Polskie firmy są nieprzygotowane na zarządzanie w kryzysie

Większość polskich firm i instytucji nie jest dobrze przygotowana do zarządzania poważną sytuacją kryzysową taką jak np. ofiary śmiertelne podczas produkcji, podłożenie bomby, masowy wypadek w transporcie, atak hakerów czy incydent terrorystyczny.

Publikacja: 20.04.2022 00:33

Przed wdrożeniem odpowiednich procedur trzeba przeprowadzić analizę: jakimi dysponujemy zasobami do

Przed wdrożeniem odpowiednich procedur trzeba przeprowadzić analizę: jakimi dysponujemy zasobami do zarządzania sytuacją kryzysową, jakie zasoby będą potrzebne, czy nasi pracownicy są przeszkoleni na okoliczność działania w trybie kryzysowym, kto będzie wchodził w skład sztabu kryzysowego.

Foto: KenamiRyoko

A takie sytuacje nie dość, że mogą się zdarzyć to mogą też prowadzić do realnych strat finansowych czy utraty majątku. Z praktyki wynika, że ok. 60 proc. potencjalnych incydentów można przewidzieć, ponieważ już wcześniej wystąpiły w danej branży. Analiza ryzyka w aspekcie wystąpienia potrzeby zarządzania kryzysowego w związku z konkretnym incydentem daje możliwość wcześniejszego sprawdzenia, jak firma jest przygotowana do takiej sytuacji.

- Ale z tych samych doświadczeń wynika też, że brak odpowiednich procedur, scenariuszy i w końcu zarządzanie kryzysem pod presję powoduje, że zdolność do szybkiego podejmowania decyzji potrafi spadać poniżej 50 proc. To może oznaczać czasem utratę majątku, straty finansowe, obniżenie wartości firmy, utratę reputacji, ale także ofiary wśród ludzi. Jak więc należycie przygotować się na sytuację kryzysową - na to pytanie stara się odpowiedzieć Michał Lorenc, prezes firmy Celius zajmującej się zarządzaniem kryzysowym.

Pytaniem nie jest czy dojdzie do incydentu, który będzie wymagał zarządzania w trybie kryzysowym, tylko kiedy do takiego incydentu dojdzie. Mowa także o poważnych incydentach takich jak np.: czynności służb (Policja, ABW, CBA) na terenie firmy, poważny incydent BHP (ranni pracownicy lub ofiary śmiertelne), zamach na zdrowie i życie (incydent terrorystyczny), incydent pandemiczny (Covid, zagrożenie biologiczne) pożar, incydent medialny (hejt, kryzys medialny), incydent środowiskowy czy cyberatak. Takie lub podobne zdarzenia mogą skutkować utrudnieniem lub zatrzymaniem ciągłości procesu biznesowego, utratą majątku, ale także doprowadzić do ofiar w ludziach – mówi Lorenc.

Czytaj więcej

Coraz więcej wypadków w pracy. Na home office było bezpieczniej

- Większość polskich firm lub instytucji nie jest dobrze przygotowana do zarządzania poważną sytuacją kryzysową taką jak np. ofiary śmiertelne w czasie produkcji, dostarczenie informacji o podłożeniu bomby, masowy wypadek w transporcie, atak hakerów czy incydent terrorystyczny - taka sytuacja może prowadzić do realnych strat finansowych czy utraty majątku. Obecna sytuacja na Ukrainie tym bardziej skłania do przygotowania procesu zarządzania kryzysowego w każdym obszarze. Chociaż oczywiście nie wszystkie incydenty niosą takie zagrożenia jak w czasie wojny u naszego wschodniego sąsiada. Przed wdrożeniem odpowiednich procedur trzeba przeprowadzić analizę: jakimi dysponujemy zasobami do zarządzania sytuacją kryzysową, jakie zasoby będą potrzebne, czy nasi pracownicy są przeszkoleni na okoliczność działania w trybie kryzysowym, kto będzie wchodził w skład sztabu kryzysowego itd. - podkreśla szef Celiusa.

Czas na procedury

Po analizie przychodzi czas na wdrożenie odpowiednich procedur i powołanie sztabu kryzysowego, składającego się z osób, które będą w stanie objąć wszelkie zagadnienia z zakresu zarządczego, prawnego, BHP czy informatycznego. Taki sztab zawsze musi być poinformowany o incydencie w firmie czy instytucji. Sztab kryzysowy zarządza służbami technicznymi, służbami ochrony, pracownikami, zawiadamia odpowiednie służby. Jest to możliwe nawet jeśli jego członkowie znajdują się daleko od miejsca kryzysu.

- W zarządzaniu kryzysowym jest kilka elementów, które są kluczowe dla takiego procesu: zainicjowanie informacji o kryzysie przez osobę zawiadamiającą, potwierdzenie, że faktycznie mamy do czynienia z kryzysem oraz wstępna  diagnoza dotycząca definicji tego z czym mamy do czynienia. Należy też ocenić skalę kryzysu, dobrać właściwe dla rodzaju kryzysu osoby do sztabu kryzysowego oraz zmobilizować członków zespołu kryzysowego do osiągnięcia gotowości do aktywnego zarządzania i kontroli incydentu - tłumaczy Michał Lorenc.

I jak podkreśla, bardzo ważny jest szybki dostęp do instrukcji i procedur wspomagających proces decyzyjny, a także dostęp do aktualnych przepisów prawa czy ustaw. Trzeba także dokumentować czynności wykonywane w procesie zarządzania kryzysowego oraz generować aktualne raporty dotyczące przebiegu dotychczasowych działań. Bardzo ważny jest jednoczesny dostęp do istotnych informacji dla członków sztabu kryzysowego.

Szybkość informacji to klucz

Incydenty kryzysowe wymagają bardzo szybkiego przepływu informacji. Automatyzacja procesu zarządzania kryzysowego daje szansę na natychmiastowe uruchomienie sztabu kryzysowego. Zarządzanie w trybie zdalnym pozwala na dotarcie do pracowników z właściwymi poleceniami. Tu można skorzystać z rozwiązań informatycznych. Michał Lorenc poleca aplikację swojej firmy. - Zgłoszenie incydentu odbywa się poprzez naciśnięcie przycisku na komórce, laptopie czy na ekranie komputera stacjonarnego. Aplikacja bezpośrednio komunikuje pracowników z zespołem kryzysowym. Pracownik, który chce zgłosić incydent w telefonie, wybiera rodzaj incydentu z listy i jednym przyciskiem zawiadamia dyżurnego lidera zespołu. Może łatwo dołączyć zdjęcie, film, dokument, lokalizację zdarzenia, wstępnie określić poziom zagrożenia. Lider po otrzymaniu informacji jednym przyciskiem łączy się ze zgłaszającym i potwierdza zdarzenie. Uruchamia mobilizację zespołu kryzysowego dedykowanego do danego incydentu. Ta czynność trwa kilka minut. Członkowie widzą co się stało i gdzie się stało. Aplikacja zawiadamia też odpowiednie służby - opisuje.

Czytaj więcej

Polska stanie się hubem IT? Potrzebne ułatwienia dla specjalistów ze Wschodu

Członkowie sztabu podejmują działania zgodnie ze scenariuszem w aplikacji wzajemnie widząc kto kiedy i jakie czynności wykonuje, zespół korzysta z chatu, wszyscy widzą ten sam obraz kryzysu na ekranach swoich telefonów czy komputerów. Lider zatwierdza wykonanie poszczególnych czynności. Zespół ma do dyspozycji komunikator głosowy. Rozmowy wykonywane w trakcie zarządzania kryzysowego są rejestrowane. Można sprawdzać, które czynności wykonano, które są w toku oraz kontrolować lokalizację miejsca incydentu i wszystkich osób biorących udział w procesie zarządzania. Zespół może wydawać polecenia wszystkim pracownikom lub przekazywać ważne informacje. Może tworzyć dokumenty, korzystać z formatek, generować raporty z działania w trakcie lub raport końcowy. Taki raport wraz z plikami nagrań głosowych stanowi wierne odzwierciedlenie działań zespołu kryzysowego z określeniem czasu działania oraz przyporządkowania konkretnych osób do procesu zarządzania. Wdrażanie i korzystanie z aplikacji nie wymaga pomocy wyspecjalizowanych pracowników działu informatycznego jeśli np. go nie ma. Co jeszcze ważne, pozwala na dokładną analizę zakończenia incydentu.

A takie sytuacje nie dość, że mogą się zdarzyć to mogą też prowadzić do realnych strat finansowych czy utraty majątku. Z praktyki wynika, że ok. 60 proc. potencjalnych incydentów można przewidzieć, ponieważ już wcześniej wystąpiły w danej branży. Analiza ryzyka w aspekcie wystąpienia potrzeby zarządzania kryzysowego w związku z konkretnym incydentem daje możliwość wcześniejszego sprawdzenia, jak firma jest przygotowana do takiej sytuacji.

- Ale z tych samych doświadczeń wynika też, że brak odpowiednich procedur, scenariuszy i w końcu zarządzanie kryzysem pod presję powoduje, że zdolność do szybkiego podejmowania decyzji potrafi spadać poniżej 50 proc. To może oznaczać czasem utratę majątku, straty finansowe, obniżenie wartości firmy, utratę reputacji, ale także ofiary wśród ludzi. Jak więc należycie przygotować się na sytuację kryzysową - na to pytanie stara się odpowiedzieć Michał Lorenc, prezes firmy Celius zajmującej się zarządzaniem kryzysowym.

Pozostało 85% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Zarządzanie
Jak zrestrukturyzować spółkę cywilną?
Zarządzanie
Wypadek w firmie – jakie obowiązki ma pracodawca?
Zarządzanie
Co zrobić, gdy ktoś podszywa się pod twoją działalność? Trzy przykłady reakcji
Zarządzanie
Permanentny stres w pracy. Czuje go co piąty Polak
Zarządzanie
Nowe benefity pracownicze. Konsultacja z dietetykiem?
Materiał Promocyjny
CERT Orange Polska: internauci korzystają z naszej wiedzy