Niezbędne zatem jest odpowiednie przeszkolenie wszystkich zaangażowanych pracowników w zakresie nowego sposobu fakturowania i narzędzi służących w firmie do tego procesu. Wejście w życie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur będzie stanowić wyzwanie zarówno dla organizacji, które jeszcze nie wdrożyły narzędzia do elektronicznego fakturowania, jak i dla tych, które już korzystają z takich systemów.
W pierwszym przypadku firmy będą musiały oczywiście zaopatrzyć się w odpowiednią platformę, wdrożyć ją i przeszkolić z jej obsługi swoich pracowników, a taki projekt może być bardzo czasochłonny. Organizacje, które już korzystają z narzędzi do e-fakturowania będą za to musiały upewnić się, że ich system jest zintegrowany z KSeF. Jeśli nie będzie kompatybilny, staną przed koniecznością odnalezienia „warstwy pośredniej”, czyli narzędzia, które połączy ich system finansowo-księgowy z rządową platformą.
Dużo papieru
Wyłącznie z faktur drukowanych korzysta 32 proc. mikroprzedsiębiorstw. Ale jednocześnie najwięcej organizacji, które całkowicie zrezygnowały z papieru, to przedsiębiorstwa zatrudniające między 10 a 49 pracowników. Papierowe dokumenty są obecne w 68 proc. średnich, 66 proc. dużych i 65 proc. mikrofirm. Inaczej ma się kwestia korzystania z elektronicznych dokumentów. Podczas gdy co trzecie najmniejsze przedsiębiorstwo zatrudniające do 9 pracowników wystawia cyfrowe faktury (39 proc.), w średnich i dużych firmach na takie rozwiązanie stawia już co druga (po 55 proc. wskazań).
Papierowe faktury dominują w firmach handlowych i produkcyjnych, wśród których odpowiednio aż 75 proc. i 73 proc. nadal używa drukowanych dokumentów. Podium domyka budownictwo, gdzie 69 proc. firm decyduje się na papier. Te same branże, które drukują najwięcej, w największym stopniu używają także elektronicznego obiegu dokumentów. Z takiego rozwiązania korzysta 60 proc. firm produkcyjnych, 55 proc. handlowych i 45 proc. w sektorze usług. 4 z 10 przedsiębiorstw budowlanych również wdrożyło już rozwiązania cyfrowe. Ta branża jednak przygotowuje się do zapowiadanych przez Ministerstwo Finansów zmian, gdyż 17 proc. zapytanych planuje uruchomienie elektronicznego obiegu dokumentów w związku z planowanym wdrożeniem KSeF. Dla porównania w handlu tylko 7 proc. firm ma takie plany.
Słaba wiedza handlowców
Największą świadomością zbliżających się zmian wyróżniły się przedsiębiorstwa z branży produkcyjnej – 65 proc. ankietowanych słyszało o KSeF, 49 proc. z nich wie, że KSeF jest bezpłatny i dostępny dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce, 46 proc. wskazało, że system umożliwia wystawianie i udostępnianie e-faktur, a 38 proc. wiedziało, że KSeF wprowadza jednolity wzór faktury dla wszystkich przedsiębiorstw.
