W ustawie o podatku od towarów i usług z 11 marca 2004 r. w art. 106b ust. 1 określono przy dokumentacji, których czynności, podatnik zobowiązany jest wystawić fakturę.

Faktura zaliczkowa z czego się składa i kiedy się ją wystawia?

Zgodnie z ustawą fakturę wystawia się w sytuacji:

  • sprzedaży, dostawy towarów i świadczenia usług dokonywanych przez podatnika na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
  • sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju i na terytorium kraju;
  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;
  • otrzymanie przez podatnika całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności.

Ostatnia z wymienionych sytuacji dotyczy wystawienia faktury zaliczkowej.

CZYTAJ TEŻ: Wycofanie auta z firmy nie zawsze spowoduje skutki w VAT

Natomiast w art. 106f ust. 1 określono jakie dane powinna zawierać faktura dokumentująca otrzymanie zaliczki:

  • dane, o których mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1–6 ustawy, m.in. data sprzedaży i wystawienia dokumentu, numer faktury, dane sprzedawcy i nabywcy;
  • otrzymaną kwotę zapłaty;
  • obliczoną kwotę podatku;
  • dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku.

Gdy faktura zaliczkowa opiewa tylko na cześć należności, sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury końcowej, w której zawarta będzie informacja o wystawionej fakturze zaliczkowej, zapłaconej już kwocie oraz pozostałości do zapłaty.

CZYTAJ TEŻ: Alkohol jako firmowy prezent świąteczny. Co z podatkiem VAT?

Jak podano w interpretacji indywidualnej dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 28 października 2020 r. (0114-KDIP1-3.4012.476.2020.3.PRM) ,,… obowiązek wystawiania tzw. faktur końcowych istnieje w przypadkach, gdy faktura lub faktury zaliczkowe nie obejmują całej zapłaty. W przypadku gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę dokumentującą otrzymanie części zapłaty, a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, ostatnia z tych faktur powinna zawierać również numery poprzednich faktur, a więc dane wymagane dla tzw. faktur końcowych, o których mowa w art. 106f ust. 3 ustawy. A zatem w takich przypadkach ostatnia z faktur zaliczkowych pełni funkcję faktury końcowej.”

Zaliczka w kwocie 100 proc., co zrobić?

Jednak co zrobić w sytuacji gdy otrzymana zapłata pokrywa w 100 proc. wysokość zobowiązania? Ustawa nie zawiera uregulowania tej kwestii. Dlatego też, podatnicy mogą mieć wątpliwości czy wystawiając tylko fakturę zaliczkową postępują zgodnie z obowiązującym prawem, czy muszą wystawiać również fakturę końcową z adnotacja do zapłaty ,,0 zł”.

CZYTAJ TEŻ: Próbki i prezenty w świetle przepisów ustawy o podatku VAT

Jak podano w interpretacji indywidualnej dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 28 października 2020 r. (0114-KDIP1-3.4012.476.2020.3.PRM): ,,Biorąc pod uwagę przedstawiony opis sprawy oraz powołane w tym zakresie przepisy należy stwierdzić, że Wnioskodawca co do zasady nie powinien wystawić faktury końcowej w przypadku otrzymania i udokumentowania otrzymanych wcześniej zaliczek obejmujących całą zapłatę za usługę. Jednocześnie należy zaznaczyć, że obowiązujące przepisy prawa podatkowego nie zabraniają wystawiania faktur końcowych, które będą dodatkowym dowodem potwierdzającym wyświadczenie usługi i z których wynikać będzie, że należność w całości została uregulowana. Jeżeli zatem w przypadku, gdy Wnioskodawca wystawi fakturę końcową, gdy uprzednio do tej samej transakcji wystawił faktury zaliczkowe obejmujące 100 proc. należnego wynagrodzenia na poczet świadczonych usług, to w takiej fakturze końcowej powinien zostać „wyzerowany podatek”.”

CZYTAJ TEŻ: TSUE: polska ulga na złe długi w VAT narusza prawo unijne

Podobny tok rozumowania przedstawiono w interpretacji indywidualnej dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 17 września 2013 r. (V ILPP1/443-521/13-4/MK), w której wskazano, że: ,,uwzględniając obowiązujące od dnia 1 stycznia 2013 r. regulacje prawne, nie wystąpi obecnie obowiązek wystawienia faktury końcowej, w przypadku otrzymania zaliczki obejmującej całą wartość zamówienia brutto.”

CZYTAJ TEŻ: Kiedy odszkodowanie podlega VAT? Są i takie sytuacje

W interpretacji indywidualnej dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z maja 2019 r. (0111-KDIB3-1.4012.186.2019.2.KO) określono, że: ,,Biorąc pod uwagę przedstawiony opis sprawy oraz powołane w tym zakresie przepisy należy stwierdzić, że Wnioskodawca co do zasady nie powinien wystawić faktury końcowej w przypadku otrzymania i udokumentowania zaliczki obejmującej całą zapłatę za dostawę. Jednocześnie należy zaznaczyć, że obowiązujące przepisy prawa podatkowego nie zabraniają wystawiania faktur końcowych, które będą dodatkowym dowodem potwierdzającym dokonanie sprzedaży i z których wynikać będzie, że należność w całości została uregulowana. Jeżeli zatem w przypadku, gdy Wnioskodawca wystawi fakturę końcową w momencie wydania towaru, gdy uprzednio do tej samej transakcji wystawił fakturę zaliczkową (100 proc.), w takiej fakturze końcowej powinien zostać „wyzerowany podatek”. Ponadto, faktura ta powinna zawierać numer faktury (faktur) wystawionej przed dokonaniem dostawy. Tym samym stanowisko Wnioskodawcy, iż nie jest zabronione wystawianie faktur końcowych „zerowych”, jest prawidłowe.”

Zaliczka i dostawa w tym samym miesiącu

Podatnicy mogą mieć również wątpliwości, co zrobić w sytuacji, gdy w tym samym miesiącu ma miejsce wpłata zaliczki i dostawa towaru lub wykonie usługi. Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, nie określają jak postąpić w takim przypadku. Ukazało się kilka interpretacji indywidualnych, rozwiewających wątpliwości w tym temacie.

W interpretacji indywidualnej dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 15 maja 2014 r. (IPPP3/443-186/14-2/SM) określono, że: ,,W przypadku, gdy w tym samym okresie rozliczeniowym (miesiącu) Spółka otrzyma zaliczkę na poczet dostawy, jak również dokona samej dostawy towaru, nie ma obowiązku wystawienia odrębnej faktury na udokumentowanie zaliczki (termin na wystawienie faktury zaliczkowej i końcowej jest taki sam). Spółka może wystawić jedną fakturę, zawierającą elementy, o których mowa w art. 106e-106f ustawy, w której opodatkuje całość dokonanej dostawy (łącznie z kwotą otrzymanej zaliczki).”

CZYTAJ TEŻ: Symbole GTU – kiedy i jak je stosować?

Interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 14 marca 2018 r. (0114-KDIP1-3.4012.111.2018.1.ISZ) jest potwierdzeniem wcześniej cytowanej opinii: ,,Jednocześnie, stosownie do art. 19a ust. 1 i ust. 8 ustawy, w przypadku, gdy otrzymana zaliczka na poczet dostawy towarów oraz realizacja dostawy mają miejsce w tym samym miesiącu (okresie rozliczeniowym), wówczas obowiązek podatkowy (i obowiązek udokumentowania zdarzenia, o którym mowa w art. 106i i art. 106f ustawy), zarówno dla zaliczki, jak i dostawy towarów, powstają w tym samym miesiącu (okresie rozliczeniowym).

Wobec powyższego Spółka może zrezygnować z wystawienia faktury zaliczkowej i ograniczyć się do wystawiania faktury zawierającej elementy, o których mowa w art. 106e-106f ustawy, w której uwzględni całość dokonanej dostawy (łącznie z kwotą otrzymanej zaliczki lub zaliczek).

W takim przypadku właściwe jest dokumentowanie dokonania transakcji poprzez wystawienie jednego dokumentu – faktury rozliczeniowej, której treść będzie poszerzona o dane wskazane w art. 106f ustawy o VAT, tj.: kwotę zapłaty, kwotę podatku, datę i kwotę brutto otrzymanej zaliczki. Zaznaczyć przy tym należy, że wystawienie dwóch faktur tj. faktury na zaliczkę i faktury na ostateczne rozliczenie – również nie jest błędem.”

CZYTAJ TEŻ: Kościński: Zmieniamy całą administrację finansową

Zgodnie z zaprezentowanymi przepisami oraz przytoczonymi interpretacjami obowiązek wystawienia faktury ,,końcowej” występuje w momencie, gdy faktura zaliczkowa lub faktury zaliczkowe nie obejmują całej zapłaty. Reasumując, podatnik, który otrzymał zaliczkę w wysokości 100 proc. i udokumentował tę wpłatę fakturą zaliczkową nie ma obowiązku wystawienia faktury ,,końcowej”, lecz może to zrobić.