę złota, a planowanie jest wszystkim. Przygotowując spotkanie należy uwzględnić w nim nie tylko własne oczekiwania, potrzeby i czas. Planując spotkanie należy wziąć pod uwagę w takim samym stopniu jak własne – oczekiwania i możliwości strony chińskiej. Chińczycy uważają, że to cudzoziemcy chcą czegoś od nich i w związku z tym na nich spoczywa ciężar zaplanowania wszystkiego, w tym przygotowania oferty biznesowej.

                           Jak przygotować się do spotkania z chińskim partnerem?

1.     Dokładnie przemyślmy swoje cele strategiczne, czyli czego chcemy od Chińczyków.

2.     Szczerze odpowiedzmy sobie na pytanie – ile czasu chcemy poświęcić na interesy z Chińczykami.

3.     Dowiedzmy się wszystkiego na temat naszego partnera. Internet jest doskonałym źródłem.

4.     Przygotujmy wszystkie najważniejsze materiały w języku chińskim:

·        lista członków naszej delegacji ułożona według ważności zajmowanej pozycji w firmie, z krótkim opisem każdej osoby;

·        wizytówki, materiały promocyjne i informacyjne o firmie, w tym prezentacja i wszelkie streszczenia niezbędnych dokumentów.

5.     Prześlijmy do partnera chińskiego listę członków naszej delegacji wraz z pełną informacją o naszej firmie i poprośmy o przysłanie takiej samej listy i informacji o stronie chińskiej.

6.     Poprośmy o spotkanie z najwyższym rangą przedstawicielem firmy (lub lokalnej władzy albo urzędu). Choć takie spotkanie będzie mieć wartość symboliczną, to z pewnością sama już prośba zrobi na Chińczykach dobre wrażenie i odczytana zostanie, jako wyrażenie szacunku i szczerości naszych intencji.

Nie planuj na styk

Jeśli w Chinach mamy zaplanowane więcej spotkań niż z jednym potencjalnym partnerem chińskim w biznesie, to należy wszystko ułożyć tak, aby nie było nic na styk. Najlepiej zachować odstępy minimum pół dnia, między jednym a drugim spotkaniem. Dość często zdarza się bowiem, że godziny spotkań ulegają przesunięciu albo odwołaniu. Jeśli tak się stanie nie okazujmy złości, a raczej zrozumienie. Odwołania i przesunięcia są naturalnym ryzykiem, które powinniśmy uwzględnić. Chińczycy dla uratowania „twarzy” mogą zaproponować nam coś w zamian, np. wycieczkę czy bankiet. Nie odrzucajmy takiej propozycji, bo będzie to świetna okazja do bliższego poznania.

Uwzględnienie tego wszystkiego w naszych planach pozwoli nam uniknąć strat czasu. W pewnym stopniu będziemy też mieć kontrolę nad naszą misją w Chinach.

Transport i strój

Zasadą jest, że na lotnisko po gości z zagranicy wyjeżdżają przedstawiciele chińskiej firmy lub instytucji przyjmującej. Zapewniają transport do hotelu, z hotelu do firmy i z powrotem oraz do każdego miejsca, które jest uwzględnione w planach. Nie musimy z tego korzystać, ale zdecydowanie jest wygodniej.

Strój dopuszczalny w Chinach jest taki sam jak w Europie. W przypadku mężczyzny to ciemny garnitur, jasna koszula i stonowany krawat. W przypadku koszuli możemy wybrać tę, która ma długie rękawy, jak i krótkie. Ta druga bez krawata jest modna i wygodna, zwłaszcza w okresie letnim. Zamiast marynarki może być prosta w formie, krótka, rozpinana kurtka. Dla kobiet właściwym strojem jest jednoczęściowy kostium w ciemnych kolorach, spódnica i marynarka z jasną bluzką, bez dekoltu oraz ciemne rajstopy.

Punktualność to szacunek

Choć czas dla Chińczyków jest pojęciem płynnym to już punktualność jest wykładnią szacunku dla drugiego człowieka. Po przybyciu na miejsce spotkania zostaniemy zaprowadzeni wraz z delegacją do sali konferencyjnej lub reprezentacyjnego holu. Przewodniczący delegacji idzie pierwszy, a reszta według kolejności starszeństwa lub ważności funkcji. I w takiej też kolejności należy stać w oczekiwaniu na przyjęcie. Chińczycy przyjmują, że osoba wchodząca jako pierwsza jest najważniejsza ze wszystkich. Najlepiej, gdy zachowamy tę kolejność, którą wskazaliśmy przed przyjazdem w formie listy członków delegacji.

Pierwszeństwo przedstawiania należy do strony chińskiej. Szefa delegacji chińskiej przedstawi pracownik niższego szczebla, który najczęściej jest tłumaczem. Następnie już sam szef dokona przedstawienia pozostałych osób. My musimy zrobić dokładnie tak samo.

Wymiana wizytówek

W czasie prezentacji następuje podanie dłoni i wymiana wizytówek. Z osobą, z która dokonujemy zapoznania i wymiany mówimy do niej „Ni hao” (czyt. ni hao  czyli dzień dobry) i lekko skłaniamy głowę. Trzeba pamiętać, aby nie kłaniać się w pas. Byłoby to faux pas.

Po przedstawieniu nadejdzie czas zajęcia miejsc za stołem w porządku ważności stanowisk i funkcji od najniższego do najważniejszego z szefem pośrodku. Naprzeciw szefa naszej delegacji będzie siedział szef delegacji chińskiej. Następnie zostanie podana zielona herbata. W Chinach jest ona, obok mleka i jogurtu, napojem narodowym. Jeśli nie jesteśmy jej fanami, to nie krzywmy się. Jeśli zaś jesteśmy na nią rzeczywiście uczuleni to wyjaśnijmy to stronie chińskiej w delikatny sposób. I poprośmy o wodę. Po tym Chińczycy rozpoczną pogawędkę na temat ogólny np. o podróży, pogodzie, wrażeniach na temat miasta. Taką rozmowę należy podjąć. Błędem jest bowiem przejście od razu do rozmów właściwych. Takie podejście wprawi Chińczyków w zakłopotanie.

Przebieg spotkania

Strona chińska, jako gospodarz, kieruje przebiegiem spotkania. Po wstępnej rozmowie na tematy ogólne głos zabierze przewodniczący delegacji chińskiej. Dokona powitania, podziękuje za przybycie i zaprosi do zaprezentowania przez nas oferty. Jeśli chodzi o czas prezentacji to podobnie jak w Polsce granicą jest 20 minut. W tym czasie należy wyjaśnić wszystko w taki sposób, aby Chińczycy mieli ogólny obraz. Podkreślmy to, co ma dla nas znaczenie, a zwłaszcza terminy dostawy, sposób realizacji, płatności, i co ważne, współpracę w długiej perspektywie. Mówmy o wszystkim jasno. Nie akcentujmy jednak zbytnio niczego w taki sposób, co Chińczycy mogliby odczytać jako wywieranie na nich nacisku już od pierwszej chwili. Rozmowa o szczegółach będzie tematem następnego spotkania. Pamiętajmy, aby przez cały czas mówić do szefa chińskiej delegacji (patrząc mu w oczy), a nie do tłumacza.

Miejmy ze sobą odpowiednią liczbę egzemplarzy materiałów plus jeden lub dwa dodatkowe na wypadek, gdyby któryś  uległ niespodziewanej utracie. Materiały niech rozda nasz pracownik, zachowując ważność osób, czyli od szefa gospodarzy, aż do osoby najniższej rangą.

Spotkanie kończy przewodniczący chińskiej delegacji. Najczęściej sygnałem jest stwierdzenie, że oferta jest interesująca lub propozycja następnego spotkania. Wówczas, szef naszej delegacji powinien wyrazić w jej imieniu podziękowanie za przyjęcie i gościnność. Pamiętajmy, aby podkreślić w tym momencie wizję długotrwałej współpracy. Pominięcie tego zostanie odczytane przez Chińczyków jako brak zainteresowania dalszą współpracą.

Jako, że jesteśmy gośćmi przysługuje nam przy pożegnaniu prawo pierwszeństwa podania ręki przewodniczącemu chińskiej delegacji, a następnie pozostałym osobom, według ich rangi. Chińczykom grzeczność nie pozwala wyjść pierwszym. W związku z tym zostaniemy odprowadzeni, albo do drzwi wyjściowych, albo do windy, albo aż do samego auta, a potem będą machać ręką na pożegnanie, aż znikniemy im z pola widzenia.

Nie od razu wszystko ustalimy

Niemal pewne jest, że pierwsze spotkanie nie będzie zakończone ostatecznymi ustaleniami. I nie możemy się tego domagać. Możemy natomiast po spotkaniu sporządzić dokument, w którym w punktach zawrzemy najważniejsze elementy dyskusji oraz wyrazimy nasze intencje i pierwsze ustalenia.

Autor tekstu – Jacek Strzelecki – jest niezależnym ekspertem ds. chińskiego rynku rolno-spożywczego. Prawnik, studiował także język chiński na Uniwersytecie Fudan w Szanghaju. Od 1997 r. zajmuje się gospodarką, finansami i prawem gospodarczym Chin. Autor kilkuset tekstów na temat chińskiej gospodarki i finansów. Od kilku lat analityk rynków rolnych, zwłaszcza sektora rolno-spożywczego pod kątem możliwości eksportowych do Chin oraz Hongkongu.

 Niniejszy tekst jest czwartym z cyklu artykułów mających na celu przybliżenie polskim firmom z sektora MŚP chińskiego rynku.

Tagi:

Mogą Ci się również spodobać

Zerowy PIT pod lupą

1 sierpnia 2019 r. weszła w życie ustawa o zerowym podatku PIT dla młodych ...

Księgowa przypomina przedsiębiorcom o zmianach w podatkach

Paragony tylko z NIP, przelewy tylko na zgłoszone rachunki bankowe i split payment. Na ...

Umacnia się branża usług dla biznesu

W ciągu jednego dnia powstaje 85 nowych miejsc pracy. Szacuje się, że w I ...

Granty na umiędzynarodowienie śląskiego biznesu

Do końca lipca mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa z województwa śląskiego mogą składać wnioski ...

Przedsiębiorcy mogą stracić 6 na 10 klientów

Aż 62 proc. Polaków płaci zbliżeniowo – wynika z badań Santander Bank Polska. Z ...

Usługi w Polsce mocno drożeją. Które najbardziej?

Rosną nasze dochody, stać nas na więcej, więc firmy mogą śmielej przerzucać koszty w ...