Przedsiębiorcy mają problemy z e-fakturami. Oto lista 10 największych bolączek

Mimo, iż Krajowy System e-Faktur, czyli centralna baza, w której trzeba raportować wszystkie transakcje, będzie obowiązkowy dopiero od 1 stycznia 2024 r., to już teraz wiele firm korzysta już z niego dobrowolnie. Okazuje się, że jest z tym mnóstwo problemów.

Publikacja: 31.01.2023 12:45

Przedsiębiorcy mają problemy z e-fakturami. Oto lista 10 największych bolączek

Foto: Adobe Stock

Zestawienie dziesięciu najważniejszych z nich przygotowała dla "Rzeczpospolitej" kancelaria Chojnacka & Łagowski.

Oto one:

1. Raportując transakcje w KSeF, będziemy mieli dwie daty wystawienia faktury. Pierwsza jest w systemie finansowym firmy. Druga to data przekazania do KSeF. Dla celów podatkowych istotna będzie tylko ta druga. W praktyce pojawią się rozbieżności między tymi datami (np. w razie odrzucenia dokumentu przez KSeF albo przy opóźnieniach w przyjmowaniu paczek faktur). Spowoduje to problemy z wykazaniem obowiązku podatkowego w VAT i ustaleniem momentu powstania przychodu w PIT/CIT. A także z obliczaniem kursu walutowego. Zwłaszcza gdy faktury są wystawiane pod koniec miesiąca/roku.

2. Jeśli faktura jest niezgodna ze strukturą logiczną systemu, KSeF ją odrzuci po stwierdzeniu pierwszego błędu, nie badając całego dokumentu. Oznacza to konieczność wielokrotnego jej wysyłania, co może być szczególnie uciążliwe przy sporządzaniu paczek.

3. Przedsiębiorcy często wraz z fakturą przekazują różne załączniki, np. protokoły odbiorcze. Nie będą one przesyłane do KSeF. Muszą więc być dostarczone osobno, np. mailem. Kłopot będzie z połączeniem ich w systemie z fakturą; zmusza to do zmiany stosowanych w firmie procedur.

4. Raportować transakcje będą musiały nie tylko polskie firmy, ale także zagraniczne, które mają w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności. Ustalenie tego miejsca jest bardzo trudne. Pokazują to m.in. rozbieżne interpretacje fiskusa i wyroki sądów. Jest więc ryzyko, że wiele zagranicznych firm nie zorientuje się, iż mają nowy obowiązek. To także kłopot dla polskich przedsiębiorców, którzy będą musieli sprawdzać kontrahentów.

5. Obligatoryjne e-fakturowanie ma objąć również sprzedaż konsumencką. Co do zasady jest ona rejestrowana w kasie fiskalnej. Nabywca może jednak zażądać faktury. Wystawienie jej w sklepie stacjonarnym w systemie KSeF będzie długotrwałe i kłopotliwe.

6. W firmowych relacjach terminy płatności często liczone są od dnia wystawienia faktury, czyli od dnia przyjęcia jej przez KSeF. Będą problemy z liczeniem tego terminu, np. wtedy, gdy faktura zostanie odrzucona przez system. Musi być poprawiona, a termin zacznie biec dopiero od momentu skutecznego wprowadzenia do KSeF.

7. Faktury wystawione w KSeF będą mogły być przesyłane mailem. Muszą jednak zostać oznakowane, najprawdopodobniej kodem QR. Nabywcy będą musieli każdorazowo sprawdzać, czy przesłana mailem wizualizacja faktury jest zgodna z dokumentem wystawionym w KSeF.

8. Podczas awarii KSeF faktury powinny być wystawiane w formacie XML. Następnie trzeba je dostarczyć nabywcy. W ciągu siedmiu dni od przywrócenia funkcjonalności systemu należy je do niego wprowadzić. Może się okazać, że nabywca ma dwie faktury z różnymi datami. Przedsiębiorcy muszą więc pilnować, żeby dokumenty się nie dublowały.

9. Wielu zagranicznych klientów kupujących w polskich firmach dokonuje tzw. samofakturowania. Czy faktury wystawiane przez zagranicznych nabywców, niezarejestrowanych w Polsce dla celów VAT, powinny być przesyłane do KSeF? Jeśli tak, to muszą się oni zarejestrować.

10. Choć nowe przepisy są pełne wątpliwości, skarbówka już straszy karami. Przykładowo – jeśli przedsiębiorca nie wprowadzi faktury do KSeF, fiskus nałoży na niego karę do 100 proc. kwoty podatku, nie mniej niż 1 tys. zł (z jednym wyjątkiem).

Czytaj więcej

10 problemów przedsiębiorców z e-fakturami

Zestawienie dziesięciu najważniejszych z nich przygotowała dla "Rzeczpospolitej" kancelaria Chojnacka & Łagowski.

Oto one:

Pozostało 97% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
PIT & CIT & VAT
Ważna interpretacja skarbówki. Chodzi o Polski Ład i odliczenie składki zdrowotnej
Materiał Promocyjny
Wykup samochodu z leasingu – co warto wiedzieć?
PIT & CIT & VAT
Wynajęty pokój w kosztach firmy? Skarbówka odpowiedziała
PIT & CIT & VAT
Ulga na darowizny kościelne dla liniowców? Ekspert: Zaryzykować i skorzystać
PIT & CIT & VAT
Sprzedaż za symboliczną złotówkę daje prawo do kosztów
Materiał Promocyjny
Jak kupić oszczędnościowe obligacje skarbowe? Sposobów jest kilka
PIT & CIT & VAT
Ministerstwo Finansów przypomina firmom o PIT za 2023 rok