O interpretację podatkową wystąpiła spółka z o.o. działająca w branży medycznej. Od dostawców różnego rodzaju towary i usług dostaje faktury zarówno elektroniczne, jak i papierowe. Te drugie, zgodnie z obowiązującą w firmie procedurą, są skanowane i archiwizowane w formie elektronicznych plików w formacie pdf. Jednocześnie każdorazowo wersja papierowa jest przesyłana i przechowywana w oryginalnej postaci w archiwum.

Spółka chce zmienić te zasady i po zeskanowaniu papierowych faktur przekazywać je do zniszczenia. Zapytała fiskusa, czy może zaliczyć do podatkowych kosztów wydatki potwierdzone fakturami, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej?

We wniosku podkreślała, że nowa procedura ograniczy wydatki na archiwizację. Każdy dokument będzie skanowany oddzielnie, tak aby zachować jego autentyczność. Plik zawierający zeskanowaną fakturę zostanie nazwany zgodnie z oryginalnym numerem. Treść papierowego dokumentu zapisanego w wersji elektronicznej w formie nieedytowalnego pliku w formacie pdf nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona. W każdej chwili można ją wydrukować. Nie będzie na niej żadnych różnic w stosunku do dokumentu oryginalnego otrzymanego w formie papierowej.

Skarbówka nie chciała wydać interpretacji w tej sprawie. Dopiero po wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego (sygn. II FSK 1062/22) potwierdziła, że spółka może rozliczyć wydatki w kosztach na podstawie zeskanowanych i przechowywanych w formie elektronicznej faktur. Nie musi trzymać papierowych (interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 4 lipca 2023 r. (nr 0114-KDIP2-1.4010.110.2021.9.S.KW).

Czytaj więcej

Fiskus nie musi mieć papierowej faktury