Rozważmy przypadek płatności za faktury na konkretnym przykładzie. Załóżmy, że spółka prowadzi aptekę, do której kupuje lekarstwa i inne środki medyczne od innych podmiotów w tym m.in. hurtowni farmaceutycznych będących przedsiębiorcami. Powtarzające się transakcje przekraczają kwotę 15 tys. zł. Klienci apteki w znacznej części dokonują płatności za zakupione leki gotówką. Z uwagi na prowizję związaną z wpłatą gotówki otrzymaną od klientów apteki na własny rachunek bankowy spółka chce wpłacać gotówkę bezpośrednio na rachunek bankowy podmiotu dokonującego dostawy leków, np. hurtowni, bądź to przez pracownika spółki, bądź przez podmiot, z którym zawarto umowę dotyczącą inkasa pobranej gotówki i wpłaty na rachunek bankowy dostawcy.
Przy wpłacie na rachunek bankowy dostawcy wyraźnie określone będzie od kogo pochodzi i czego dotyczy wpłata, czyli informacje za jaki towar i za którą fakturę dokonywana jest wpłata. Pojawia się więc wątpliwość czy w takim przypadku wartość z opłaconej gotówką faktury można będzie ująć w kosztach firmy. Odpowiedzi warto poszukać w dostępnych interpretacjach organów podatkowych – np. z 20 lipca 2020 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.140.2020.2.PB.
CZYTAJ TEŻ: Wycofanie auta z firmy nie zawsze spowoduje skutki w VAT
WAŻNE: Obowiązek dokonywania lub przyjmowania płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego dotyczy również przypadku, gdy strony umowy o wartości przekraczającej 15 tys. zł dokonują w ramach tej umowy częściowych płatności lub też przyjmują częściowe płatności o wartości nieprzekraczającej 15 tys. zł.
Definicja ustawowa
Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu muszą być spełnione następujące warunki:
- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
- został właściwie udokumentowany,
- nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów (katalog takich wyłączeń znajduje się w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT).
