W jakich sytuacjach można wykorzystać notę księgową?
Notę księgową wystawia się w sytuacji, gdy dokumentowana transakcja nie podlega przepisom podatku VAT. Mogą to być transakcje dotyczące:
- obciążenia dłużnika odsetkami od niezapłaconych zobowiązań,
- obciążenia związane z karami umownymi,
- udokumentowania żądania wypłaty odszkodowania od ubezpieczyciela,
- obciążenia pracownika kosztami niedoborów, kar lub wartością wyrządzonych szkód,
- przeniesienie na nabywcę kosztów, które nie są opodatkowane podatkiem VAT np. opłaty skarbowe, składki członkowskie.
CZYTAJ TEŻ: Płatności od osoby fizycznej nie zawsze trzeba rejestrować na kasie fiskalnej
Warto pamiętać, że nota księgowa jest dodatkowym dokumentem, który mogą wykorzystywać przedsiębiorcy, ale nie w każdej sytuacji. Nie ma możliwości zastąpienia nią faktur albo refaktur, za pomocą których zakupione towary lub usługi są przenoszone na właściwego nabywcę.
Co powinna zawierać prawidłowo wystawiona nota księgowa?
Wzoru noty oraz zasad jej sporządzania nie określono w żadnym przepisie prawnym. Uznaje się, że nota powinna spełniać warunki określone dla dowodów księgowych, określone w art. 21 ustawy o rachunkowości. Dlatego, nota aby mogła być podstawą ewidencji, powinna spełniać następujące wymogi:
- określenie rodzaju dowodu i numeru ewidencyjnego,
- określenie stron (nabywcy i odbiorcy) wraz z podanymi adresatami,
- opis operacji oraz jej wartość,
- datę dokonania operacji oraz datę sporządzenia noty, gdy obie daty są różne,
- podpis wystawcy noty,
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miejsca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych – czynności te powinna potwierdzić podpisem osoba odpowiedzialna za tę czynność.