Faktura pro forma jest powszechnie stosowana w obrocie gospodarczym. Jest to rodzaj dokumentu handlowego, która nie rodzi żadnych obowiązków natury prawnej lub podatkowej. Jednak na jej podstawie często dokonuje się płatności za zakupiony towar lub usługę. Zastanawiająca jest sytuacja, w której nabywca otrzymuję ją na towary lub usługi, które objęte są obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności.
Czym jest mechanizm podzielonej płatności?
Stosowanie zasady mechanizmu podzielonej płatności, od początku jej występowania rodzi wiele pytań i wątpliwości. Istota split payment polega na tym, że płatność podatku VAT za nabyte towary i usługi, które wymieniono w załączniku nr 15 ustawy o podatku od towarów i usług, udokumentowane fakturą opiewającą na kwotę brutto powyżej 15 tys. zł, dokonuje się na odrębne, przeznaczone do tego konto. Kwota podatku VAT wykazana na fakturze, zapłacona za pomocą mechanizmu podzielonej płatności, trafia do sprzedawcy na specjalne konto VAT, na którym możliwości wydatkowania są ograniczone. Obowiązek zapłaty należności z faktury z mechanizmem podzielonej płatności, nie jest uzależniony od tego czy na fakturze znajduje się oznaczenie „mechanizm podzielonej płatności”. Nawet jeśli sprzedawca nie umieści na fakturze tego oznaczenia, nabywca ma i tak obowiązek dokonania płatności z wykorzystaniem tego mechanizmu. Zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy za niestosowanie zasad dotyczących split payment, grożą sankcje.
Podatnik przy wysyłaniu przelewu z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności, musi podać ściśle określone dane:
- kwotę sprzedaży brutto;
- kwotę podatku VAT;
- numer NIP dostawcy;
- numer faktury, której dotyczy płatność.
Kiedy stosowana jest faktura pro forma?
Faktura pro forma nie może być traktowana jak faktura VAT w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług. Art. 2 pkt 31 ustawy o VAT określa, że przez fakturę „rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.” Pro forma jest natomiast dokumentem, który najczęściej traktowany jest jak oferta handlowa lub potwierdzenie przyjęcia zlecenia do realizacji. Często jest wystawiana w celu uzyskania zapłaty zaliczki, zadatku, przedpłaty za zamówiony towar lub usługę. Faktura pro forma nie rodzi żadnych skutków, ani natury prawnej ani podatkowej.
