Projekt nowelizacji właśnie opublikowano i znajduje się w konsultacjach. Jego rozwiązania miałyby wejść w życie od 1 października 2021 r. Nie oznacza to jednak, że już z początkiem października wszystkie firmy będą musiały zmienić sposób fakturowania. Resort finansów chce bowiem wprowadzać tę nowość jako obowiązek etapami. W pierwszej kolejności e-faktury miałyby być opcją do wyboru, a więc kto chce, ten korzysta. Wtedy e-faktury działają na równi z dokumentami tradycyjnymi (papierowymi) i dzisiejszymi fakturami elektronicznymi. W drugim kroku, a więc od 2023 roku korzystanie z e-faktury miałoby być obowiązkowe.

e-faktury jedną z dopuszczalnych form

Zgodnie z projektem nowelizacji, nowe przepisy mają wprowadzić możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych, jako jednej z dopuszczanych form dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Faktura ustrukturyzowana będzie uznana za rodzaj faktury elektronicznej. Tym samym do faktur ustrukturyzowanych, co do zasady, będą miały zastosowanie ogólne regulacje prawne dotyczące faktur elektronicznych (z pewnymi wyjątkami). Faktury ustrukturyzowane będą wystawiane i otrzymywane przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, tj.: Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Z obrotu znikną duplikaty faktur

Jeśli przedsiębiorca zdecyduje, że chce korzystać z nowego systemu e-faktur, będzie musiał postarać się o akceptację odbiorcy takiej faktury, np. poprzez zaakceptowanie stosownego komunikatu w aplikacji e-Mikrofirma lub samego poboru faktur z systemu przez API (zbiór reguł ściśle opisujących, w jaki sposób programy lub podprogramy komunikują się ze sobą). Co ważne, do faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur, ponieważ nie będzie możliwości zagubienia lub zniszczenia faktury wystawionej za pośrednictwem KSeF. Stąd duplikaty przestaną być w tym przypadku potrzebne.

Niezbędna autoryzacja

Projektowane przepisy przewidują, że aby z e-faktur korzystać niezbędna będzie autoryzacja danej osoby w systemie. Faktury będą przygotowywane bezpośrednio w programach finansowo-księgowych podatnika oraz przesyłane do systemu poprzez API. W tym celu konieczne będzie uwierzytelnienie się podatnika w systemie. Po uwierzytelnieniu się w systemie podatnik będzie mógł przeglądać wystawione i otrzymane faktury ustrukturyzowane, a także będzie mógł przesłać w formacie xml lub przekonwertować do PDF dowolną fakturę lub paczkę faktur. Poza podatnikiem faktury ustrukturyzowane będzie mógł wystawić lub będzie mógł mieć do nich dostęp podmiot uprawniony do dostępu do KSeF. Dodatkowo wprowadzona ma być możliwość uprawnienia do wystawienia faktur ustrukturyzowanych w imieniu podatnika lub do dostępu do takich faktur np. dla biura rachunkowego lub konkretnej osoby.

CZYTAJ TEŻ: Kościński: Zmieniamy całą administrację finansową

Po przesłaniu faktury, KSeF przydzieli numer identyfikujący tę fakturę w systemie z oznaczeniem daty i czasu. Numer identyfikujący fakturę ma mieć charakter systemowy i nie należy go utożsamiać ze stanowiącym element faktury numerem, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT. W dniu przydzielenia fakturze ustrukturyzowanej przez system numeru identyfikującego tę fakturę, będzie ona uznawana za wystawioną i jednocześnie za otrzymaną. Faktura ustrukturyzowana będzie mogła być korygowana zarówno w drodze faktury korygującej według zasad dotychczas obowiązujących, jak i faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej, czyli wystawionej za pośrednictwem KSeF.

Każdy ze swoim kontem

System e-faktur ma działać na zasadzie indywidualnych kont przedsiębiorców. Każdy podatnik poprzez indywidualne konto w systemie e-faktur będzie mógł wystawić fakturę z wykorzystaniem wzoru zamieszczonego na elektronicznej platformie usług administracji publicznej.

Co ma zachęcić przedsiębiorców do wejścia na nową drogę fakturowania? Jedną z zachęt ma być to, że przedsiębiorcy, którzy wybiorą e-fakturę otrzymają zwrot VAT w ciągu 40, a nie 60 dni. Podobne rozwiązania działają m.in. w Hiszpanii, Portugalii, we Włoszech.

CZYTAJ TEŻ: TSUE: polska ulga na złe długi w VAT narusza prawo unijne

Przejście na system e-faktur pozwoli Ministerstwu Finansów na uszczelnienie systemu podatku od towarów i usług. Dodatkowo władze skarbowe zyskają bieżący wgląd w dokumentację podatkową przedsiębiorców. Obecnie jest to możliwe dzięki wysyłanym raz w miesiącu plikom JPK.

Konsultacje publiczne nad projektem potrwają do 23 lutego 2021 r.