Ani ustawa o podatku od towarów i usług ani rozporządzenia wykonawcze nie regulują sposobu anulowania wystawionych faktur. Jednak w praktyce jest to dopuszczalne, choć w ściśle określonych i wyjątkowych przypadkach. Prawo podatnika do anulowania już  wystawionych dokumentów potwierdzają wyroki sądów i interpretacje w tym zakresie. W interpretacji indywidualnej z 9 lutego 2010 r. Izby Skarbowej w Warszawie (IPPP1-443-1238/09-2/BS) podkreślono, że w celu uproszczenia obrotu w stosunku do faktur, które nie zostały jeszcze wprowadzone do obrotu prawnego, nie ma konieczności poprawienia błędu na fakturze poprzez wystawienie faktury korygującej. Wystarczy anulowanie faktury i pozostawienie jej w dokumentach podatnika wraz z wyjaśnieniem.

Anulowanie faktury pod dwoma warunkami

Fakturę możemy anulować, ale muszą być spełnione łącznie dwa, niżej wymienione warunki:

1.      nie doszło do faktycznego wykonania usługi czy dostarczenia towaru;

2.      faktury nie wprowadzono do obrotu prawnego.

Anulowanie faktury następuje poprzez przekreślenie oryginału i kopii oraz umieszczenie na nich adnotacji, która uniemożliwi ponowne jej wykorzystanie np. faktura anulowana w dniu … Dobrze aby podatnik opatrzył fakturę odpowiednią adnotacją o przyczynie i okolicznościach anulowania dokumentu. Jest to szczególnie istotne i przydatne w przypadku ewentualnych, przyszłych kontroli, gdyż po paru latach podatnik może nie pamiętać okoliczności sprawy. Nie ma potrzeby wprowadzania takiej faktury do ewidencji podatkowej i odprowadzania od niej podatku VAT. Niewprowadzenie do obrotu prawnego oznacza, że faktura w żadnej formie nie została przekazana kontrahentowi. Jednak w ostatnich latach, w interpretacjach indywidualnych (np. z 21 marca 2019 r. 0111-KDIB3-1.4012.12.2019.2.RSZ)    ,,niewprowadzenie do obrotu” nabrało szerszego znaczenia. Jako przykład niewprowadzenia do obrotu prawnego, podaje się również sytuację, gdy:

·         fakturę wysłano do kontrahenta, ale on jej nie odebrał;

·         faktura zostanie wysłana i odebrana przez kontrahenta, ale później zwrócona.

Czytaj więcej

Jednorazowa amortyzacja - kiedy jest możliwa?

Są to sytuacje,  gdy podatnik jest w posiadaniu dwóch egzemplarzy faktury: oryginału i kopii i nabywca nie uwzględnił tej faktury w swej ewidencji. Ważne jest, aby podatnik pamiętał również, że anulowanie faktur dotyczy tylko sytuacji, gdy nie doszło do zrealizowania transakcji - świadczenia usługi lub dostawy towaru. Zgodnie z interpretacją z 18 marca 2019 r. dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (0112-KDIL1-3.4012.30.2019.1.AK) faktura VAT którą wystawiono, ale nie wprowadzono do obrotu prawnego nie jest fakturą wystawioną w rozumieniu przepisów ustawy o VAT i nie stanowi podstawy do zapłaty podatku w niej wykazanego w trybie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT.

Natomiast w interpretacji indywidualnej z 29 września 2020 r. (0114-KDIP1-3.4012.394.2020.1.ISK) podkreślono, że:  nie ma możliwości dokonywania korekty faktury w sytuacji, gdy pierwotna faktura została wystawiona, ale nie weszła do obrotu prawnego, gdyż nie wywołuje wówczas żadnych skutków prawnych.”

Anulowanie faktury elektronicznej – czy jest możliwe?

Zupełnie inaczej wygląda sytuacja w przypadku faktury elektronicznej, gdy podatnik ją omyłkowo wystawi i wyśle elektronicznie. Odbiorca nie ma możliwości ,,zwrotu” takiej faktury, która została wygenerowana, wysłana i odebrana przez nabywcę. Część programów automatycznie księguje otrzymane faktury elektroniczne. Z tego powodu nie ma pewności co do niewprowadzenia faktur do programu księgowego po stronie nabywcy. Dlatego nie ma możliwości anulowania faktur elektronicznych.

Czytaj więcej

Polskie auto na czeskich numerach rejestracyjnych? To się opłaca

Potwierdza to interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 22 stycznia 2019 r. 0112-KDIL4.4012.629.2018.1.NK. Czytamy w niej, że” ,,Ponadto faktura elektroniczna, nawet z oczywistymi błędami, zostaje wprowadzona do obrotu prawnego poprzez wysłanie jej na podany przez odbiorcę adres. Wygenerowana i wysłana faktura elektroniczna zostaje automatycznie odebrana przez odbiorcę. Ponadto, utworzona i zrejestrowana faktura elektroniczna, nawet z błędnymi danymi, nie może być zwrócona przez odbiorcę (…) dla udokumentowania tego anulowania nie jest wystarczające wydrukowanie wystawionych Faktur Elektronicznych i oznaczenie ich jako anulowane oraz wysłanie do odbiorców (Klientów) informacji o anulowaniu takich faktur.”

Podatnicy podejmując decyzję o anulowaniu wystawionych faktur powinni w szczególności pamiętać, że:anulowanie faktury VAT powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Tym samym Wnioskodawca powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych.” (fragment interpretacji indywidualnej z 29 września 2020r. dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej  0114-KDIP1-3.4012.394.2020.1.ISK).