Co to jest KSeF i do czego ma służyć?
KSeF to ogólnopolski program informatyczny stworzony przez Ministerstwo Finansów, mający na celu centralizację procesu rejestracji faktur w formie ustrukturyzowanej. System umożliwia przedsiębiorcom wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej, zgodnej z formatem XML.
Funkcje KSeF:
Wystawianie, odbieranie, i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w formie elektronicznej.
Automatyczna numeracja każdej generowanej faktury.
Powiadomienia o istotnych zdarzeniach, takich jak data wystawienia faktury czy ewentualne odrzucenie z powodu błędów formalnych.
Możliwość nadawania, zmiany i odbierania uprawnień do systemu.
Analiza i kontrola prawidłowości informacji zawartych w e-fakturach.
Cel wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur:
Głównym celem wprowadzenia KSeF jest uszczelnienie systemu podatkowego w Polsce poprzez ujednolicenie standardu obrotu e-fakturami. System ma również przynieść liczne udogodnienia dla przedsiębiorców, takie jak skrócenie czasu oczekiwania na zwrot nadpłaconego podatku VAT, zwolnienie z obowiązku archiwizowania faktur, czy automatyzacja procesu fakturowania.
Kogo dotyczy obowiązek korzystania z e-faktur KSeF?
Od początku 2022 roku przedsiębiorcy mogą dobrowolnie korzystać z platformy KSeF. Jednakże, od lipca 2024 roku, korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla dużych firm a od stycznia 2025 dla małych i średnich firm.
Kto jest zwolniony z korzystania z faktur ustrukturyzowanych?
Do 2024 roku korzystanie z KSeF będzie dobrowolne. Po tym terminie będzie ono obligatoryjne. Systemu nie będą jednak musieli używać przedsiębiorcy zagraniczni, którzy nie mają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności i nie biorą udziału w transakcjach na terenie Polski.
Główne Zadania KSeF to między innymi:
Uszczelnienie systemu podatkowego w Polsce.
Skrócenie czasu oczekiwania na zwrot nadpłaconego podatku VAT.
Eliminacja konieczności archiwizowania faktur przez przedsiębiorców.
Zminimalizowanie ryzyka zniszczenia i zagubienia faktur.
Kontrola dokumentów pod kątem ewentualnych błędów.
Eliminacja konieczności przekazywania do urzędu plików JPK_FA.
Jak skorzystać z faktury w systemie KSeF od 2024 roku?
Przedsiębiorcy będą musieli przygotować faktury w swoim systemie księgowym, a następnie uwierzytelnić się w KSeF, używając np. podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej. Po przesłaniu faktury do walidacji, system wygeneruje unikatowy numer KSeF, a dokument zostanie dostarczony odbiorcy. W razie błędów formatu, fakturę trzeba będzie poprawić, a kary za niewystawianie e-faktur będą obowiązywać od 1 stycznia 2025 roku.
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to krok w kierunku uszczelnienia systemu podatkowego, skrócenia czasu oczekiwania na zwrot VAT i usprawnienia procesu rozliczeniowego. Przedsiębiorcy muszą być przygotowani na obowiązkowe korzystanie z KSeF, a ci, którzy dostosują się wcześniej, będą mogli cieszyć się licznych korzyściami związanych z nowoczesnym systemem rejestracji faktur. Aktualne informacje na temat KSeF można znaleźć na stronie Ministerstwa Finansów.
Materiał Promocyjny
