Nota księgowa – kiedy można ją wystawić?

Wzoru noty księgowej oraz zasad jej sporządzania nie określono w żadnym przepisie prawnym. Uznaje się, że nota powinna spełniać warunki określone dla dowodów księgowych, określone w art. 21 ustawy o rachunkowości. Źródło: Adobe Stock

Nie każda transakcja musi być udokumentowana fakturą VAT. Przedsiębiorcy mogą wystawiać noty księgowe w formie obciążeniowej, uznaniowej lub obciążeniowo-uznaniowej, jako dokumenty rozliczeniowe jednostki. Notę księgową można wystawić w sytuacji, gdy dokumentowane nią transakcje nie podlegają przepisom podatku VAT.

W jakich sytuacjach można wykorzystać notę księgową?

Notę księgową wystawia się w sytuacji, gdy dokumentowana transakcja nie podlega przepisom podatku VAT. Mogą to być transakcje dotyczące:

  • obciążenia dłużnika odsetkami od niezapłaconych zobowiązań,
  • obciążenia związane z karami umownymi,
  • udokumentowania żądania wypłaty odszkodowania od ubezpieczyciela,
  • obciążenia pracownika kosztami niedoborów, kar lub wartością wyrządzonych szkód,
  • przeniesienie na nabywcę kosztów, które nie są opodatkowane podatkiem VAT np. opłaty skarbowe, składki członkowskie.
CZYTAJ TEŻ: Płatności od osoby fizycznej nie zawsze trzeba rejestrować na kasie fiskalnej

Warto pamiętać, że nota księgowa jest dodatkowym dokumentem, który mogą wykorzystywać przedsiębiorcy, ale nie w każdej sytuacji. Nie ma możliwości zastąpienia nią faktur albo refaktur, za pomocą których zakupione towary lub usługi są przenoszone na właściwego nabywcę.

Co powinna zawierać prawidłowo wystawiona nota księgowa?

Wzoru noty oraz zasad jej sporządzania nie określono w żadnym przepisie prawnym.  Uznaje się, że nota powinna spełniać warunki określone dla dowodów księgowych, określone w art. 21 ustawy o rachunkowości. Dlatego, nota aby mogła być podstawą ewidencji, powinna spełniać następujące wymogi:

  • określenie rodzaju dowodu i numeru ewidencyjnego,
  • określenie stron (nabywcy i odbiorcy) wraz z podanymi adresatami,
  • opis operacji oraz jej wartość,
  • datę dokonania operacji oraz datę sporządzenia noty, gdy obie daty są różne,
  • podpis wystawcy noty,
  • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miejsca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych – czynności te powinna potwierdzić podpisem osoba odpowiedzialna za tę czynność.
CZYTAJ TEŻ: Firmy nie zapłacą mniejszego VAT – stawki pozostaną bez zmian

Notę należy sporządzić w dwóch egzemplarzach. Wartości w walutach obcych powinny zostać przeliczone na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej.

Czy nota księgowa to to samo co nota korygująca?

Nota korygująca i nota księgowa są to dwa zupełnie inne dokumenty, które wykorzystuje się do innych sytuacji. Notę korygującą może wystawić odbiorca faktury, gdy zauważy na niej błędy. Nie wszystkie pomyłki można poprawić przy pomocy noty korygującej.

CZYTAJ TEŻ: Rzecznik MŚP krytykuje objęcie spółek komandytowych podatkiem dochodowym

Ustawa o podatku od towarów i usług określa w artykule 106k sytuację, w których można sporządzić ten dokument. Momenty, w których można zmienić treści faktury za pomocą noty korygującej, są ściśle określone dotyczą np. miar i ilości dostarczonych towarów i wykonanych usług, cen, kwoty należności ogółem.

Tagi:

Mogą Ci się również spodobać

Koronawirus. Czego obawia się branża mleczarska

Największym zagrożeniem dla zachowania stabilności polskiego mleczarstwa może być to, co do dnia kryzysu ...

Pierwszy w pełni naturalny środek ochrony przed promieniami UV

Startup UVera zdobył 2,5 mln euro dofinansowania w ramach unijnego programu „Green Deal”. Młoda ...

Jak dostać postojowe z ZUS przy umowach cywilnoprawnych

Wypłata świadczeń postojowych z ZUS to m.in. pomoc dla osób na umowach: o dzieło, ...

Luka płatnicza to coraz większy problem dla biznesu

Pandemia zauważalnie powiększyła lukę płatniczą. Ta w sektorze publicznym wynosi już 20 dni, a ...

400 mln zł dla małych i średnich firm na wschodzie kraju

To łączna kwota dotacji z Programu Operacyjnego Polska Wschodnia, o które będą mogły ubiegać ...

Postojowe razy trzy i szersze zwolnienia ze składek ZUS

Postojowe wypłacane trzy razy i zwolnienia ze składek dla ZUS dla szerszego kręgu przedsiębiorców ...