Prawo do urlopów pracowników regulowane jest przez kodeks pracy. Pracownikowi przysługuje coroczny, płatny urlop wypoczynkowy, który powinien być udzielany zgodnie z planem urlopów. Zatrudniony nie może zrzec się prawa do urlopu wypoczynkowego. Co do zasady, urlopy powinny być wykorzystywane w roku, którego dotyczą. Jednak często zdarza się, że pracownicy tego nie robią i chcą gromadzić dni wolne. Również kodeks pracy określa, że urlopy zaległe należy wykorzystać do 30 września roku kolejnego. Niewykorzystanie urlopów w terminie jest również sporym problemem dla kierownika jednostki, który musi zdecydować czy tworzyć z tego tytułu rezerwę, czy też nie.
Czym jest rezerwa na niewykorzystany urlop?
Przedsiębiorstwa zobowiązane są do jasnego i rzetelnego przestawienia sytuacji finansowej, majątkowej i wyniku finansowego jednostki. Dlatego konieczne jest ujęcie wszystkich przypadających na jej rzecz przychodów oraz obciążających ją kosztów związanych z tymi przychodami, które dotyczą danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Mówi o tym jedna z nadrzędnych zasad rachunkowości, a w art. 6 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości podkreślono, że ,,Dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.” Ponadto, przy tworzeniu rezerw należy wziąć pod uwagę zasadę ostrożności (ostrożnej wyceny), która polega na wycenianiu wszystkich aktywów i pasywów w taki sposób, aby nie zniekształcić wyniku finansowego.
CZYTAJ TEŻ: Co z urlopem przy czasowym zamknięciu zakładu?
Rezerwy tworzone są na pewne lub w dużym stopniu prawdopodobne przyszłe zobowiązania, których kwotę można w sposób pewny oszacować. Utworzenie rezerwy jest swego rodzaju zabezpieczeniem jednostki przed znanym i przewidywanym ryzykiem gospodarczym, które grozi niekorzystnymi skutkami dla przedsiębiorstwa m.in. poniesieniem straty. To kierownik jednostki podejmuję decyzję o utworzeniu rezerwy. Zgodnie z art. 35d ust. 1 rezerwy tworzy się na: ,,pewne lub o dużym stopniu prawdopodobieństwa przyszłe zobowiązania, których kwotę można w sposób wiarygodny oszacować, a w szczególności na straty z transakcji gospodarczych w toku, w tym z tytułu udzielonych gwarancji, poręczeń, operacji kredytowych, skutków toczącego się postępowania sądowego; 2) przyszłe zobowiązania spowodowane restrukturyzacją, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów jednostka jest zobowiązana do jej przeprowadzenia lub zawarto w tej sprawie wiążące umowy, a plany restrukturyzacji pozwalają w sposób wiarygodny oszacować wartość tych przyszłych zobowiązań.”
CZYTAJ TEŻ: Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – kiedy go wypłacić?
Ustawa o rachunkowości nie precyzuje zasad wyceny świadczeń pracowniczych. Dlatego przy tworzeniu rezerw warto bazować na Krajowych Standardach Rachunkowości wydawanych przez Komitet Standardów Rachunkowości. W KRS nr 6 ,,Rezerwy, bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, zobowiązania warunkowe” poruszono temat tworzenia rezerw m.in. na niewykorzystane urlopy. W art. 10 ust. 3 ustawy o rachunkowości, określono że w sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy, przedsiębiorstwo może stosować Krajowe Standardy Rachunkowości.
Rezerwa na niewykorzystany urlop, a sprawozdanie finansowe
Niewykorzystany urlop to urlop za dany rok kalendarzowy niewykorzystany przez pracownika do 31 grudnia. Rezerwa na niewykorzystany urlop, jest rozliczeniem międzyokresowym biernym. Zgodnie z art. 39 ust. 2 ustawy o rachunkowości, dokonuje się jej w wysokości prawdopodobnych zobowiązań, przypadających na bieżący okres sprawozdawczy. Do biernych rozliczeń międzyokresowych można zaliczyć świadczenia, które zostały wykonane na rzecz jednostki przez kontrahentów jednostki, a kwotę zobowiązania można oszacować w sposób wiarygodny oraz przyszłe świadczenia na rzecz pracowników. Przykładem biernych rozliczeń międzyokresowych są świadczenia emerytalne lub świadczenia dla klientów z tytułu napraw gwarancyjnych lub rękojmi. Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów niewykorzystanych urlopów tworzy się w szczególności dla pracowników produkcyjnych lub innych grup zatrudnionych, których wynagrodzenie uzależnione jest od efektów ich pracy. Celem ich dokonywania jest właściwe odniesienie kosztów do okresu, w którym jednostka faktycznie uzyskuje efekty pracy pracowników.
