Inwentaryzacja - potwierdzenie salda jedną z podstawowych metod inwentaryzacji

Ustawa o rachunkowości wymaga, aby należności zinwentaryzować metodą potwierdzenia salda. Oznacza to, że wierzyciel powinien uzyskać od kontrahentów potwierdzenie prawidłowości danych z ksiąg rachunkowych i wyjaśnić i rozliczyć ewentualne różnice.

Publikacja: 13.11.2021 08:00

To wierzyciel występuje z inicjatywą potwierdzenia salda. Jednak nie ma zakazu, żeby robił to dłużni

To wierzyciel występuje z inicjatywą potwierdzenia salda. Jednak nie ma zakazu, żeby robił to dłużnik.

Foto: Studio Harmony

Jesień jest napiętym okres w większości przedsiębiorstw, gdyż rozpoczyna się okres inwentaryzacji. Bardzo dobrym narzędziem analitycznym, które służy badaniu sytuacji majątkowej danej jednostki jest potwierdzenie salda.

Inwentaryzacja metodą potwierdzenia salda przeprowadzana jest w celu ustalenia, porównania i potwierdzenia:

·         stanu środków na rachunkach bankowych;

·         stanu należności z tytułu świadczenia usług i dostawy towarów;

·         stanu udzielonych pożyczek;

·         stanu własnych środków powierzonych kontrahentom.

To wierzyciel występuje z inicjatywą potwierdzenia salda. Jednak nie ma zakazu, żeby robił to dłużnik. Wierzyciel wysyła wypełniony dokument „potwierdzenie salda” i odczekuje aż dłużnik je potwierdzi. Jeżeli występują różnice w zapisach księgowych wierzyciela i dłużnika to trzeba je bezwzględnie wyjaśnić. W tym celu kontrahenci muszą się ze sobą skontaktować i ustalić skąd wynikają różnice w zapisach. Mogą to być różnice spowodowane brakującymi fakturami, błędnym księgowaniem, nieuregulowanymi odsetkami, różnym okresem ujęcia w księgach rachunkowych dokumentów księgowych. Potwierdzenie salda stanu środków na rachunku bankowym należy dokonać na ostatni dzień roku obrotowego. Najczęściej banki wysyłają dokument „potwierdzenie salda” do przedsiębiorców. Jednak gdy bank tego nie zrobi należy wystąpić o takie potwierdzenie. Natomiast inwentaryzację stanu należności z tytułu świadczenia usług i dostawy towarów można rozpocząć trzy miesiące przed zakończeniem roku obrotowego i należy ją skończyć do 15 dnia roku następnego.

Czytaj więcej

Jednorazowa amortyzacja - kiedy jest możliwa?

Inwentaryzacji metodą potwierdzenia salda nie podlegają:

·         należności sporne i wątpliwe;

·         należności od osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej;

·         rozrachunki z tytułów publiczno-prawnych;

·         należności od kontrahentów, którzy prowadzą działalność gospodarczą, ale nie prowadzą ksiąg rachunkowych.

Elementy, które powinno zawierać potwierdzenie salda

W potwierdzeniu salda powinny znaleźć się następujące elementy:

·         dane sprzedawcy i nabywcy (nazwa firmy, adres, NIP);

·         data wystawienia;

·         dzień, na który należy potwierdzić saldo;

·         numer faktury oraz data jej wystawienia;

·         kwota faktury;

·         pieczęć i podpis wystawcy;

·         miejsce na potwierdzenie salda lub stwierdzenie jego niezgodności.

Potwierdzenie salda drogą e-mail

Możliwe jest wysłanie kontrahentom potwierdzenia salda drogą elektroniczną. Nie jest to zabronione w ustawie. Dobrze żeby takie potwierdzenie salda było opatrzone podpisem kwalifikowanym. Taką formę potwierdzenia salda kontrahenci muszą uzgodnić pomiędzy sobą.

Potwierdzenie sald zerowych – czy jest potrzebne?

Nie ma obowiązku wysyłania kontrahentom sald zerowych. Jednak nie jest to zabronione. Najczęściej salda zerowe wysyłane są w sytuacji, gdy pomiędzy podmiotami w trakcie roku wystąpiła bardzo duża liczba faktur lub kwota obrotu była znacząca.

Czy możliwe jest milczące potwierdzenie salda?

Brak odpowiedzi ze strony kontrahenta nie może być traktowany jako milcząca zgoda. Nawet jeżeli na dokumencie znajduje się zapis, że brak potwierdzenia w ciągu określonej liczby dni wierzyciel uznaje potwierdzenie salda za zgodne. Ustawa o rachunkowości nie przewiduje milczącego potwierdzenia salda. Gdy dłużnik nie odpowie na potwierdzenie salda oznacza to,  że jest ono niepotwierdzone.

Jesień jest napiętym okres w większości przedsiębiorstw, gdyż rozpoczyna się okres inwentaryzacji. Bardzo dobrym narzędziem analitycznym, które służy badaniu sytuacji majątkowej danej jednostki jest potwierdzenie salda.

Inwentaryzacja metodą potwierdzenia salda przeprowadzana jest w celu ustalenia, porównania i potwierdzenia:

Pozostało 93% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Księgowość
Anulowanie faktury - kiedy jest możliwe i jakie warunki trzeba spełnić?
Materiał Promocyjny
Wykup samochodu z leasingu – co warto wiedzieć?
Księgowość
Prezenty firmowe o małej wartości – ewidencjonować czy nie?
Księgowość
Polskie auto na czeskich numerach rejestracyjnych? To się opłaca
Księgowość
Alkohol z integracji – czy można go wrzucić w koszty?
Księgowość
Kody GTU a usługi kompleksowe. Kiedy stosować kody?