Ochrona pracowników delegowanych do Włoch

Koloseum, Rzym, Włochy. Fot. Artur Osiecki

Dziś Włochy otwierają granice zarówno dla turystów, jak i dla pracowników z innych krajów UE. Będzie można ich delegować bez kwarantanny po wjeździe do Włoch.

Podczas pandemii wjazd na terytorium Włoch, bez konieczności odbycia dwutygodniowej kwarantanny był możliwy m.in. dla kierowców transportujących określone towary oraz dla pracowników przygranicznych. Wraz z otwarciem włoskich granic możliwe będzie wznowienie projektów, które przewidują delegowanie pracowników, bez konieczności odbycia przez nich dwutygodniowej kwarantanny po wjeździe na terytorium Włoch.

Kiedy pracodawca ma obowiązek zgłoszenia pracowników wysyłanych do innego kraju UE?

 Zgodnie z Dyrektywą 2014/67/UE, przedsiębiorstwo jest zobowiązane stosować przepisy o delegowaniu pracowników kiedy:

  • zawiera umowę na dostarczenie usług firmie mieszczącej się w innym kraju UE i wysyła do jej siedziby pracowników w celu wykonania usługi,
  • wysyła pracownika do siedziby własnego przedsiębiorstwa mieszczącego się w innym kraju UE.

CZYTAJ TAKŻE: Włoskie firmy w czasach pandemii koronawirusa

W obu przypadkach musi istnieć stosunek pracy między firmą delegującą a personelem delegowanym. Pracodawca ma obowiązek respektować warunki pracy obowiązujące w kraju goszczącym przez cały okres delegowania, m.in. takie jak:

– minimalny wymagany czas na odpoczynek,

– maksymalny czas pracy,

– minimalny czas trwania rocznego płatnego urlopu,

– minimalne wynagrodzenie,

– równe traktowanie kobiet i mężczyzn.

CZYTAJ TAKŻE: Co włoski rząd proponuje tamtejszym firmom

Oczywiście, jeżeli warunki pracy są bardziej sprzyjające dla pracownika w kraju, z którego jest delegowany, pracodawca ma prawo zastosować korzystniejsze rozwiązania niż te obowiązujące w kraju goszczącym. Należy też zapoznać się z przepisami dotyczącymi krótkich okresów delegowania np. trwających poniżej 8 dni lub do 30 dni.

Ubezpieczenia społeczne i okres delegowania pracowników do innego kraju UE

Pracownik delegowany tymczasowo do pracy w innym kraju Unii może nadal korzystać z systemu ubezpieczeń społecznych w kraju gdzie pracował przed oddelegowaniem. Taka sama zasada ma zastosowanie w przypadku przedstawicieli wolnych zawodów, w języku włoskim liberi professionisti.

Italia wdrożyła Dyrektywę 2014/67/UE Dekretem Legislacyjnym n.136/2016 który szczegółowo reguluje zasady delegowania pracowników ne jej terytorium.

Jakie są obowiązki zagranicznego pracodawcy delegującego pracowników do Włoch?

Do obowiązków takich należy:

  • zgłoszenie poprzedzające oddelegowanie każdego pracownika na stronie Ministerstwa Pracy;
  • przechowywanie dokumentacji przez okres dwóch lat oraz na wniosek odpowiednich urzędów administracji publicznej, przetłumaczenie i przesłanie kompletnej dokumentacji dotyczącej oddelegowanego personelu;
  • powołanie referenta odpowiedzialnego za przechowanie dokumentacji dotyczącej delegowania pracowników i przekazania ich do odpowiednich urzędów;
  • powołanie referenta, który będzie reprezentował zagranicznego pracodawcę przed odpowiednimi instytucjami związków zawodowych.

Zgłoszenie tylko online

Polski pracodawca wysyłający pracowników do Włoch w celu świadczenia usług ma obowiązek poinformować z wyprzedzeniem odpowiedni organ kraju goszczącego. Organem tym jest Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej.

Aby dokonać zgłoszenia, pracodawca powinien dysponować dokumentem PD A1 dla każdego z pracowników potwierdzającym, że są oni objęci ubezpieczeniem społecznym w kraju delegującym. Dokument A1 zwalnia pracodawcę z obowiązku rejestracji pracownika w systemie zabezpieczeń społecznych oraz opłacenia składek pracowniczych w kraju delegowania.

CZYTAJ TAKŻE: 200 mld euro na wsparcie włoskiego eksportu po pandemii

Zgłoszenia można dokonać wyłącznie online, minimum na 24 godziny przed początkiem delegowania pracownika na utworzonym w tym celu portalu https://www.cliclavoro.gov.it/Pagine/default.aspx. Nie oznacza to jednak, że wystarczy nam jeden dzień, aby przejść wszelkie formalności.

Procedura zgłoszenia pracownika delegowanego do Włoch dla pracodawców wykonujących ją po raz pierwszy może okazać się dosyć żmudna. Czasochłonne może być już samo zapoznanie się z instrukcją oraz utworzenie profilu użytkownika na portalu cliclavoro. Należy też liczyć się z tym, że w formularzu będziemy proszeni o wprowadzenie danych dotyczących m.in. osoby upoważnionej do reprezentowania firmy włoskiej, w której będziemy świadczyli nasze usługi oraz będziemy zobowiązani podać szczegółowe dane mianowanych przez nas referentów. Warto jest więc skompletować wszystkie niezbędne informacje śledząc krok po kroku instrukcję opublikowaną na stronie ministerstwa.

CZYTAJ TAKŻE: Koronawirus. Włoski dekret płynności. Co da firmom?

Procedura online dzieli się na dwa podstawowe etapy:

  1. Założenie profilu naszej firmy na portalu cliclavoro.
  2. Zgłoszenie pracowników delegowanych.

Założenie profilu firmy delegującej na portalu cliclavoro, możemy zlecić specjalizującym się w tej usłudze firmom lub przeprowadzić rejestrację samodzielnie. Instrukcję założenia konta na portalu znajdziemy na stronie: https://www.cliclavoro.gov.it/areariservata/Documents/Manuale-Azienda.pdf

Po utworzeniu profilu użytkownika online dla naszej firmy i uzyskaniu dostępu, będziemy mogli zgłosić naszych pracowników elektronicznie, dodawać nowych pracowników delegowanych, aktualizować dane osobowe oraz zarządzać datami pobytu pracowników a także anulować delegowanie, jeżeli nasi pracownicy powrócą do kraju.

CZYTAJ TAKŻE: Koronawirus. Włoska tarcza dla firm

Jakie trudności napotykają polskie firmy w tej fazie procedury?

Problem 1.

Uzyskanie danych dotyczących przedstawiciela prawnego przedsiębiorstwa włoskiego. Dane te możemy otrzymać od naszego włoskiego kontrahenta. Najlepiej jest bazować na aktualnym wypisie z rejestru działalności gospodarczej, czyli poprosić naszego klienta o dokument visura camerale. Możemy go również wygenerować samodzielnie za niewielką opłatą ze strony http://www.registroimprese.it/

Problem 2.

Wskazanie referentów. Włoskie przepisy przewidują wskazanie osób do kontaktu we Włoszech podczas trwania delegowania.

Referent n.1: zgodnie z art.10, ustęp 3, litera b) – jest to osoba zamieszkała na terytorium Włoch, której rolą będzie otrzymywanie oraz przekazywanie dokumentacji.

Referent n.2: zgodnie z art. art. 10, comma 4 – osoba zamieszkała na terytorium Włoch, której rolą będzie reprezentowanie firmy delegującej w kontaktach z partnerami społecznymi oraz pozostanie do ich dyspozycji przez cały okres trwania delegowania.

CZYTAJ TAKŻE: Włochy kuszą polskich przedsiębiorców

Referentem może być każdy, kto spełnia wymóg zamieszkania na terytorium Włoch i jest w stanie wywiązać się z przewidzianej przepisami roli. Ze względu na wysoki poziom trudności norm włoskich warto zwrócić się do fachowców, którzy zadbają o prawidłowe skompletowanie i przechowanie dokumentów związanych z delegowaniem oraz będą nas reprezentowali przed włoskimi organami uprawnionymi do kontrolowania prawidłowości procedury.

Ważne jest zgłoszenie pracowników oraz wypełnienie informacji o ich delegowaniu na formularzu UNI DISTACCO UE. Należy pamiętać, że oprócz zgłoszenia pracownika online, pracodawca jest zobowiązany do przechowywania przez okres 2 lat dokumentów pracowniczych dotyczących delegowania.

CZYTAJ TAKŻE: Italia to rynek wymagający także pod względem logistyki

Czego spodziewać się podczas kontroli zagranicznego pracodawcy?

Włoski Inspektorat Pracy informuje, że podczas kontroli zagranicznego pracodawcy sprawdzane są:

  • wykonanie zobowiązań administracyjnych (takich jak zgłoszenie poprzedzające oddelegowanie każdego pracownika na stronie Ministerstwa Pracy);
  • umowa o pracę zawarta między przedsiębiorstwem zagranicznym a pracownikiem;
  • zaświadczenie A1;
  • jeżeli przewidziane jest to w przepisach kraju gdzie mieści się firma delegująca pracowników, należy dokonać rejestracji/zgłoszenia umowy o pracę w kraju delegującym;
  • dokumentacja płac,
  • dokumenty związane z rozpoczęciem pracy, dzienny czas i godziny pracy,
  • dokumenty dotyczące wypłaty wynagrodzeń,
  • zgodność z warunkami pracy i zatrudnienia przewidzianymi we włoskim ustawodawstwie,
  • autentyczność delegowania pracowników.

CZYTAJ TAKŻE: Italia czeka na najlepsze polskie produkty

Ministerstwo Pracy publikuje odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania w sprawie delegowania pracowników do Włoch na stronie https://www.cliclavoro.gov.it/Aziende/FAQ/Pagine/Posting-of-workers.aspx

Zasady w miejscu pracy we Włoszech w związku z wirusem covid

Pracownik delegowany do Włoch ma obowiązek stosować wszelkie normy zapobiegające rozprzestrzeniania się wirusa covid obowiązujące w państwie goszczącym. Listę zaleceń do stosowania we włoskich zakładach pracy sporządziły włoskie ministerstwa zdrowia oraz pracy.

WAŻNE

Pełną informację o zasadach delegowania pracowników obowiązujących od lipca 2020 r. można znaleźć w formie przewodnika zredagowanego we wszystkich językach UE na stronie: https://op.europa.eu/en/publication-detail/-/publication/8ac7320a-170f-11ea-8c1f-01aa75ed71a1/language-en

Autorka jest doradcą podatkowym i księgowym. Prowadzi kancelarię doradztwa podatkowego w Maceracie – Studio Tributarista Anna Czerwińska, partner Studio Farina &Torresi.

Tagi:

Mogą Ci się również spodobać

Druk dokumentów w firmie – atramenty vs laser: zweryfikujmy fakty, obalmy mity!

Pandemia zmieniła wiele w tym gdzie i w jaki sposób pracujemy. Jednym z wyzwań, ...

Ministerstwo Finansów objaśnia kwestie podatkowe związane z COVID-19

Resort finansów opublikował objaśnienia podatkowe w związku z wprowadzonymi przepisami z powodu wystąpienia epidemii ...

Wieżowce w Abu Dhabi w ZEA.

Sztuczna inteligencja wpisana w przyszłość ZEA

Zjednoczone Emiraty Arabskie przodują jeśli chodzi o stosowanie sztucznej inteligencji we wszelkich aspektach życia. ...

Małgorzata Oleszczuk, prezes PARP.

Oleszczuk: Przedsiębiorcy dostaną dotacje w formie ryczałtu

Wnioski o dotacje na kapitał obrotowy mają charakter deklaratywny. Nie będziemy weryfikować na co ...

Polskie meble. Ich eksport się zachwiał

Polska branża meblowa musi szukać nowych rynków zbytu i zwiększyć udział sprzedaży przez internet. ...

Kontrahenci z Francji płacą w terminach

Gościnność francuska nie dorównuje polskiej, ale nie powinno to odstręczać polskich przedsiębiorców. Do biznesu ...