Jak założyć zakład zagraniczny we Włoszech?

Zakład zagraniczny we Włoszech - ekspertka wyjaśnia jak go założyć.
Zakład zagraniczny we Włoszech - przedstawiamy krok po kroku jak go założyć. Na zdjęciu Mediolan będący jednym z centrów biznesowych Italii. Źródło: Adobe Stock

Kiedy nasze przedsiębiorstwo decyduje się na obecność we Włoszech w formie zakładu zagranicznego jego zadaniem będzie odpowiednie przygotowanie się do przeprowadzenia procedury rejestracji.

Oto jakie mamy opcje zorganizowania tego procesu we Włoszech oraz jak wygląda procedura począwszy od wizyty u notariusza, skończywszy na uzyskaniu statusu aktywnego zakładu dla naszej obecności w Republice Włoch.

Zakład zagraniczny we Włoszech – wybór sposobu rejestracji

W celu rejestracji zakładu zagranicznego we Włoszech, podmiot zagraniczny musi przejść odpowiednią procedurę, przygotowując się do jej realizacji poprzez wskazanie osób upoważnionych do reprezentacji oraz skompletowanie odpowiednich dokumentów. Należy wiedzieć, że rejestrację oddziału we Włoszech możemy zorganizować w ramach naszego przedsiębiorstwa zarówno poprzez obecność fizyczną w Italii osoby upoważnionej do reprezentacji spółki jak również „na odległość”, w ramach udzielonego pełnomocnictwa osobie trzeciej.

CZYTAJ TEŻ: Oddział zagraniczny we Włoszech – kiedy spełniamy warunki?

W pierwszym przypadku, procedurę może koordynować osoba uprawniona do reprezentacji spółki, udając się w tym celu do Włoch. Inną metodą jest zlecenie przeprowadzenia całego procesu odpowiednio przygotowanemu do tego fachowcowi. Zwykle jest to prawnik, biegły księgowy lub doradca podatkowy, który będzie działał na podstawie uzyskanego pełnomocnictwa.

Zakres pełnomocnictwa można zaplanować i ustalić na tyle szeroko, aby osoba nim dysponująca mogła wypełnić zarówno obowiązki przed włoskim notariuszem, jak i przed wszelkimi urzędami administracji publicznej, które będą zaangażowane w procedurze rejestracji.

Zakład zagraniczny we Włoszech – przygotowanie i skompletowanie dokumentów

Kroki do wykonania w Polsce:

  • Notariusz – zaczniemy od kancelarii notarialnej, w celu udzielenia pełnomocnictwa do rejestracji oddziału we Włoszech (jeżeli zdecydujemy sie na tą formę). Wystarczy posiadać kompletne dane osoby lub osób, którym udzielamy pełnomocnictwa i wskazać je polskiemu notariuszowi.
  • KRS – dokumentem obowiązkowym jest odpis z rejestru przedsiębiorstw, dla spółek kapitałowych będzie to KRS. Niestety w tej konkretnej procedurze nie może to być dokument wygenerowany elektronicznie. Musi być wystawiony tradycyjnie, w formie papierowej i opatrzony pieczęcią sądu rejestrowego wraz z podpisem wydającego dokument urzędnika.
  • Ministerstwo Spraw Zagranicznych – w związku z tym, że dokument KRS posiada formę tradycyjną, która przewiduje podpis urzędnika państwowego, należy umieścić na nim apostille. Obowiązku tego nie zniesiono mimo wprowadzonych w 2019 r. wielu ułatwień dla innych dokumentów w obrocie wewnątrz krajów UE.
CZYTAJ TEŻ: Italia to rynek wymagający także pod względem logistyki

Należy podkreślić, że nie wszystkie włoskie urzędy rejestrowe stosują jednolite standardy przyjmowania dokumentów i zdarza się, że akceptowane są również wypisy pochądzące z rejestru elektronicznego e-krs. Zdecydowana większość włoskich izb handlowych prowadzących rejstr przedsiębiorstw i podmiotów podlegających obowiązkowi wpisu,  stosuje już jednak ujednolicone procedury elektroniczne. Może się zatem okazać, że “nasz” urząd, czyli odpowiedni dla siedziby włoskiego oddziału, zażąda dokumentu z naniesionym apostille i nie będziemy mieli innego wyjścia jak dostarczyć go właśnie w takiej formie.

  • Uchwała spółki – kolejny krok to zredagowanie decyji naszego przedsiębiorstwa o utworzeniu oddziału zagranicznego we Włoszech. Dla spółek kapitałowych będzie ona miała formę uchwały. W decyzji o ustanowieniu oddziału wskazujemy również osobę lub osoby uprawnione do jego reprezentowania we Włoszech. W języku włoskim osoba ta nazywa się preposto. Najczęściej przedstawicielami oddziału spółki mianuje się te same osoby, które mają uprawnienia do reprezentacji spółki matki. Jest to zrozumiała decyzja, gdyż pozwala na przeniesienie reprezentacji dla działalności zagranicznej poprzez te same osoby. W praktyce warto jednak rozważyć opcję przedstawiciela, który będzie naszym ogniwem operacyjnym we Włoszech, z dobrą znajmością języka, rynku i realiów kraju. Może to być bardzo wygodne rozwiązanie, zwłaszcza, że przedstawicieli oddziału może być więcej niż jeden.
  • Umowa polskiej spółki – jest dokumentem niezbędnym, jaki należy przedstawić notariuszowi we Włoszech.

Wszystkie dokumenty muszą być przetłumaczone przysięgle na język włoski. Wyciąg z KRS tłumaczymy już po umieszczeniu apostille. Tłumaczenia możemy dokonać zarówno w Polsce przez uprawnionego tłumacza przysięgłego, jak i we Włoszech, przez tłumacza posiadającego status CTU, czyli fachowca wpisanego na listę tłumaczy przy włoskim sądzie.

Zakład zagraniczny we Włoszech – kroki do wykonania we Włoszech

Pierwszym krokiem po stronie włoskiej jest zakupienie adresu elektronicznej poczty certyfikowanej, tzw. PEC. Jej adres włoski notariusz będzie zobowiązany podać do wiadomości podczas rejstracji oddziału w Rejestrze Przedsiębiorstw. Posłuży on także osobom trzecim oraz pozostałym instytucjom administracji publicznej jako adres oficjalnej korespondencji urzędowej, mającej status potwierdzenia nadania i odbioru. Należy również zwrócić się do dowolnego włoskiego urzędu skarbowego o nadanie osobom uprawnionym do reprezentacji oddziału, włoskiego numeru identyfikacji podatkowej zwanego codice fiscale. Jest on odpowiednikiem polskiego numeru PESEL. Bez tych danych włoski notariusz nie będzie mógł zarejestrować oddziału, gdyż są to dane obowiązkowe.

Podstawa prawna i opis procedury

Przepisy regulujące rejestrację oddziału przedsiębiorstwa zagranicznego we Włoszech to m.in.: art. 2508, 2509 kodeksu cywilnego, (…) Dekret ustawodawczy N. 185/2008 przekształcony w Ustawę N. 2/2009.

Wniosek o wpis oddziału należy złożyć w Rejestrze Przedsiębiorstw odpowiednim terytorialnie dla siedziby oddziału. Warto podkreślić, że jeżeli na terytorium Włoch będziemy prowadzili działalność nie wymagającą siedziby operacyjnej, adresem oddziału może być również tzw. wirtualne biuro. Zwykle w takich przypadkach adres oddziału mieści się przy kancelarii prawnej lub podatkowej, odpowiedzialnej za przeprowadzenie procedury a potem za prowadzenie i przechowywanie dokumentacji księgowej.

Podstawową cechą oddziału jest „stała reprezentacja”, dlatego wraz z decyzją o jego powołaniu należy ustanowić osobę lub osoby przedstawicieli.

CZYTAJ TEŻ: Przewodnik „Jak robić biznes z Włochami i we Włoszech”

Adres certyfikowanej poczty elektronicznej musi być aktywny oraz musi przynależeć bezpośrednio do spółki powołującej oddział. Nie można korzystać z adresu PEC przypisanego do innego podmiotu. Jeżeli spółka zagraniczna nie wskaże adresu PEC, urząd zawiesi proces rejestracji maksymalnie na na 3 miesiące oczekując na jego uzupełnienie. Niedostarczenie adresu PEC po upływie terminu sprawia, że wniosek uważa się za niewniesiony.

Podmiotem uprawnionym do złożenia wniosku o rejestrację jest notariusz. Jest on zobowiązany zarejestrować oddział w ciągu 30 dni od przedłożenia przed nim dokumentów i nie dalej niż na 45 dni od daty uchwały.

Opłaty administracyjne

Oto lista opłat, które trzeba ponieść, oprócz wynagrodzenia przewidzianego dla notariusza oraz dla fachowca przeprowadzającego procedurę. Opłata skarbowa wynosi 65 euro (notariusz płaci ją za pośrednictwem procedury elektronicznej). Opłaty administracyjne to 90 euro. Opłata roczna z tytułu wpisu do Rejestru Przedsiębiorstw różni się w zależności od regionu (patrz strony internetowe poszczególnych izb handlowych).

Lista procedur do przeprowadzenia

Pierwszy krok to wpis do Rejestru Przedsiębiorstw, wł. Registro Imprese. Po kilku dniach od rejestracji wykonanej przez notariusza w procedurze online, na nasz adres certyfikowanej poczty elektronicznej otrzymamy dokument o nazwie visura, będący potwierdzeniem wpisu oddziału do Rejestru Przedsiębiorstw. Na tym etapie zwykle status działalności oddziału oznaczony w dokumencie jest “nieaktywny”. Oznacza to, że będziemy zobowiązani do zgłoszenia wniosku o rozpoczęciu działalności. Po jego analizie przez odpowiedni urząd miasta i izbę handlową, nasz oddział uzyska status aktywny, który będzie widoczny również we wpisie.

Kolejne instytucje, gdzie należy dokonać zgłoszenia oddziału to Urząd Skarbowy, INPS (włoski odpowiednik ZUS) oraz INAIL (instytucja zarządzająca składkami dotyczącymi zabezpieczenia od wypadków przy pracy).

CZYTAJ TEŻ: Ochrona pracowników delegowanych do Włoch

Dzięki skoordynowanej pracy włoskiego notariusza oraz księgowego lub doradcy podatkowego, oddział zagraniczny staje się w pełni operatywny. Oddział otrzymuje swój numer VAT, który należy także wpisać do VIES. Po zarejestrowaniu oddziału jako pracodawcy we włoskim zakładzie ubezpieczeń społecznych INPS, może on również prowadzić działalność zatrudniając pracowników według zasad lokalnego prawa włoskiego. Misje sprzedażowe może także powierzyć wyspecjalizowanym w branży przedstawicielom handlowym w ramach relacji B2B. Założony dla oddziału bankowy rachunek bieżący pozwoli nie tylko na na regulowanie należności wobec dostawców oraz otrzymywanie wpływów ze sprzedaży, ale także na regulowanie zobowiązań podatkowych i składkowych, które we Włoszech wykonuje się elektronicznym poleceniem zapłaty zwanym F24.

Autorka jest doradcą podatkowym i księgowym. Prowadzi we Włoszech (w Maceracie) kancelarię doradztwa podatkowego FTA ADVISORS SRL.

Tagi:

Mogą Ci się również spodobać

Finansowanie zielonych inwestycji przez BNP Paribas Leasing Services obejmuje np. zakup pojazdów elektrycznych i hybrydowych.

200 mln euro dla MŚP via BNP Paribas Leasing Services

Dzięki współpracy Europejskiego Banku Inwestycyjnego z BNP Paribas Leasing Services pieniądze trafią na wsparcie ...

Szczepienia na grypę mogą rzutować na miejsce wykonywania pracy.

Nie chcesz zaszczepić się na grypę? Trafisz do domu

Z uwagi na pandemię koronawirusa szczepienia na grypę zeszły na drugi plan. Tymczasem sytuacja, ...

Czas na e-budownictwo. Prawo budowlane już zmienione

Nowelizacja prawa budowlanego, która weszła w życie 19 września 2020 r. zmierza przede wszystkim ...

Umorzenie mikropożyczki z powiatowego urzędu pracy z automatu?

Takie rozwiązanie proponuje Rzecznik MŚP. Wniosek w tej sprawie przesłał już do Ministerstwa Rozwoju. ...

Tarcza finansowa 2.0 to pomoc finansowa z PFR dla MŚP.

Tarcza finansowa 2.0 – kto i jak może sięgnąć po subwencję?

Tarcza finansowa 2.0 to wsparcie finansowe z Polskiego Funduszu Rozwoju dla mikro, małych i ...

Praca zdalna, a zakażenie. Czy informować pracodawcę?

Praca zdalna a zakażenie. Czy informować pracodawcę?

Wielu pracowników pracuje teraz zdalnie, co nie znaczy, że nie mogą zachorować. Co jeśli ...