Jesień jest napiętym okres w większości przedsiębiorstw, gdyż rozpoczyna się okres inwentaryzacji. Bardzo dobrym narzędziem analitycznym, które służy badaniu sytuacji majątkowej danej jednostki jest potwierdzenie salda.

Inwentaryzacja metodą potwierdzenia salda przeprowadzana jest w celu ustalenia, porównania i potwierdzenia:

·         stanu środków na rachunkach bankowych;

·         stanu należności z tytułu świadczenia usług i dostawy towarów;

·         stanu udzielonych pożyczek;

·         stanu własnych środków powierzonych kontrahentom.

To wierzyciel występuje z inicjatywą potwierdzenia salda. Jednak nie ma zakazu, żeby robił to dłużnik. Wierzyciel wysyła wypełniony dokument „potwierdzenie salda” i odczekuje aż dłużnik je potwierdzi. Jeżeli występują różnice w zapisach księgowych wierzyciela i dłużnika to trzeba je bezwzględnie wyjaśnić. W tym celu kontrahenci muszą się ze sobą skontaktować i ustalić skąd wynikają różnice w zapisach. Mogą to być różnice spowodowane brakującymi fakturami, błędnym księgowaniem, nieuregulowanymi odsetkami, różnym okresem ujęcia w księgach rachunkowych dokumentów księgowych. Potwierdzenie salda stanu środków na rachunku bankowym należy dokonać na ostatni dzień roku obrotowego. Najczęściej banki wysyłają dokument „potwierdzenie salda” do przedsiębiorców. Jednak gdy bank tego nie zrobi należy wystąpić o takie potwierdzenie. Natomiast inwentaryzację stanu należności z tytułu świadczenia usług i dostawy towarów można rozpocząć trzy miesiące przed zakończeniem roku obrotowego i należy ją skończyć do 15 dnia roku następnego.

Czytaj więcej

Możliwość dokonywania przyspieszonej amortyzacji stanowi formę ulgi inwestycyjnej i pomocy de minimi
Jednorazowa amortyzacja - kiedy jest możliwa?

Inwentaryzacji metodą potwierdzenia salda nie podlegają:

Autopromocja
Nowość!

Trzy dostępy do treści rp.pl w ramach jednej prenumeraty

ZAMÓW TERAZ

·         należności sporne i wątpliwe;

·         należności od osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej;

·         rozrachunki z tytułów publiczno-prawnych;

·         należności od kontrahentów, którzy prowadzą działalność gospodarczą, ale nie prowadzą ksiąg rachunkowych.

Elementy, które powinno zawierać potwierdzenie salda

W potwierdzeniu salda powinny znaleźć się następujące elementy:

·         dane sprzedawcy i nabywcy (nazwa firmy, adres, NIP);

·         data wystawienia;

·         dzień, na który należy potwierdzić saldo;

·         numer faktury oraz data jej wystawienia;

·         kwota faktury;

·         pieczęć i podpis wystawcy;

·         miejsce na potwierdzenie salda lub stwierdzenie jego niezgodności.

Potwierdzenie salda drogą e-mail

Możliwe jest wysłanie kontrahentom potwierdzenia salda drogą elektroniczną. Nie jest to zabronione w ustawie. Dobrze żeby takie potwierdzenie salda było opatrzone podpisem kwalifikowanym. Taką formę potwierdzenia salda kontrahenci muszą uzgodnić pomiędzy sobą.

Potwierdzenie sald zerowych – czy jest potrzebne?

Nie ma obowiązku wysyłania kontrahentom sald zerowych. Jednak nie jest to zabronione. Najczęściej salda zerowe wysyłane są w sytuacji, gdy pomiędzy podmiotami w trakcie roku wystąpiła bardzo duża liczba faktur lub kwota obrotu była znacząca.

Czy możliwe jest milczące potwierdzenie salda?

Brak odpowiedzi ze strony kontrahenta nie może być traktowany jako milcząca zgoda. Nawet jeżeli na dokumencie znajduje się zapis, że brak potwierdzenia w ciągu określonej liczby dni wierzyciel uznaje potwierdzenie salda za zgodne. Ustawa o rachunkowości nie przewiduje milczącego potwierdzenia salda. Gdy dłużnik nie odpowie na potwierdzenie salda oznacza to,  że jest ono niepotwierdzone.