Materiał powstał we współpracy z MRiT

Ustanowienie zarządu sukcesyjnego to sposób na zachowanie ciągłości działania firmy działającej formalnie jako jednoosobowa działalność gospodarcza. Jeśli za życia przedsiębiorcy zostaje powołany zarządca sukcesyjny, zapewni to pełną płynność funkcjonowania przedsiębiorstwa w momencie śmierci tego przedsiębiorcy - mówi Waldemar Buda, minister rozwoju i technologii. Będzie on mógł od razu kontynuować prowadzenie firmy (bez konieczności załatwiania spraw u notariusza), szybko uzyskać potwierdzenie możliwości wykonywania koncesji lub zezwoleń, a umowy z pracownikami pozostaną w mocy.

Ustanowienie zarządu sukcesyjnego polega na powołaniu konkretnej osoby, która w momencie śmierci właściciela firmy przejmuje zarządzanie nią na okres do dwóch lat (w wyjątkowych przypadkach do pięciu lat). Fakt ten i nazwisko zarządcy są ujawniane w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

W tym czasie następcy prawni mogą załatwić wszystkie formalności spadkowe i podjąć decyzję, co dalej zrobić z rodzinnym biznesem: kontynuować w jakiejś formie jego prowadzenie, sprzedać czy zamknąć. Zarządcę sukcesyjnego można powołać także w okresie dwóch miesięcy po śmierci przedsiębiorcy (mogą to zrobić: małżonek przedsiębiorcy, któremu przypada udział w przedsiębiorstwie w spadku, spadkobierca, który przyjął spadek albo zapisobiorca windykacyjny, który przyjął zapis windykacyjny dotyczący przedsiębiorstwa.

Co może tymczasowy gospodarz

Zarządca sukcesyjny działa w zastępstwie zmarłego przedsiębiorcy. Przysługują mu szerokie uprawnienia m.in.:

- posługiwanie się NIP-em i firmą zmarłego przedsiębiorcy z dodatkowym oznaczeniem „w spadku”;

- zarządzanie bieżącymi sprawami przedsiębiorstwa;

- wykonywanie praw i obowiązków pracodawcy;

- zawieranie i wykonywanie umów cywilnoprawnych dotyczących działalności przedsiębiorstwa;

- wykonywanie decyzji administracyjnych związanych z przedsiębiorstwem, np. koncesji, zezwoleń;

- korzystanie z firmowego konta przedsiębiorcy;

- rozliczanie podatków na takich zasadach, jak robi to przedsiębiorca;

- uczestniczenie w postępowaniach sądowych i administracyjnych.

Zarządca może samodzielnie dokonywać wszystkich czynności tzw. zwykłego zarządu. Na czynności przekraczające zwykły zarząd potrzebna jest zgoda spadkobierców. Innymi słowy, jeżeli przedsiębiorstwo jest np. restauracją działająca w większym budynku, to zarządca może prowadzić ją tak jak dotychczas działała. Gdyby jednak chciał ją powiększyć np. poprzez dokupienie sąsiednich pomieszczeń w tym samym budynku – taka inwestycja wymagałaby zgody spadkobierców.  Wyjątkowo uprawnienia zarządcy sukcesyjnego może ograniczyć sąd opiekuńczy, jeżeli istniałaby groźba utraty majątku przez małoletniego spadkobiercę.

Relacje z klientami

W przypadku powołania zarządcy sukcesyjnego, po śmierci przedsiębiorcy, jeżeli nie ustalono inaczej, zachowują ważność umowy cywilnoprawne dotyczące firmy, które zawarł przedsiębiorca za życia. Dotyczy to np. umów dostaw towarów czy usług z kontrahentami, kredytów bankowych czy umów konsumenckich. W ten sposób jeśli np. zmarły posiadał samochód wzięty w leasing, to zarządca sukcesyjny spłaca raty leasingowe zgodnie z harmonogramem spłat przewidzianym w umowie, a firma nadal może korzystać z pojazdu znajdującego się w leasingu

Ciągłość biznesu jest też zachowana w relacjach z konsumentami. Jeśli np. zmarły przedsiębiorca prowadził sklep internetowy, to jego klienci wciąż mogą w tym sklepie nie tylko kupować, ale też odstępować od umowy – zgodnie z regułami sprzedaży na odległość. Jeśli zatem np. na dzień przed śmiercią takiego przedsiębiorcy jego klient kupił u niego odzież, a następnie w ciągu 14 dni chce zrezygnować z zakupu – bo takie ma prawo – wciąż może z tej rezygnacji skorzystać i odesłać towar na adres firmy (nawet bez świadomości śmierci właściciela). Zarządca sukcesyjny powinien w takim przypadku przyjąć rezygnację z umowy.

Zawarte wcześniej umowy nie są kontynuowane, jeśli dotyczą osobistego działania zmarłego przedsiębiorcy (np. wykonania dzieła). W takim oraz w innych przypadkach w umowach cywilnoprawnych można oczywiście inaczej uregulować kwestię wykonania umów na wypadek śmierci przedsiębiorcy. Może on np. wskazać konkretną osobę, która wykona za niego zamówione dzieło.

W wypadku powołania zarządcy sukcesyjnego dopiero po śmierci przedsiębiorcy, co do zasady, wykonanie umów jest wstrzymane do czasu aż zarządca obejmie swoją funkcję. Przez ten czas nie są naliczane odsetki ani kary umowne za niewykonanie albo nienależyte wykonanie umów. Druga strona umowy zawartej przez przedsiębiorcę nie może jednak powstrzymać się ze spełnieniem świadczenia, jeżeli osoba uprawniona do czynności zachowawczych np. małżonek przedsiębiorcy, któremu przysługuje udział w przedsiębiorstwie w spadku, zaofiaruje świadczenie wzajemne. W takim przypadku, termin spełnienia świadczenia drugiej strony umowy biegnie od dnia zaofiarowania świadczenia przez tę osobę.

Nowy szef i starzy pracownicy

Jeśli zarząd sukcesyjny został ustanowiony za życia przedsiębiorcy, to dla jego pracowników właściwie nic się nie zmienia w sprawie umów o pracę. Wciąż pracują na tych samych zasadach do końca trwania zarządu sukcesyjnego.

Jednak jeśli zarządca sukcesyjny nie został ustanowiony – sytuacja pracowników jest nieco gorsza. Ich umowy automatycznie wygasną w terminie 30 dni od śmierci zatrudniającego ich przedsiębiorcy. Okres ten będzie traktowany jak okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, za który pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie, o ile praca rzeczywiście nie była wykonywana.

Umowy nie wygasają w terminie 30 dni jeżeli przed jego upływem osoba uprawniona do czynności zachowawczych albo zarządca sukcesyjny powołany po śmierci przedsiębiorcy, uzgodni z pracownikiem, na mocy pisemnego porozumienia stron, że stosunek pracy będzie kontynuowany na dotychczasowych zasadach, odpowiednio do dnia ustanowienia zarządu sukcesyjnego albo wygaśnięcia uprawnienia do powołania zarządcy sukcesyjnego albo do dnia wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego.

Zwróćmy uwagę, że przepisy o sukcesji dają spadkobiercom więcej czasu, bo aż dwa miesiące na powołanie zarządcy. Jednak w przypadku, gdy taka firma zatrudnia pracowników, a spadkobiercy chcą, by pozostali oni w firmie (bo często bez doświadczonej kadry ani rusz), to powinni się pospieszyć z powołaniem zarządcy i ustanowić go przed upływem 30 dni od śmierci właściciela. Nawet jednak gdyby to się nie udało (np. zarządca zostałby powołany po 50 dniach), to pracownicy chcący powrócić na swoje miejsca pracy mają prawo zgłosić to zarządcy i powrócić na swoje posady na dotychczasowych warunkach.

Relacje z urzędami

W sferze podatków ustanowienie zarządcy sukcesyjnego też gwarantuje ciągłość. Firma będąca podatnikiem VAT nie zostanie wyrejestrowana i zachowuje ten sam numer NIP, może po dawnemu wystawiać faktury VAT. Jeśli nawet zarządca został ustanowiony po śmierci przedsiębiorcy – firmie zostaną przywrócony status tego samego podatnika VAT.

W sferze podatków dochodowych jest podobnie. Jeśli przedsiębiorca wybrał np. opodatkowanie ryczałtem – firma wciąż będzie tak opodatkowana do końca danego roku kalendarzowego. Zarządca sukcesyjny w imieniu przedsiębiorstwa w spadku powinien odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie. Przedsiębiorstwo w spadku jest bowiem, podobnie jak przedsiębiorca, płatnikiem podatku PIT od dokonywanych wypłat lub świadczeń na rzecz osób fizycznych, w szczególności pracowników. Podobnie jest ze składkami ZUS.

Zarządca sukcesyjny może prowadzić firmę w oparciu o wydane w stosunku do zmarłego przedsiębiorcy decyzje administracyjne, ale w terminie trzech miesięcy powinien złożyć do organu administracji publicznej, który wydał decyzję, wniosek o potwierdzenie możliwości wykonywania tej decyzji. To wyjątek od ogólnej zasady prawa administracyjnego, według której decyzja wygasa wraz ze śmiercią jej adresata.. Nie dotyczy to uprawnień związanych ściśle z osobą zmarłego przedsiębiorcy, np. do wykonywania zawodu adwokata czy taksówkarza - takie decyzje zawsze wygasną i nie ma możliwości ich wykonywania przez zarządcę sukcesyjnego.

Zarządca sukcesyjny przejmuje także uprawnienia zmarłego przedsiębiorcy w procedurach toczących się przed urzędami. Dlatego jeśli przedsiębiorca przed śmiercią powołał  zarządcę sukcesyjnego i wystąpił o decyzję o warunkach zabudowy w związku z planowaną inwestycją, ale zmarł zanim decyzja została wydana, po jego śmierci zarządca sukcesyjny staje się stroną postępowania przed wójtem, może kierować do organu podania, jemu też powinna zostać doręczona decyzja. Będzie mógł się też od niej odwoływać i skarżyć ją do sądu administracyjnego. Przystąpienie zarządcy do sprawy jest możliwe na każdym jej etapie. Zarządca sukcesyjny może też składać nowe podania i wnioski do organów administracji.

Opisane tu uprawnienia i obowiązki zarządcy sukcesyjnego to tylko część wiedzy na ten temat. Więcej informacji zamieszczono na stronie sukcesja.gov.pl. Jest tam m. in. opracowany przez Ministerstwo technologii i Rozwoju podręcznik dotyczący zarządu sukcesyjnego. W kolejnym artykule z niniejszej serii przedstawimy procedurę powołania zarządcy sukcesyjnego i inne formalności związane z jego osobą.

Materiał powstał we współpracy z MRiT