Rezerwa na niewykorzystany urlop – kiedy warto ją utworzyć?

Rezerwa na niewykorzystany urlop.
Niewykorzystany urlop to problem dla pracodawcy. Źródło: Adobe Stock

Niewykorzystanie urlopów w terminie jest problemem dla firmy. Jej szef musi zdecydować czy tworzyć z tego tytułu rezerwę, czy też nie.

Prawo do urlopów pracowników regulowane jest przez kodeks pracy. Pracownikowi przysługuje coroczny, płatny urlop wypoczynkowy, który powinien być udzielany zgodnie z planem urlopów. Zatrudniony nie może zrzec się prawa do urlopu wypoczynkowego. Co do zasady, urlopy powinny być wykorzystywane w roku, którego dotyczą. Jednak często zdarza się, że pracownicy tego nie robią i chcą gromadzić dni wolne. Również kodeks pracy określa, że urlopy zaległe należy wykorzystać do 30 września roku kolejnego. Niewykorzystanie urlopów w terminie jest również sporym problemem dla kierownika jednostki, który musi zdecydować czy tworzyć z tego tytułu rezerwę, czy też nie.

Czym jest rezerwa na niewykorzystany urlop?

Przedsiębiorstwa zobowiązane są do jasnego i rzetelnego przestawienia sytuacji finansowej, majątkowej i wyniku finansowego jednostki. Dlatego konieczne jest ujęcie wszystkich przypadających na jej rzecz przychodów oraz obciążających ją kosztów związanych z tymi przychodami, które dotyczą danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Mówi o tym jedna z nadrzędnych zasad rachunkowości, a w art. 6 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości podkreślono, że ,,Dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.” Ponadto, przy tworzeniu rezerw należy wziąć pod uwagę zasadę ostrożności (ostrożnej wyceny), która polega na wycenianiu wszystkich aktywów i pasywów w taki sposób, aby nie zniekształcić wyniku finansowego.

CZYTAJ TEŻ: Co z urlopem przy czasowym zamknięciu zakładu?

Rezerwy tworzone są na pewne lub w dużym stopniu prawdopodobne przyszłe zobowiązania, których kwotę można w sposób pewny oszacować. Utworzenie rezerwy jest swego rodzaju zabezpieczeniem jednostki przed znanym i przewidywanym ryzykiem gospodarczym, które grozi niekorzystnymi skutkami dla przedsiębiorstwa m.in. poniesieniem straty.  To kierownik jednostki podejmuję decyzję o utworzeniu rezerwy. Zgodnie z art. 35d ust. 1 rezerwy tworzy się na: ,,pewne lub o dużym stopniu prawdopodobieństwa przyszłe zobowiązania, których kwotę można w sposób wiarygodny oszacować, a w szczególności na straty z transakcji gospodarczych w toku, w tym z tytułu udzielonych gwarancji, poręczeń, operacji kredytowych, skutków toczącego się postępowania sądowego; 2) przyszłe zobowiązania spowodowane restrukturyzacją, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów jednostka jest zobowiązana do jej przeprowadzenia lub zawarto w tej sprawie wiążące umowy, a plany restrukturyzacji pozwalają w sposób wiarygodny oszacować wartość tych przyszłych zobowiązań.”

CZYTAJ TEŻ: Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – kiedy go wypłacić?

Ustawa o rachunkowości nie precyzuje zasad wyceny świadczeń pracowniczych. Dlatego przy tworzeniu rezerw warto bazować na Krajowych Standardach Rachunkowości wydawanych przez Komitet Standardów Rachunkowości. W KRS nr 6 ,,Rezerwy, bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, zobowiązania warunkowe” poruszono temat tworzenia rezerw m.in. na niewykorzystane urlopy. W art. 10 ust. 3 ustawy o rachunkowości, określono że w sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy, przedsiębiorstwo może stosować Krajowe Standardy Rachunkowości.

Rezerwa na niewykorzystany urlop, a sprawozdanie finansowe

Niewykorzystany urlop to urlop za dany rok kalendarzowy niewykorzystany przez pracownika do 31 grudnia. Rezerwa na niewykorzystany urlop, jest rozliczeniem międzyokresowym biernym. Zgodnie z art. 39 ust. 2 ustawy o rachunkowości, dokonuje się jej w wysokości prawdopodobnych zobowiązań, przypadających na bieżący okres sprawozdawczy. Do biernych rozliczeń międzyokresowych można zaliczyć świadczenia, które zostały wykonane na rzecz jednostki przez kontrahentów jednostki, a kwotę zobowiązania można oszacować w sposób wiarygodny oraz przyszłe świadczenia na rzecz pracowników. Przykładem biernych rozliczeń międzyokresowych są świadczenia emerytalne lub świadczenia dla klientów z tytułu napraw gwarancyjnych lub rękojmi. Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów niewykorzystanych urlopów tworzy się w szczególności dla pracowników produkcyjnych lub innych grup zatrudnionych, których wynagrodzenie uzależnione jest od efektów ich pracy. Celem ich dokonywania jest właściwe odniesienie kosztów do okresu, w którym jednostka faktycznie uzyskuje efekty pracy pracowników.

CZYTAJ TEŻ: Urlop zaległy – do kiedy trzeba go wykorzystać?

Kierownik jednostki powinien sprawdzić wartość rezerwy z tytułu niewykorzystanego urlopu przez pracowników – czy jest to wartość znaczna i w istotny sposób może wpłynąć na rzetelność sprawozdania finansowego. W niektórych przypadkach można odstąpić od jej tworzenia. Podejmując decyzję o utworzeniu rezerwy na niewykorzystane urlopy, przedsiębiorcy powinni mieć na uwadze,  zarówno istotność kosztów powstałych z tego tytułu oraz rodzaj grupy pracowników, których dotyczy niewykorzystanie urlopu w danym roku.

Rezerwa na niewykorzystany urlop – ujęcie w księgach rachunkowych i bilansie

Rezerwę ujmuje się w ciężar kosztów działalności operacyjnej w korespondencji z kontem ,,Rozliczenia międzyokresowe kosztów” lub ,,Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów”. Podatnicy muszą pamiętać, że rozliczenia międzyokresowe bierne nie są kosztami podatkowymi, czyli nie pomniejszą wyniku podatkowego firmy. Są one jedną z różnic pojawiającą się pomiędzy wynikiem podatkowym a wynikiem rachunkowym. Zgodnie art. 16 ust 1 pkt. 27 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów: ,,Rezerw, odpisów na straty kredytowe oraz odpisów aktualizujących, innych niż wymienione w pkt 26–26c, jeżeli obowiązek ich tworzenia w ciężar kosztów nie wynika z innych ustaw; nie są jednak kosztem uzyskania przychodów rezerwy i odpisy na straty kredytowe oraz odpisy aktualizujące utworzone zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości albo MSR, inne niż określone w niniejszej ustawie jako taki koszt.” Rezerwy w bilansie podzielone są na długoterminowe czyli te, których przewidywany termin wykorzystania jest dłuższy niż 12 miesięcy oraz krótkoterminowe, których termin wykorzystania jest krótszy niż 12 miesięcy. Rezerwy wykazywane są w pasywach bilansu w pozycji B:  ,, Zobowiązania i rezerwy na zobowiązania” ->  ,,Rezerwy na zobowiązania” -> ,,Rezerwy na świadczenia emerytalne i podobne”.

Kiedy można nie tworzyć rezerwy na niewykorzystane urlopy?

Podejmując decyzję o utworzeniu rezerwy na niewykorzystane urlopy kierownik jednostki powinien wziąć pod uwagę zarówno istotność kosztów powstałych z tego tytułu oraz rodzaj grupy pracowników, których nie wykorzystali urlopów w danym roku. W sytuacji gdy zatrudnieni pracownicy otrzymują stałe wynagrodzenie w równej wysokości tzn. bez składników zmiennych, czyli wynagrodzenie nie podlega znacznym wahaniom w ciągu roku, można odstąpić od tworzenia rezerw na niewykorzystany urlop. Najczęściej niewykorzystanie urlopu w całości w roku, którego dotyczy ma charakter powtarzalny. Jeśli sytuacja dotycząca liczby niewykorzystanych dni wolnych powtarza się co roku, można odstąpić od tworzenia rezerwy.  Podczas tworzenia sprawozdania rocznego powinno się uwzględnić zdarzenia, które miały miejsce po dniu bilansowym np. wykorzystanie zaległego urlopu w trakcie pierwszego kwartału kolejnego roku. Podczas podejmowania decyzji o tworzeniu lub rezygnacji z tworzenia rezerwy na niewykorzystane urlopy warto zastanowić się nad istotnością tej rezerwy i czy jej brak może wpłynąć na rzetelność sprawozdania finansowego.

Tagi:

Mogą Ci się również spodobać

Granty na inwestycje ważne dla gospodarki przyznaje MRPiT.

Łatwiej o granty inwestycyjne dla firm z sektora MŚP

Rząd chce zachęcić małe i średnie firmy do inwestycji. Dlatego zmienia kryteria dostępu do ...

W handlu z Włochami warto zabezpieczyć zapłatę

Długie terminy płatności to dla włoskich kontrahentów standard. Im dalej na południe kraju, tym ...

Polskie meble. Ich eksport się zachwiał

Polska branża meblowa musi szukać nowych rynków zbytu i zwiększyć udział sprzedaży przez internet. ...

Firmom brakuje jasnych wytycznych do pracy w nowych warunkach

Choć ponad 85 proc. przedsiębiorców dobrze ocenia swoje przygotowanie do działalności w pandemii w ...

Darowizny laptopów i tabletów m.in. dla placówek szkolnych z zerową stawką VAT. VAT.

Darowizny laptopów i tabletów nadal z 0 proc. VAT

Ministerstwo Finansów przedłuża stosowanie 0 proc. stawki VAT na darowizny laptopów i tabletów m.in. ...

BGK wesprze firmy w związku z koronawirusem

Bank Gospodarstwa Krajowego przygotowuje specjalne rozwiązania dla firm w związku z koronawirusem. Pomoc dla ...