Czy pracodawca może zadzwonić do pracownika na prywatną komórkę lub wysłać maila na prywatny adres?

Pracodawcy z reguły nie wyposażają wszystkich pracowników w telefony służbowe. Co może zrobić pracodawca, które musi skontaktować się z pracownikiem po godzinach pracy lub w czasie jego urlopu? Czy może zadzwonić na prywatną komórkę i czy pracownik ma obowiązek ją odbierać?

Publikacja: 25.11.2020 10:57

Czy pracodawca może zadzwonić do pracownika na prywatną komórkę lub wysłać maila na prywatny adres?

Foto: Telefon od pracodawcy – nie ma przepisu prawa, który nakazywałby pracownikowi odbierać telefon od pracodawcy po godzinach pracy. Źródło: Pixabay

Zarówno prywatny numer telefonu pracownika, jak i adres jego poczty elektronicznej są danymi osobowymi, których co do zasady pracodawca nie może wykorzystywać do kontaktów służbowych z pracownikiem.

Uwaga – dane osobowe

Pracodawca najczęściej dysponuje takimi danymi osobowymi ponieważ pracownik podał je podczas rekrutacji wpisując do CV. Kodeks pracy w art. 22(1)  §1 reguluje kwestie związane z zakresem danych, których podania pracodawca może żądać na etapie rekrutacji. Wymieniono tam:

  • imię i nazwisko,
  • datę urodzenia,
  • dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,
  • wykształcenie,
  • kwalifikacje zawodowe,
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Natomiast w art. 22(1) § 3 określono, że pracodawca może wymagać od zatrudnionego pracownika podania dodatkowych danych:

  • adresu zamieszkania,
  • numeru PESEL a w przypadku jego braku rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
  • innych danych osobowych pracownika, a także danych osobowych dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
  • wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia,
  • numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
CZYTAJ TEŻ: Czy pracodawca może zabronić noszenia maseczki w biurze?

Zarówno numer telefonu jak i adres poczty elektronicznej nie zostały wymienione w cytowanych artykułach. Użyto określenia ,,dane kontaktowe wskazane przez taką osobę”, oznacza to, że to potencjalny pracownik decyduje o zakresie danych kontaktowych, które umieści w dokumentach rekrutacyjnych. Jednak współcześnie, takie dane umieszcza się w CV, przede wszystkim w celu umożliwienia szybkiego kontaktu i zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną. Pracownik wpisuje w CV formułę o możliwości przetwarzania danych osobowych na potrzeby rekrutacji. Może ją rozszerzyć o zgodę na okres ewentualnego zatrudnienia.

CZYTAJ TEŻ: Czy można nakazać noszenia przyłbicy w pracy?

Kontaktowanie się za pośrednictwem prywatnego numeru telefonu lub prywatnego adresu e-mail z pracownikiem jest niezgodne z prawem. Do tego typu kontaktów wymagana jest pisemna zgoda pracownika, określająca zasady i zakres takich kontaktów. Zgoda pracownika powinna być dobrowolna i udzielona po ówczesnym zapytaniu. Pracownik w każdym momencie może wycofać udzieloną zgodę.

Telefon od pracodawcy – odbierać czy nie?

Nie ma przepisu prawa, który nakazywałby pracownikowi odbierać telefon od pracodawcy lub ciągle monitorować pocztę elektroniczną po godzinach pracy, aby być w ciągłej dyspozycji. Wyjątkiem jest sytuacja, w której pracownik pełni dyżur tzn. gdy pracodawca wyda nam polecenie pozostawania w gotowości. Wynika to z art. 151 kodeksu pracy ,,Pracodawca może zobowiązać pracownika do pozostawania poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy wynikającej z umowy o pracę w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę (dyżur). § 2. Czasu dyżuru nie wlicza się do czasu pracy, jeżeli podczas dyżuru pracownik nie wykonywał pracy. Czas pełnienia dyżuru nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku, o którym mowa w art. 132 i 133.”

Praca zdalna a telefon od pracodawcy

Analogicznie wygląda sytuacja pracodawców, którzy skierowali pracowników na pracę zdalną. Nie wszyscy pracownicy posiadają telefony służbowe, gdyż nie zawsze istnieje taka potrzeba i nie jest to uzasadnione ze względów ekonomicznych i organizacyjnych. Pracodawca powinien uzyskać od pracownika zgodę na kontakt telefoniczny w czasie wykonywania pracy z domu. W takiej zgodzie najlepiej określić godziny kontaktu w czasie wykonywania obowiązków służbowych oraz można określić ich zakres. Pracownik musi wyrazić zgodę w sposób dobrowolny. Można uzgodnić z pracownikiem, że w czasie wykonywania pracy w domu, będzie on korzystał ze służbowej poczty elektronicznej i w taki sposób, będzie prowadzona komunikacja.

CZYTAJ TEŻ: Czy można odmówić zagranicznej podróży służbowej?

Należy pamiętać, że kontaktowanie się z pracownikiem poza określonymi godzinami pracy, może mieć miejsce tylko w wyjątkowych sytuacjach.

Kontakt telefoniczny podczas urlopu

Pracodawca może żądać od bardzo wąskiej grupy pracowników pozostawania w kontakcie telefonicznym. Są to szczególnie pracownicy strategiczni ze względu na funkcjonowanie przedsiębiorstwa np. pracownicy zajmujący wyższe stanowiska kierownicze oraz pracownicy zajmujący stanowiska wysoko specjalistyczne. W ostatnim przypadku chodzi o pracowników, których w przypadku wystąpienia awarii podczas ich nieobecności nie są w stanie zastąpić inni pracownicy, dotyczy to np. informatyków. Większe możliwości w tym przypadku daje posiadanie przez pracownika telefonu służbowego.

CZYTAJ TEŻ: Czy pracodawca może sprawdzić warunki pracy zdalnej?

W sytuacji gdy pracownik nie posiada telefonu służbowego pracodawca nie może żądać od niego podania prywatnego numeru telefonu.

Istotny wyjątek

W art. 22 § 4 określono, że pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż wymienione w kodeksie pracy, gdy jest niezbędne spełnienie obowiązków wynikających z przepisów kodeksu prawa. Przykładem takiej sytuacji, może być podanie prywatnego adresu poczty elektronicznej lub prywatnego numeru telefonu w celu zawarcia umowy o prowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych z wybraną instytucja finansową.

W komunikacie opublikowanym przez Urząd Ochrony Danych Osobowych określono, że: ,,Pracodawca ma bowiem obowiązek prawny przekazania danych osobowych m.in. w postaci adresu poczty elektronicznej i numeru telefonu od pracownika bez wyrażenia jego zgody do wybranej instytucji finansowej, o ile pracownik takie dane mu udostępni. Podstawą legalizująca ich działania jest zaś art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Należy podkreślić, że pracodawca musi przetwarzać takie dane jedynie w celu ich przekazania do wybranej instytucji finansowej.”

Biznes
Planujesz sukcesję firmy? Kiedy fundacja rodzinna jest korzystnym rozwiązaniem dla firmy rodzinnej?
Materiał Promocyjny
Gdy zapadną egipskie ciemności
Biznes
Czym nas zaskoczy program EKO-RENTIER i kto skorzysta?
Biznes
Z coraz droższego sprzątania nie można zrezygnować
Biznes
Państwo stawia ma mikro, małych i średnich przedsiębiorców (MŚP)
Biznes
Koniec samopasu lombardowego. Będą nowe obowiązki dla firm lombardowych
Biznes
Przedsiębiorstwa jedno po drugim padają ofiarą cyber-wymuszeń