Inwentaryzacja – przedsiębiorco już czas sprawdzić majątek

Inwentaryzacja polega na ustaleniu rzeczywistego stanu aktywów i pasywów przedsiębiorstwa na zakończenie danego roku obrotowego. Źródło: Adobe Stock

Podstawowym terminem przeprowadzenia spisu z natury jest ostatni dzień roku obrotowego. Jednak czynności spisowe można rozpocząć już trzy miesiące przed jego zakończeniem, a skończyć do 15 dnia po zakończeniu roku obrotowego.

W sytuacji gdy w przedsiębiorstwie rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, termin ten przypada w br. na okres od 1 października 2020 r. do 15 stycznia 2021 r. Inwentaryzacja polega na ustaleniu rzeczywistego stanu aktywów i pasywów przedsiębiorstwa na zakończenie danego roku obrotowego.

Inwentaryzacja – obowiązkowa czy dobrowolna?

Zgodnie z ustawą o rachunkowości inwentaryzacja to obowiązkowy element rachunkowości przedsiębiorstwa. Poprzedza ona sporządzenie sprawozdania finansowego oraz rocznego zamknięcia ksiąg rachunkowych.

CZYTAJ TEŻ: Zapłata za towar gotówką pozbawi prawa do ujęcia wydatków w kosztach

Inwentaryzacja jest ważnym procesem w przedsiębiorstwie, dzięki niej można sprawdzić rzetelność zapisów księgowych, wykonanych sprawozdań oraz zgodności stanu księgowego ze stanem rzeczywistym. Inwentaryzacja jest również kontrolą prawidłowości obrotu mieniem jednostki, przeciwdziałaniem nieprawidłowościom oraz  rozliczeniem osób odpowiedzialnym za to mienie. Każda jednostka zobowiązania jest do rzetelnego i jasnego przedstawienia swojej sytuacji majątkowej i wyniku finansowego. Dlatego tak ważne jest sprawdzenie prawidłowości obrotu majątkiem przedsiębiorstwa.

Ustalenie właściwych procedur

Ustawa o rachunkowości określa terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji. Jednak nie określa sposobów jej przeprowadzenia. Inwentaryzacja jest procesem, który zajmuje dużo czasu. Dlatego warto w firmie wypracować procedury, które ułatwią i usprawnią te działania. Za jej przeprowadzenie w formie spisu z natury, odpowiedzialny jest kierownik jednostki. Nie może tego obowiązku scedować na osoby trzecie.

CZYTAJ TEŻ: Nowy JPK_VAT – dużo zmian, nowe kary

W 2016 r. ukazało się stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów, które podpowiada w jaki sposób usprawnić te działania.

Komisja inwentaryzacyjna

Obowiązkiem kierownika jednostki jest powołanie komisji inwentaryzacyjnej i wyznaczenie jej przewodniczącego. Do zadań komisji należy zorganizowanie i przeprowadzenie inwentaryzacji oraz wyjaśnienie ewentualnych różnic. W jej skład powinny wchodzić osoby, które mają wiedzę i umiejętności dotyczące prowadzenia inwentaryzacji w szczególności z zakresu sposobów i technik przeprowadzania spisu, dokumentowania jej wyników a także, oceny przydatności zapasów. W skład zespołu nie powinny wchodzić osoby, które są:

  • odpowiedzialne za zapasy objęte spisem,
  • prowadzące ewidencję księgową w zakresie objętym spisem,
  • niezdolne zapewnić rzetelność i bezstronność spisów, w szczególności chodzi tu o osoby, które mają dostęp do zapisów stanów magazynowych.

Kierownik jednostki powinien wydać dokumenty, dotyczące sposobu przeprowadzania inwentaryzacji, w szczególności zarządzenie o inwentaryzacji, harmonogram jej przeprowadzania oraz instrukcję inwentaryzacyjną, która wprowadza zasady ułatwiające organizację i właściwy przebieg inwentaryzacji.

CZYTAJ TEŻ: Kościński: Zmieniamy całą administrację finansową

W przedsiębiorstwach, które zajmują znaczny obszar a zapasy składowane są w różnych miejscach, warto przygotować plan sytuacyjny – mapę terenu jednostki, która zawiera zaznaczenie miejsca składowania poszczególnych zapasów, określa asortyment oraz osobę za niego odpowiedzialną. Przed rozpoczęciem inwentaryzacji, osoby wyznaczone do jej przeprowadzenia powinny zostać przeszkolone oraz otrzymać komplet odpowiednio oznakowanych dokumentów – arkuszy spisowych. Spis z natury powinien odbyć się w wyznaczonym czasie i miejscu, a także przeprowadzony przez wyznaczone do tego osoby.  Po przeprowadzeniu inwentaryzacji oraz wypisaniu arkuszy w sposób czytelny i uniemożliwiający wprowadzanie do nich zmian i dopisków przez osoby do tego nieupoważnione, wyniki są porównywane z zapisami księgowymi. Księgowy porównując zapisy, określa ewentualne różnice. Pojawiające się różnice należy wyjaśnić i podjąć odpowiednie działania.

CZYTAJ TEŻ: Wycofanie auta z firmy nie zawsze spowoduje skutki w VAT

Kierownik jednostki może również zlecić przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury, podmiotom zewnętrznym na zasadzie outsourcingu.

Inwentaryzacja – częstotliwość i terminy spisu z natury

Podstawowym terminem przeprowadzenia spisu z natury jest ostatni dzień roku obrotowego. Jednak czynności spisowe mogą rozpocząć się w ostatnim kwartale roku obrotowego a jej zakończenie musi nastąpić do 15 dnia po zakończeniu roku obrotowego. Ustawa o rachunkowości określa szczegółowe terminy przeprowadzenia inwentaryzacji:

Ostatni dzień roku obrotowego:

  • aktywa pieniężne (krajowe środki płatnicze, waluty obce, dewizy) – spis z natury;
  • papiery wartościowe w postaci materialnej – spis z natury;
  • papiery wartościowe w formie zdematerializowanej – potwierdzenie sald;
  • rzeczowe składniki aktywów obrotowych (produkty gotowe, produkty w toku produkcji, półprodukty, materiały i towary) odpisywane w koszty w momencie ich zakupu lub wytworzenia – spis z natury.

Ostatni kwartał roku obrotowego do 15 dnia po zakończeniu roku obrotowego:

  • składników aktywów – z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki – spis z natury;
  • należności – potwierdzenie salda;
  • aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki- potwierdzeni sald.

Raz w roku:

  • zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki oraz zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną – spis z natury.

Raz w ciągu dwóch lat:

  • zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową – spis z natury.

Raz w ciągu czterech lat:

  • nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – spis z natury.

Tagi:

Mogą Ci się również spodobać

Eksport żywności i napojów do Chin

Decydując się na eksport żywności do Chin trzeba być świadomym, że kraj ten ma ...

Zaliczki na PIT później. Dotyczy to części firm

Minister finansów wyciąga dłoń do przedsiębiorców dotkniętych skutkami pandemii. Po raz kolejny przedłuża terminy ...

Sprzedaż żywności do Chin – krok po kroku. Część 2.

Chińskie prawo w zakresie procedury rejestracji żywności nadało szczególny status etykiecie znajdującej się na ...

Doradzą, jak zdobyć dofinansowanie na innowacje

Przedsiębiorcy z woj. warmińsko-mazurskiego będą mieli możliwość dowiedzieć się, jak otrzymać dofinansowanie na innowacyjne ...

Rząd chce zwiększyć płacę minimalną o 200 zł

Resort rodziny i pracy proponuje, by wynagrodzenie minimalne wynosiło w 2020 r. 2450 zł ...

Kiedy odszkodowanie podlega VAT? Są i takie sytuacje

Odszkodowanie nie zostało wymienione w czynnościach podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT. Zdarzają się jednak sytuacje, ...