KSeF uprości rozliczenia, ale jego wdrożenie będzie ogromnym wyzwaniem, do którego należy zacząć się przygotowywać już teraz – radzi Janina Fornalik, doradca podatkowy, partner w MDDP.

Nowy obowiązek będzie dotyczyć wszystkich podatników mających siedzibę w Polsce i zarejestrowanych na VAT. Obejmie nawet drobnych przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia podmiotowego ze względu na wartość sprzedaży poniżej 200 tys. zł. Z wstępnej decyzji Komisji Europejskiej wynika, że wymóg stosowania KSeF nie będzie dotyczył podmiotów zagranicznych, które są zarejestrowane w Polsce.

- Powstaje natomiast wątpliwość, co z polskimi oddziałami zagranicznych firm, np. oddziałami banków. Literalne brzmienie przepisów wskazuje, że oddziały nie zostaną objęte nowym wymogiem, jeśli firma nie ma siedziby w Polsce. Wydaje się jednak, że ta kwestia może jeszcze zostać doprecyzowana - mówi Janina Fornalik.

Obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych dotyczyć będzie transakcji B2B, czyli sprzedaży dokonywanej przez przedsiębiorców na rzecz przedsiębiorców. Co ważne, obejmie to również sprzedaż na rzecz zagranicznych podatników niezarejestrowanych w Polsce, np. z tytułu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT) czy eksportu. Wówczas polski podatnik będzie musiał wystawić tego typu fakturę w systemie KSeF, ale do odbiorcy prześle ją poza systemem, np. w formacie PDF. Podatnik będzie mógł też wygenerować link do tzw. anonimowego dostępu do faktury i wysłać go zagranicznemu kontrahentowi.

Także faktury na rzecz konsumentów trzeba będzie wystawiać w systemie.

- Powstaje duży problem praktyczny. Jeśli nabywca będzie chciał uzyskać fakturę na zakup towaru, będzie musiał poczekać w sklepie na jej odbiór lub uzgodnić inny sposób jej otrzymania - mówi doradca.

Jak podatnicy mogą przygotować się do zmian? Zdaniem J. Fornalik, warto przystąpić do KSeF wcześniej, gdy jest on dobrowolny, np. w odniesieniu do części faktur, by przetestować działanie systemu.

- Jeśli chodzi o kwestie techniczne, to należy odpowiedzieć na pytanie, czy możliwe są zmiany we własnych systemach firmowych, czy korzystniejsze będzie zastosowanie zewnętrznej nakładki. Wymagane są też zmiany w procedurach i umowach. Przedsiębiorcy powinni pomyśleć o zabezpieczeniu płatności w przypadku, gdy np. faktura zostanie odrzucona. Innym zagadnieniem jest obieg firmowych dokumentów i nadawanie uprawnień nowym pracownikom oraz odbieranie odchodzącym - wyjaśnia doradca.

Czytaj więcej

Janina Fornalik: Przedsiębiorców czeka rewolucja w fakturowaniu