Kartka papieru wygląda bardzo niewinnie, jest cienka, zwiewna, lekka i nie kojarzy się raczej z obciążeniem dla firmowego budżetu, zwłaszcza w mniejszych organizacjach. Takie wyobrażenie może być jednak złudne. Papier kosztuje, więc niech nie zwiedzie Was jego waga. Jego zadrukowanie, przechowywanie również jest kosztowne, a do tego zawsze jakiś ważny dokument może się gdzieś zawieruszyć. Można temu zapobiec, a przy tym zaoszczędzić i zwiększyć bezpieczeństwo danych przechowywanych w firmie.
Z pomocą przychodzą usługi Managed Print Services (MPS), czyli outsourcing druku i przetwarzania dokumentów. Takie rozwiązanie podbiło już największe polskie i światowe korporacje. Skoro dużym się opłaca do dlaczego nie mniejszym? Firmy oferujące takie rozwiązania proponują także pomoc swoich doradców i dostosowanie oferty do potrzeb przedsiębiorstw. Co to daje?
Oszczędności
Usługi MPS zapewniają stabilizację i przewidywalność kosztów w odniesieniu do wydatków ponoszonych na dzierżawę urządzeń i ich eksploatację. Zastosowanie MPS-u wiąże się zazwyczaj ze zmniejszeniem liczby urządzeń drukujących i zastąpienie ich urządzeniami wielofunkcyjnymi, które są bardziej wydajne. MPS pozwala też monitorować ilość drukowanych materiałów i wypracować w tym obszarze znaczące oszczędności. Można dokładnie oszacować ile się drukuje oraz co, które działy firmy używają tej opcji najczęściej i w najszerszym zakresie. Uzbrojeni w taką wiedzę menedżerowie mogą efektywnie zarządzać tym aspektem działalności przedsiębiorstwa. Nowoczesne urządzenia drukujące to nie tylko drukarki, ale też skanery działające w sieci połączeń z innymi urządzeniami w biurze: komputerami, tabletami czy smartfonami. Same poinformują o kończącym się tonerze, uszkodzeniach i ułatwią automatyzację procesu serwisowego oraz pozwolą na zamówienie materiałów eksploatacyjnych z odpowiednim wyprzedzeniem. Przeniesienie zadań związanych z zarządzaniem drukiem na zewnętrznego dostawcę pomaga też odciążyć dział IT, który może skupić się na innych obowiązkach.
Bezpieczeństwo i wygoda
Usługi zarządzania drukiem podnoszą też bezpieczeństwo obiegu informacji w firmie pozwalając go dokładnie kontrolować, a użytkownikowi skupić się na prowadzeniu biznesu. Warto podkreślić też, że polepszenie poziomu bezpieczeństwa nie odbywa się kosztem wygody w korzystaniu z urządzeń biurowych, a nawet ją podnosi. Bezpieczne drukowanie bezprzewodowe ze smartfonów i tabletów ułatwia integrację urządzeń, dzięki czemu zespoły mogą korzystać z dowolnych narzędzi, które mają pod ręką. Funkcje drukowania na żądanie zapewniają, że dokumenty są drukowane tylko po uwierzytelnieniu w drukarce. Nikt nieuprawniony nie weźmie więc kartki z drukarki zanim dotrze do niej osoba drukująca.
Unowocześnienie firmy
Wyzwaniem, które rozpala w ostatnich latach wyobraźnię zarządzających firmami jest transformacja cyfrowa. Może ona również oznaczać zmianę przepływów pracy, przekształcając stare procesy oparte na dokumentach papierowych w formę cyfrową, automatyzując je w celu zwiększenia wydajności i umożliwiając firmom skuteczniej wykorzystywać informacje. Często polega to na zastąpieniu formularzy papierowych wersjami cyfrowymi, które kierują dane bezpośrednio do końcowej bazy danych, lub skanują i zapisują dokumenty papierowe wewnątrz systemów zarządzania dokumentami, co ułatwia ich wyszukiwanie, udostępnianie i kontrolę. Jest to szansa na pozbycie się procesów opóźniających szukanie informacji o klientach lub uzyskiwanie dobrych, użytecznych danych, które ułatwiają, a nie utrudniają pracę.
Specjaliści IT twierdzą, że przyjmowanie cyfrowych przepływów pracy, automatyzowanie i optymalizacja współpracy, routingu i zatwierdzeń pozwala zaoszczędzić czas, zwiększyć wydajność i ograniczyć błędy.
Materiał powstał we współpracy z HP.
Autor: TSGM
