Jeszcze do niedawna mało, który biznes był zainteresowany tzw. rozwiązaniami "paperless". Przedsiębiorcy przyzwyczajeni byli do prowadzenia standardowego biura oraz gromadzenia dokumentów w wersji fizycznie namacalnej. Trzeba jednak wziąć pod uwagę, że "klasyczny" sposób prowadzenia biurokracji wiąże się z wieloma kosztami - dodatkowa przestrzeń biurowa, segregatory, odpowiednie procesy niszczenia. Wersje online mają pod tym względem dużą przewagę.
Dlatego firmy coraz częściej decydują się na korzystanie z e-formularzy, digitalizacji archiwów oraz automatyzacji rejestracji faktur. – Coraz więcej przedsiębiorców dostrzega, że bez cyfrowych rozwiązań trudno będzie im zdobywać nowe rynki czy być konkurencyjnym. Polskie firmy zrobiły duży postęp w tym zakresie, jednak jest jeszcze trochę do zrobienia, np. w kwestii wdrażania w biznesie chmurowych systemów zarządzania dokumentami. Tu niezbędne jest dotarcie do tych przedsiębiorców, którzy do dziś wolą przechowywać dokumenty w segregatorach na półce – mówi Dariusz Szwed, ekspert Canon Polska.
Technologiczna zmiana to prócz możliwości sprawnego budowania relacji międzynarodowych - wysyłanie dokumentów w wersji papierowej nie jest tak komfortowe pod względem czasu, jak ich udostępnienei online, ale także duże oszczędności. Firma CCC szacuje, że nowoczesny formularz zwrotu online pozwoli zaoszczędzić w ciągu roku ponad 7 mln wydruków.
Niektóre firmy korzystają niemal wyłącznie z dokumentów cyfrowych. Przykładem jest BNP Paribas Leasing Solutions, gdzie całość dokumentacji posprzedażowej powstaje tylko w formie elektronicznej. Eksperci z EuroCert szacują, że średniej wielkości firma – po wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów i kwalifikowanego e-podpisu – może rocznie zaoszczędzić na kosztach biurowych nawet do 23 tys. zł.
