Diety zagraniczne, a koszty uzyskania przychodów

Pracodawca do kosztów uzyskania przychodu może w całości zaliczyć wydatki z tytułu diet, których wysokość będzie indywidualnie ustalana z pracownikiem w oparciu o zawartą umowę o pracę.

Publikacja: 27.08.2020 09:15

Diety zagraniczne, a koszty uzyskania przychodów

Foto: Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Źródło: Adobe Stock

W interpretacji indywidualnej z 8 lipca 2020 r. (sygn. 0114-KDIP2-2.4010.123.2020.1.AM) dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zadano pytanie o możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów indywidualnie określonych wysokości diet zagranicznych dla pracownika na stanowisku dyrektora ds. handlowych. Określono, że wysokość tych diet, będzie wyższa od wartości określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Wysokość diet będzie ryczałtem kwotowym, za każdą dobę podróży służbowej, niezależnie od państwa, w którym ta podróż będzie się odbywać. Pracownik nie będzie musiał przedstawiać do rozliczenia faktur, rachunków ani innych dokumentów księgowych. Ryczałt ten będzie określony w ramach umowy o pracę.

Warunki wyższej diety

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdziła, że do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wyższą wysokość diety. Jednak po spełnieniu określonych warunków.

W przepisach Kodeksu pracy w  art. 77 § 1 określono, prawo pracownika do zwrotu kosztów, związanych z wykonywaną na polecenie pracodawcy podróżą służbową: ,,pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.”

CZYTAJ TEŻ: Zapłata za towar gotówką pozbawi prawa do ujęcia wydatków w kosztach

Natomiast uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodu zdefiniowano w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. W rozumieniu przepisu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych ,,Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.”

CZYTAJ TEŻ: Nowa matryca stawek VAT – w wielu przypadkach stawka wzrosła

Wydatki te, a zatem wartość określonej diety musi być racjonalna i gospodarczo uzasadniona, a jej poniesienie ma mieć na celu zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodu. Ponadto, to na podatniku ciąży obowiązek dowodowy. Musi on być w stanie wykazać związek poniesionego wydatku z osiągniętym przychodem.

Stanowisko i charakter pracy też ważne

W przypadku opisanym w interpretacji wyższa wysokość diet uzasadniona jest charakterem stanowiska i wykonywanej pracy. Zgodnie z interpretacją dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 8 września 2010 r. (IPPB5/423-362/10-4/AM) ,,możliwość zaliczenia konkretnego wydatku do kosztów uzyskania przychodów uzależniona jest od powiązania poniesionego wydatku z działalnością podatnika, który zalicza ten wydatek do kosztów, istnienia racjonalnego (a nawet jedynie potencjalnego) związku przyczynowego między wydatkiem a uzyskanym przychodem oraz właściwego udokumentowania tego wydatku, przy czym przesłanki te muszą być spełnione łącznie.”

CZYTAJ TEŻ: Wycofanie auta z firmy nie zawsze spowoduje skutki w VAT

Koszty podróży służbowych pracownika, zaliczane do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy, muszą być bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością gospodarczą i mieć bezpośredni wpływ na osiągane przez pracodawcę dochody.

CZYTAJ TEŻ: Nowy JPK_VAT ruszy w październiku

Ponadto, muszą to być koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Często przytaczanym argumentem w interpretacjach jest również fakt, że  wydatki z tytułu diet związanych z podróżami służbowymi, nie zostały umieszczone w katalogu kosztów, które nie są kosztami uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 cytowanej ustawy.

Wyrok sądu

Tożsame stanowisko zawarte jest w wyroku WSA we Wrocławiu z 1 kwietnia 2004 r (sygn. akt I SA/Wr 2273/01 „Diety i inne należności za czas podróży służbowej wypłacone pracownikowi stanowią u pracodawcy zgodnie z art. 15 ust. 1 updop koszt uzyskania przychodu. Oczywiście warunkiem koniecznym jest istnienie związku pomiędzy przychodami firmy a odbywaną przez pracownika podróżą służbową. Kosztem uzyskania przychodu jest pełna kwota wypłaconych należności zarówno części objętej limitami, jak i w części je przekraczającymi.”

CZYTAJ TEŻ: W przyszłym roku polskie firmy skorzystają z estońskiego CIT

Pracodawca może zaliczyć wydatki z tytułu diet, których wysokość będzie indywidualnie ustalana z pracownikiem w oparciu o zawartą umowę o pracę, w całości do kosztów uzyskania przychodu. Istotne jest, żeby przy kalkulacji ryczałtu zadbać, aby był on racjonalny a jego poniesienie gospodarczo uzasadnione. Warto również do celów dowodowych, zabezpieczyć dokumenty i rozliczenia, na podstawie których wyliczono wysokość ryczałtu.

W interpretacji indywidualnej z 8 lipca 2020 r. (sygn. 0114-KDIP2-2.4010.123.2020.1.AM) dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zadano pytanie o możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów indywidualnie określonych wysokości diet zagranicznych dla pracownika na stanowisku dyrektora ds. handlowych. Określono, że wysokość tych diet, będzie wyższa od wartości określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Wysokość diet będzie ryczałtem kwotowym, za każdą dobę podróży służbowej, niezależnie od państwa, w którym ta podróż będzie się odbywać. Pracownik nie będzie musiał przedstawiać do rozliczenia faktur, rachunków ani innych dokumentów księgowych. Ryczałt ten będzie określony w ramach umowy o pracę.

Pozostało 82% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Prawo i Podatki
Certyfikat ma ułatwić firmom udział w przetargach publicznych
Materiał Promocyjny
Wykup samochodu z leasingu – co warto wiedzieć?
Prawo i Podatki
Samochody osobowe do testów mają być zwolnione z akcyzy
Prawo i Podatki
Deregulacja ma ułatwić życie firmom. Resort rozwoju ogłosił swoje pomysły
Prawo i Podatki
Rząd szykuje ułatwienia dla przedsiębiorców. Wiemy, co znajdzie się w ustawie
Materiał Promocyjny
Jak kupić oszczędnościowe obligacje skarbowe? Sposobów jest kilka
Prawo i Podatki
Nowy pomysł rządu: zatrudnisz seniora, dostaniesz dofinansowanie