Faktura pro forma a mechanizm podzielonej płatności

Faktura pro forma nie rodzi żadnych skutków, ani natury prawnej ani podatkowej.
Faktura pro forma nie może być traktowana jak faktura VAT w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług. Źródło: Adobe Stock

Wątpliwości może budzić sytuacja, gdy nabywca otrzymuje fakturę pro forma na towary lub usługi, które objęte są obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności.

Faktura pro forma jest powszechnie stosowana w obrocie gospodarczym. Jest to rodzaj dokumentu handlowego, która nie rodzi żadnych obowiązków natury prawnej lub podatkowej. Jednak na jej podstawie często dokonuje się płatności za zakupiony towar lub usługę. Zastanawiająca jest sytuacja, w której nabywca otrzymuję ją na towary lub usługi, które objęte są obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności.

Czym jest mechanizm podzielonej płatności?

Stosowanie zasady mechanizmu podzielonej płatności, od początku jej występowania rodzi wiele pytań i wątpliwości. Istota split payment polega na tym, że płatność podatku VAT za nabyte towary i usługi, które wymieniono w załączniku nr 15 ustawy o podatku od towarów i usług, udokumentowane fakturą opiewającą na kwotę brutto powyżej 15 tys. zł, dokonuje się na odrębne, przeznaczone do tego konto. Kwota podatku VAT wykazana na fakturze, zapłacona za pomocą mechanizmu podzielonej płatności, trafia do sprzedawcy na specjalne konto VAT, na którym możliwości wydatkowania są ograniczone. Obowiązek zapłaty należności z faktury z mechanizmem podzielonej płatności, nie jest uzależniony od tego czy na fakturze znajduje się oznaczenie „mechanizm podzielonej płatności”. Nawet jeśli sprzedawca nie umieści na fakturze tego oznaczenia, nabywca ma i tak obowiązek dokonania płatności z wykorzystaniem tego mechanizmu. Zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy za niestosowanie zasad dotyczących split payment,  grożą sankcje.

Podatnik przy wysyłaniu przelewu z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności, musi podać ściśle określone dane:

  • kwotę sprzedaży brutto;
  • kwotę podatku VAT;
  • numer NIP dostawcy;
  • numer faktury, której dotyczy płatność.

Kiedy stosowana jest faktura pro forma?

Faktura pro forma nie może być traktowana jak faktura VAT w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług.  Art. 2 pkt 31 ustawy o VAT określa, że przez  fakturę „rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.” Pro forma jest natomiast dokumentem, który najczęściej traktowany jest jak oferta handlowa lub potwierdzenie przyjęcia zlecenia do realizacji. Często jest wystawiana w celu uzyskania zapłaty zaliczki, zadatku, przedpłaty za zamówiony towar lub usługę. Faktura pro forma nie rodzi żadnych skutków, ani natury prawnej ani podatkowej.

CZYTAJ TEŻ: Czy nieodliczony VAT jest kosztem podatkowym?

Naczelnik Urzędu Skarbowego w Wieruszowie w interpretacji indywidualnej z 6 czerwca 2007 r.  (US-III/443-3/07) określił, że „(…) faktura z adnotacją „pro forma” nie ma charakteru faktury handlowej, a zatem nie rodzi żadnych skutków podatkowych zarówno po stronie wystawcy, jak i nabywcy, tym samym podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tej faktury. W rozumieniu przepisów prawa, faktura taka może jedynie stanowić dowód zastępczy do czasu otrzymania faktury VAT.” Faktura pro forma nie stanowi żadnego dowodu potwierdzającego dokonanie transakcji handlowej, sprzedaży towarów lub usług, nie jest również dokumentem księgowym. Również w interpretacji indywidualnej Izby Skarbowej w Warszawie z 12 czerwca 2013 r. (IPPP2/443-463/13-2/KOM) określono, że „wystawienie dokumentu oznaczonego jako „Faktura pro forma” w celu np. potwierdzenie złożenia oferty, czy przyjęcia zamówienia do realizacji, nie może być traktowane jako faktura wskazana w art. 106 ust. 1 ustawy, a w konsekwencji nie rodzi konieczności odprowadzania podatku VAT na niej wykazanego. Stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.”

Mechanizm podzielonej płatności a faktura pro forma

W sytuacji gdy faktura pro forma dotyczy zapłaty za towar lub usługę, które wymieniono w załączniku nr 15 do ustawy o VAT a jej wartość przekracza 15 tys. zł, to zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności staje się obowiązkowe. Nie ma w tym przypadku znaczenia, że na fakturze brak jest oznaczenia „mechanizm podzielonej płatności” a faktura pro forma jest tylko formą dokumentu handlowego. W sytuacji gdy podatnik zapłaci za fakturę pro forma bez użycia mechanizmu podzielonej płatności a po otrzymaniu faktury VAT zorientuje się, że popełnił błąd i płatność powinna zostać wysłana przy użyciu tego mechanizmu, powinien skontaktować się ze sprzedawcą. Może się do niego zwrócić z prośbą o zwrot wcześniej zapłaconej kwoty i jeszcze raz ją przelać.

CZYTAJ TEŻ: Sankcja VAT? Jest szansa na odzyskanie pieniędzy

Jednak zarówno dla sprzedawcy, jak i kupującego jest to duże ryzyko ponieważ można trafić na nieuczciwego kontrahenta, który nie będzie chciał wywiązać się z zawartej umowy i wpłacić/ zwrócić pieniędzy. Dlatego zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy towarów i usług wymienionych w załączniku nr 15, powinni być szczególnie ostrożni przy dokonywaniu płatności.

Zaliczka w mechanizmie podzielonej płatności

W objaśnieniach podatkowych z 23 grudnia 2019 r. w sprawie mechanizmu podzielonej płatności określono, że jeśli podatnik dokonuje wpłaty na poczet zaliczki, wówczas w komunikacie przelewu w miejscu przeznaczonym do wpisania numeru faktury należy wpisać słowo: „zaliczka”. To rozwiązanie stosuje się zarówno w obowiązkowym mechanizmie podzielonej płatności, jak i dobrowolnym. Dlatego też, nic nie stoi na przeszkodzie, aby przedsiębiorcy, którzy otrzymają fakturę pro forma w komunikacie przelewu również wpisali słowo: „zaliczka”.

Tagi:

Mogą Ci się również spodobać

Kujawsko-pomorskie wspiera eksporterów

Rusza regionalne wsparcie na rozpoczęcie i rozwój eksportu w woj. kujawsko-pomorskim. Pomoc mogą otrzymać ...

Pasje kobiet sukcesu …

Pokonały wiele kryzysów, uznane bizneswoman, wykładowczynie akademickie, odnoszące sukcesy w życiu zawodowym i prywatnym. ...

Koronawirus. Uwagi do zwolnień grupowych

Porozumienie w sprawie zwolnień grupowych z zakładową organizacją związkową niesie dla pracodawcy ułatwienia w ...

Zakup sprzętu za środki z dotacji można ująć w kosztach

Przedsiębiorca, który sfinansuje zakup komputera, drukarki i mebli do firmy dotacją z urzędu pracy, ...

Kolejny opolski Startup Mixer szykuje się do startu

Jak mówią organizatorzy, największe wydarzenie startupowe na Opolszczyźnie, ruszy 26 września. Narodowe Centrum Polskiej ...

Gigant związany z OLX i PayU inwestuje w startup Brainly

Jedna z wiodących na świecie edukacyjnych społeczności do wzajemnej nauki (tzw. peer-to-peer learning), internetowa ...