W interpretacji podatkowej z 30 maja 2022 r. (0111- KDIB1-2.4010.146.2022.1.AK) fiskus wyjaśnił , że pojęcie reprezentacji nie obejmuje działań, które podejmowane są w stosunku do własnych pracowników oraz współpracowników.
Sprawa dotyczyła spółki, z którą część osób współpracuje na podstawie umowy o stałej współpracy zawieranej w ramach prowadzonej przez nie jednoosobowej działalności gospodarczej, a część na podstawie umów cywilnoprawnych. Spółka stara się zapewnić pracownikom i współpracownikom odpowiednie warunki pracy, dlatego gwarantuje im stały dostęp do artykułów spożywczych. Ponosi wydatki na artykuły spożywcze, które udostępnia nieodpłatnie całej załodze. Są to m.in.: woda, kawa, herbata, cukier, mleko, napoje, soki, ciastka, czekoladki, herbatniki, paluszki, cukierki, owoce, napoje gazowane. Produkty te są dostępne we wspólnych pomieszczeniach biurowych, a ich wykorzystanie nie jest szczegółowo ewidencjonowane ani limitowane.
Spółka zapytała, czy ma prawo zaliczyć te wydatki do kosztów uzyskania przychodów. Uzasadniała, że poczęstunek jest nie tylko ogólnie przyjętym standardem, ale wpływa pozytywnie na atmosferę spotkań, co ma realny wpływ na ich wynik. Wiąże się z prowadzeniem przez spółkę działalności gospodarczej. Udane spotkania, tak wewnętrzne, jak i z kontrahentami oraz współpracownikami prowadzą bowiem do korzyści o charakterze ekonomicznym.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgodził się z takim stanowiskiem. Przypomniał, że do kosztów uzyskania przychodów zalicza się tzw. koszty pracownicze, m.in. świadczenia wypłacane wraz z narzutami oraz inne wydatki, które pośrednio wpływają na motywację. Natomiast zgodnie z art. 232 kodeksu pracy pracodawca musi zapewnić nieodpłatne posiłki i napoje osobom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Z kolei zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT odliczeniu nie podlegają wydatki na reprezentację, w szczególności na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów.
"Reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu wykreowania pozytywnego wizerunku podatnika. Co istotne, działania o charakterze reprezentacyjnym podejmowane są w stosunku do podmiotów lub ich przedstawicieli zewnętrznych. Pojęcie reprezentacji nie obejmuje natomiast tych działań, które podejmowane są w stosunku do własnych pracowników oraz współpracowników" – stwierdził dyrektor KIS.
