Jeżeli przedsiębiorca jest jednostką budżetową, tworzenie ZFŚS jest dla niego obligatoryjne, niezależnie od liczby zatrudnionych. Zgodnie z ustawą z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych tworzą go przedsiębiorcy, którzy zatrudniają na dzień 1 stycznia 50 osób w przeliczeniu na pełne etaty. Są oni zobowiązani do tworzenia ZFŚS. Pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 osób a więcej niż 20 muszą utworzyć fundusz, gdy o jego powstanie wystąpi zakładowa organizacja związkowa. W jakiej sytuacji przedsiębiorca (spoza strefy budżetowej) może zrezygnować z tworzenia funduszu i czy jest to w ogóle prawnie możliwe?

Przedsiębiorstwo z układem zbiorowym pracy

Przedsiębiorcy, którzy są objęci zbiorowym układem pracy, gdy chcą zrezygnować z tworzenia funduszu lub chcą obniżyć wysokość odpisów, muszą zmienić postanowienia układu zbiorowego. W tym celu należy wezwać wszystkie organizacje związkowe reprezentujące pracowników do podjęcia rokowań. Zgodnie z art.  241² § 3 Kodeksu pracy ,,Strona uprawniona do zawarcia układu nie może odmówić żądaniu drugiej strony podjęcia rokowań:

  1.  w celu zawarcia układu dla pracowników nieobjętych układem;
  2. w celu zmiany układu uzasadnionej istotną zmianą sytuacji ekonomicznej bądź finansowej pracodawców lub pogorszeniem się sytuacji materialnej pracowników;
  3. jeżeli żądanie zostało zgłoszone nie wcześniej niż 60 dni przed upływem okresu, na jaki układ został zawarty, albo po dniu wypowiedzenia układu.”

Gdy organizacje związkowe nie zajmą wspólnego stanowiska, decyzję o ZFŚS podejmuje pracodawca, rozpatrując stanowiska zaprezentowane przez poszczególne organizacje. Jeżeli układ został zawarty przez więcej niż jedną organizację związkową, to przez cały okres jego obowiązywania, wszystkie czynności, które go dotyczą podejmują organizacje związkowe, które go zawarły. Zmian można dokonać przez utworzenie protokołu dodatkowego. Należy zwrócić uwagę na okres wypowiedzenia układu, jaki został w nim podany. Zgodnie z art. art. 24112 § 1 kodeksu pracy ,,Układ wchodzi w życie w terminie w nim określonym, nie wcześniej jednak niż z dniem zarejestrowania.” Jeżeli pracodawca nie uzyska zgody organizacji związkowej lub osób reprezentujących pracowników, rezygnacja z tworzenia ZFŚS nie będzie możliwa.

Przedsiębiorstwo bez układu zbiorowego pracy

Przedsiębiorcy, którzy nie są objęci układem zbiorowym mogą wprowadzić zmiany poprzez opracowanie aneksu do regulaminu wynagrodzenia. Należy pamiętać o uzgodnieniu zmian ze związkami zawodowymi, jeśli działają w firmie. Jeśli w przedsiębiorstwie nie działają związki zawodowe, zmiany uzgadnia się z przedstawicielami załogi. Kodeks pracy nie reguluje kogo rozumie pod pojęciem ,,przedstawiciele załogi”. Pracodawca nie może sam zdecydować, kto będzie znajdował się w tej grupie, powinny być to osoby wybrane przez pracowników, które będą reprezentować ich interesy. Również w tym przypadku, bez zgody zakładowej organizacji związkowej lub osób reprezentujących pracowników, nie będzie możliwa rezygnacja z utworzenia funduszu.

CZYTAJ TEŻ: Korekta odpisu na ZFŚS do końca roku

Zgodnie z art. art. 772 § 6 Kodeksu pracy ,,Regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.” W wyroku Sądu Najwyższego z 5 grudnia 2006 r. (II PK 124/06) określono sposób interpretacji przywołanego artykułu.  Regulamin powinien zostać podany do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty w firmie. ,,Z art. 24112 § 2 K.p., odpowiednio stosowanego do regulaminu wynagradzania, wynika, że pracodawca obowiązany był zawiadomić pracowników o wejściu regulaminu w życie, dostarczyć zakładowej organizacji związkowej niezbędną liczbę jego egzemplarzy, a na żądanie pracownika udostępnić do wglądu tekst i wyjaśnić jego treść. (…) Dla obowiązywania regulaminu istotne jest, czy pracownik miał możliwość zapoznania się z jego treścią, nie zaś, czy zapoznał się z nią rzeczywiście.”

Autopromocja
FORUM ESG

Co warto wiedzieć o ESG? Jej znaczenie dla firm i gospodarki.

CZYTAJ WIĘCEJ

Dobrowolne tworzenie ZFŚS

Zgodnie z art. 3 ust. 3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych : ,,Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć Fundusz do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe, o którym mowa w ust. 4–6.”. Dobrowolnie ZFŚS mogą tworzyć pracodawcy zatrudniający pomiędzy 20 a 50 pracowników oraz ci u których, zatrudnienie jest mniejsze niż 20 osób.

CZYTAJ TEŻ: Korekta odpisu na ZFŚS do końca roku

Jeżeli w firmie zatrudnionych jest mniej niż 50 osób i nie ma wprowadzonego ani układu zbiorowego pracy ani regulaminu wynagrodzenia (gdy przedsiębiorcy nie są do tego zobowiązani), pracodawca przekazuje informację o nietworzeniu funduszu, pracownikom bez dodatkowych warunków. Rezygnacja z tworzenia  ZFŚS, następuje do 31 stycznia danego roku, w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie.

ZFŚS w okresie pandemii COVID-19

Zgodnie z zapisami ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U.2020.1842 t.j. ) wprowadzono nowe rozwiązania, z których pracodawcy mogą skorzystać w czasie trwania stanu zagrożenia epidemiologicznego lub epidemii. W przypadku gdy u pracodawcy nastąpił spadek obrotów określony w ustawie lub istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzenia, można skorzystać z  art. 15ge ustawy: ,,W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, w przypadku wystąpienia u pracodawcy (…) spadku obrotów gospodarczych, o którym mowa w art. 15g ust. 9, lub istotnego wzrostu obciążenia funduszu wynagrodzeń, o którym mowa w art. 15gb ust. 2, pracodawca może zawiesić obowiązki:

  1. tworzenia lub funkcjonowania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
  2. dokonywania odpisu podstawowego,
  3. wypłaty świadczeń urlopowych”

– o których mowa w ustawie z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1070).” Jednak należy pamiętać, że w przypadku działania w przedsiębiorstwie organizacji związkowej, wymagana jest jej zgoda na zawieszenie wspomnianych obowiązków.

Przedsiębiorcy muszą rozważyć pozytywną i negatywną stronę nietworzenia ZFŚS, biorąc pod uwagę sytuację finansową firmy. Szczególnie w obecnym okresie niepewności gospodarczej.