Nabywca nie może żądać faktury zbiorczej

Wystawianie faktur zbiorczych nie jest niczym nadzwyczajnym. To powszechnie stosowana praktyka, zwłaszcza przy znacznej liczbie transakcji przeprowadzanych między kontrahentami. Pojawiają się tu jednak pewne wątpliwości, a mianowicie czy nabywca powinien zażądać wystawienia faktury zbiorczej od sprzedawcy, aby ją otrzymać.

Okazuje się, że nic bardziej mylnego. Oczywiście nabywca z żądaniem wystąpić może, ale to nie ono będzie zobowiązywało sprzedawcę do wystawienia zbiorczej faktury. Taki obowiązek wynika wprost z przepisów. Zacznijmy jednak od przypomnienia kilku zasad.

Fakturę trzeba wystawić w terminie

Sprzedaż towaru lub usługi musi zostać udokumentowana. W transakcjach między przedsiębiorcami zawsze będzie to faktura VAT. Dokument ten trzeba wystawić w ściśle określonym terminie. Nie ma tu żadnej dowolności.

Zgodnie z ogólną zasadą, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę (z pewnymi wyjątkami). Reguła ta dotyczy również faktur, na których uwzględniona została więcej niż jedna transakcja, przeprowadzona w danym miesiącu z kontrahentem, a więc dotyczy to także faktur zbiorczych.

Sprzedaż B2B zawsze z fakturą

Kto dostanie fakturę? Przedsiębiorcy muszą wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika VAT, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jeśli zatem podatnik wie, że sprzedaż jest dokonywana na rzecz przedsiębiorcy, ma obowiązek wystawienia faktury dokumentującej tę sprzedaż. Obowiązek ten jest niezależny od tego czy dana sprzedaż była zaewidencjonowana w kasie rejestrującej czy nie.

I znów wracamy do pytania postanowionego na początku: co w przypadku, gdy przedsiębiorca zażąda od sprzedawcy wystawienia faktury zbiorczej? Pytanie słuszne, bo przepisy przewidują opcję wystawienia faktury na żądanie. Jednak fakturę wystawia się na żądanie, jeśli zgłasza je podatnik nabywający towary lub usługi zwolnione z podatku lub osoba niebędąca podatnikiem VAT (czyli osoba fizyczna nieprowadząca firmy).

Konkludując: gdy mamy klienta – będącego podatnikiem prowadzącym działalność gospodarczą, który zgłasza żądanie wystawienia faktury zbiorczej, obowiązek jej wystawienia nie wynika z tego żądania, a wprost z ustawy o VAT.

Przedsiębiorcy zawierają umowy

Praktyka gospodarcza wskazuje, że w przypadkach, gdy w danym okresie rozliczeniowym, np. w miesiącu przeprowadzanych jest wiele transakcji, dla ułatwienia rozliczeń, przedsiębiorcy umawiają się na wystawianie faktur zbiorczych, obejmujących ten okres, np. miesiąc. Przy takich warunkach umowy przedsiębiorca wystawiający faktury przyjmuje do realizacji taki sposób fakturowania sprzedaży, co nie jest sprzeczne z ustawą o VAT, gdyż wówczas na jednej fakturze zostaną zawarte wszystkie transakcje przeprowadzone w danym okresie (np. w ciągu miesiąca kalendarzowego).

Sam sposób wystawienia faktury zbiorczej (tj. że będzie to faktura zbiorcza dokumentująca całą sprzedaż z danego miesiąca, a nie pojedyncze faktury do każdej sprzedaży) może być przedmiotem uzgodnienia pomiędzy podatnikami.

Podobne podejście do wystawiania faktur zbiorczych prezentuje skarbówka – patrz interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 25 lipca 2019 r., nr 0112-KDIL2-2.4012.227.2019.1.MŁ.