Monitoring poczty elektronicznej pracownika

Jak wprowadzić monitoring poczty elektronicznej pracownika?

Publikacja: 19.09.2022 09:39

Monitoring poczty elektronicznej pracownika

Foto: Adobe Stock

Najbardziej powszechną formą monitoringu w miejscu pracy jest monitoring wizyjny, z wykorzystaniem kamer.Ma on na celu zapewnienie bezpieczeństwa pracowników, ochronę mienia lub kontrolę produkcji oraz zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Kodeks pracy przewiduje jednak możliwość wprowadzenia dodatkowej formy kontroli nad pracownikami, w postaci monitoringu poczty elektronicznej.

Kiedy można stosować monitoring maili pracownika?

Przepis art. 223 § 1 kodeksu pracy (dalej: KP) wskazuje, że kontrola poczty służbowej pracownika może zostać wprowadzona, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz niezbędne do właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Najogólniej rzecz ujmując, chodzi o możliwość weryfikacji, czy pracownik przeznacza ustalony czas pracy rzeczywiście wyłącznie na pracę oraz czy nie wykorzystuje sprzętu służbowego do celów prywatnych.

Jak wprowadzić monitoring poczty elektronicznej pracownika?

Uprawnienia pracodawcy do kontroli wiadomości e-mail pracownika nie można wprowadzić z dnia na dzień. Niezbędne jest zamieszczenie odpowiednich regulacji w tym zakresie w Regulaminie pracy oraz uruchomienie procedury związanej z jego zmianą. Pracodawca musi poinformować pracowników o zastosowanym monitoringu, w sposób zwyczajowo przyjęty, co najmniej na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.

Obowiązek poinformowania pracownika o zastosowaniu monitoringu

Przede wszystkim, niezbędne jest podanie pracownikom na piśmie konkretnych informacji o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu – w sposób analogiczny jak ma to miejsce w przypadku monitoringu wizyjnego. Konieczne jest również odzwierciedlenie przetwarzania danych pracownika dla celów monitoringu w klauzuli informacyjnej przeznaczonej dla pracownika. Może to nastąpić przez ponowienie obowiązku informacyjnego w zakresie rozszerzonym o monitoring poczty albo przekazanie odrębnej klauzuli informacyjnej, dedykowanej tej formie monitoringu. Najwięcej kontrowersji może budzić odpowiednie zastosowanie do monitoringu poczty elektronicznej przepisu art. 222 § 6 KP, który nakłada obowiązek odpowiedniego oznaczenia obszaru monitorowanego wizyjnie (np. w formie znaków lub ogłoszeń dźwiękowych) co najmniej na 1 dzień przed jego uruchomieniem. Odpowiednie stosowanie tej regulacji może polegać w szczególności na wyświetlaniu pracownikowi na komputerze służbowym odpowiedniego komunikatu z informacją o zastosowaniu monitoringu służbowej poczty.

Okres przechowywania kopii korespondencji służbowej

Czas przechowywania wiadomości pracownika wyznacza art. 109 KP, który odnosi się do okresu, w jakim możliwe jest ukaranie pracownika karą porządkową. Okres ten nie może być dłuższy niż 3 miesiące od momentu zapisu.

Ograniczenia monitoringu poczty elektronicznej

Najbardziej istotnym ograniczeniem jest to, że monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Należy pamiętać, że aby wprowadzić monitoring poczty elektronicznej musi się to odbywać w granicach celu wynikającego z przepisów, tj. do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Monitoring służbowej poczty w innym celu nie będzie uznany za legalny.

Autorem tekstu jest Karolina Salska, radca prawny w Madejczyk Kancelaria Prawna. Kancelaria jest zrzeszona w sieci Kancelarie RP działającej pod patronatem dziennika „Rzeczpospolita”.

Najbardziej powszechną formą monitoringu w miejscu pracy jest monitoring wizyjny, z wykorzystaniem kamer.Ma on na celu zapewnienie bezpieczeństwa pracowników, ochronę mienia lub kontrolę produkcji oraz zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Kodeks pracy przewiduje jednak możliwość wprowadzenia dodatkowej formy kontroli nad pracownikami, w postaci monitoringu poczty elektronicznej.

Kiedy można stosować monitoring maili pracownika?

Pozostało 88% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Kup teraz
Prawo i Podatki
Segregacja odpadów: będą nowe obowiązki dla firm
Prawo i Podatki
Ważny wyrok NSA w sprawie atomowej broni fiskusa
Prawo i Podatki
Kto płaci karę za jazdę autostradą leasingowym autem bez opłaty? Jest wyrok NSA
Prawo i Podatki
NSA wydał wyrok ws. zwrotu akcyzy przy korekcie faktury
Prawo i Podatki
Nowe przepisy mają zachęcić przedsiębiorców do zawierania ugód