W szczególności nowe przepisy dotyczą zawiadomienia o delegowaniu i jego późniejszej zmiany (zgodnie z art. 10 ust. 1 dekretu ustawodawczego nr 136/2016), a także motywowania zawiadomienia delegowania długoterminowego (na podstawie art. 4 bis ust. 2 dekretu ustawodawczego nr 136/2016 z późniejszymi zmianami wprowadzonymi art. 1 ust. 1 lit. d) dekretu ustawodawczego nr. 122/2020).

Wejście w życie Rozporządzenia z 6 sierpnia 2021 jednocześnie uchyli Rozporządzenie włoskiego MPiPS z 10 sierpnia 2016 r.

Jakie zmiany będą obowiązywały zagranicznych pracodawców delegujących długoterminowo pracowników do Włoch?

Aby przedstawić w sposób kompletny nowe zasady zgłoszenia pracowników delegowanych, warto jest przyjrzeć się definicji delegowania oraz dotychczasowym zasadom jego zgłaszania we      Włoszech.

Oddelegowanie ma miejsce wtedy, gdy pracodawca (tzw. delegujący), we własnym interesie i pod własnym kierownictwem, tymczasowo udostępnia innemu podmiotowi (przyjmującemu) jednego lub więcej pracowników (delegowanych) do wykonywania określonej czynności zawodowej, uzgodnionych i uregulowanych umową zawartą między stronami.

Z oddelegowaniem międzynarodowym pracowników będziemy mieli do czynienia w interesującym nas przypadku, czyli kiedy przedsiębiorstwo polskie deleguje swoich pracowników do Włoch (do innego przedsiębiorstwa włoskiego lub do własnego oddziału zagranicznego mającego siedzibę na terenie Włoch). Pełną definicję oraz przepisy dotyczące delegowania międzynarodowego znajdziemy w Dyrektywie 2014/67/UE oraz we włoskim ex Dekrecie Ustawodawczym n. 136/2016.

Delegowanie międzynarodowe i obowiązek wcześniejszego zgłoszenia elektronicznego

W celu monitorowania delegowania pracowników na terytorium Włoch, włoskie Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej Dekretem n.170/2021 wprowadziło standardy dokonywania obowiązkowych zgłoszeń w ramach delegowania. Druk zgłoszenia w języku włoskim nosi nazwę  modello uni_distacco_ue.

Nowe przepisy pozostawiają bez zmian obowiązek dokonania zgłoszenia w ciągu 24 godzin od daty początku delegowania. Stroną zobowiązaną do wykonania procedury zgłoszenia jest przedsiębiorstwo wysyłające swoich pracowników w celu świadczenia usług na terenie innego kraju członkowskiego, w siedzibie innego przedsiębiorstwa lub własnej jednostki organizacyjnej poza granicami kraju, np. w zakładzie zagranicznym przedsiębiorstwa delegującego.

Czytaj więcej

Co wybrać, oddział zagraniczny czy spółkę prawa włoskiego?

W celu dokonania zgłoszenia delegowania pracowników do Włoch należy, jak dotychczas, założyć profil użytkownika na portalu cliclavoro. Profil ten jest imienny, dla osoby prywatnej. Dopiero w drugim kroku, przypisujemy do niej profil firmy delegującej. Procedura utworzenia profilu przedsiębiorstwa przewiduje oświadczenie, że osoba, do której profilu przypisujemy przedsiębiorstwo, ma prawo do dokonywania zgłoszeń w imieniu firmy. Zazwyczaj tworzony jest więc profil prezesa zarządu lub właściciela przedsiębiorstwa prowadzonego w formie jednoosobowej działalności gospodarczej a do niego tworzy się następnie profil przedsiębiorstwa.

Jakich danych będziemy potrzebowali, aby zgłosić pracowników delegowanych do Włoch?

W zgłoszeniu podajemy m.in. następujące informacje:

·         Dane firmy delegującej,

·         Dane osobowe, nazwę stanowiska oraz numery polskiej identyfikacji podatkowej pracowników delegowanych, ich datę i miejsce urodzenia oraz obywatelstwo. Dane każdego pracownika wprowadzamy oddzielnie, ale w ramach wspólnego delegowania.

·         Daty początku i końca delegowania,

·         Miejsce, gdzie świadczone będą usługi,

·         Dane przedsiębiorstwa, do którego delegujemy pracowników (są one na tyle szczegółowe, np. data i miejsce urodzenia prezesa włoskiego podmiotu czy jego osobisty numer identyfikacji podatkowej, że o ile nie uzyskamy ich od usługobiorcy, możemy je uzyskać jedynie w rejestrze przedsiębiorstw. Dokument o nazwie visura, czyli nasz odpowiednik wypisu z KRS, możemy ściągnąć online za niewielką odpłatnością ze strony  www.registroimprese.it),

·         Rodzaj świadczonych usług,

·         Dane oraz kontakt do referenta lub referentów (przepisy włoskie przewidują obowiązek wskazania referenta językowego oraz kadrowego. Powinna być to osoba posiadająca stałe miejsce zamieszkania na terytorium Włoch. Mimo, że przepisy nie wskazują na wymóg szczególnych uprawnień zawodowych referenta, warto zadbać, aby była nim osoba posiadająca odpowiednie kompetencje językowe oraz zawodowe. Może się to okazać niezbędne w przypadku ewentualnej kontroli i konieczności kontaktów z włoskimi organami administracji. Do komunikowania się z włoskimi urzędami w imieniu polskiego pracodawcy będą uprawnieni referenci).

Zgłoszenia dokonujemy z profilu użytkownika na portalu cliclavoro.

Czytaj więcej

Opodatkowanie oddziału spółki zagranicznej we Włoszech

Nowości dotyczące procedury dla delegowania długoterminowego do Włoch dotyczą zarówno zgłoszenia delegowania, jak i wszelkich późniejszych zmian, a także przekazania umotywowanego zgłoszenia w przypadku przedłużenia delegowania na długoterminowe.

·         Jeżeli delegowanie przekracza okres 12 miesięcy, wykonane już zgłoszenie jest ważne również jako powiadomienie, natomiast, jeżeli początkowo czas delegowania jest krótszy, powiadomienie należy złożyć w ciągu 5 dni po przekroczeniu 12 miesięcy.

·         Należy podać powód delegowania długoterminowego. Dla wykonanych wcześniej zgłoszeń delegowania długoterminowego i nadal trwających, powiadomienie to należy uzupełnić w ciągu 30 dni od daty wejścia w życie dekretu,

·         Nowe przepisy przewidują tzw. delegowanie łańcuchowe (ustęp 2-bis art. 1 Dekretu ustawodawczego 136/2016) dla tych przedsiębiorstw zagranicznych, które wysyłają do Włoch pracowników za pośrednictwem agencji pośrednictwa pracy.

Należy pamiętać o prawidłowym wyborze rodzaju delegowania w systemie.      

Dostępne formy są następujące:

·         Zgłoszenie poprzedzające, w języku włoskim comunicazione preventiva, w którym poinformujemy o rozpoczęciu delegowania jednego lub więcej pracowników, wskazując dla każdego z nich okres realizacji usług i miejsca pracy. W takim przypadku powinniśmy wysłać zgłoszenie w ciągu 24 godzin poprzedzających początek delegowania.

·         Anulowanie zgłoszenia, w języku włoskim annullamento. Należy je wykonać przed rozpoczęciem delegowania, jeśli konieczne jest wprowadzenie zmian jednej lub więcej „istotnych” danych. Wiadomość ta musi zatem zostać przekazana przez usługodawcę zawsze do 24 godzin przed dniem rozpoczęcia delegowania (istotną zmianą jest np. dodanie nowych pracowników w ramach wprowadzonego już do systemu delegowania).

·         Zmiana zgłoszenia, w języku włoskim variazione, jest możliwa, kiedy niektóre nieistotne dane zawarte we wcześniejszym powiadomieniu uległy zmianie. Do wysłania zgłoszenia zobowiązany jest zawsze usługodawca z zachowaniem następujących terminów:

1.       Jeżeli zmiana dotyczy daty początku delegowania lub zmiany miejsca delegowania, zmianę należy zgłosić w ciągu 24 godzin poprzedzających zmianę daty początku delegowania.

2.       Jeżeli zmiana jest inna niż początek daty delegowania, zgłoszenia należy dokonać w ciągu 24 godzin od upływu 5 dni od daty zaistnienia zmiany.

Dla wszystkich zgłoszeń istnieje możliwość późniejszej wysyłki, w języku włoskim comunicazione posticipata, ale tylko w sytuacji, kiedy nastąpi potwierdzona niedostępność systemu na portalu ministerialnym. Powiadomienia te trzeba wysłać w ciągu 24 godzin od następnego dnia po przywróceniu pełnego funkcjonowania systemu.