Prywatna skrzynka pocztowa do kontaktów z klientami

Skrzynki służbowe są najczęściej znacznie lepiej zabezpieczone niż skrzynki prywatne. Co może i powinien zrobić pracodawca w sytuacji, gdy pracownik używa jednak prywatnej poczty do kontaktów służbowych?

Publikacja: 04.11.2021 11:51

Skrzynki służbowe najczęściej są w znacznie lepszy sposób zabezpieczone niż skrzynki prywatne.

Skrzynki służbowe najczęściej są w znacznie lepszy sposób zabezpieczone niż skrzynki prywatne.

Foto: Song_about_summer

Firmowa skrzynka pocztowa zawiera wiele ważnych i niezwykle istotnych dla przedsiębiorstwa informacji: danych kontrahentów, współpracowników, informacji dotyczących finansów przedsiębiorstwa. Z reguły, nad zabezpieczeniem treści znajdujących się na służbowych skrzynkach pocztowych, czuwa dział IT lub firmowy informatyk. Skrzynki służbowe najczęściej są w znacznie lepszy sposób zabezpieczone niż skrzynki prywatne.  Co jednak powinien zrobić pracodawca w sytuacji, gdy pracownik używa prywatnej poczty do kontaktów służbowych?

Korzystanie z prywatnej skrzynki do celów służbowych nie należy do dobrych praktyk w zakresie bezpieczeństwa. To czy pracownicy mogą korzystać z prywatnej poczty do celów służbowych musi być ściśle i jednoznacznie określone i uregulowane w polityce lub regulaminach obowiązujących w firmie. W przypadku gdy pracodawca wprowadza zakaz korzystania z prywatnej poczty do celów służbowych musi on być respektowany przez pracownika. A złamanie tego zakazu może być potraktowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

Czytaj więcej

NDA – jak zabezpieczyć się przed wyciekiem poufnych danych

W sytuacji gdy pracodawca dopuszcza taką możliwość powinien zastanowić się nad ilością negatywnych skutków takiego działania np. braku możliwości zabezpieczenia danych osobowych i tajemnicy przedsiębiorstwa. Dodatkowo, istnieje ryzyko utraty danych znajdujących się na prywatnej skrzynce, ponieważ pracodawca nie ma możliwości dokonywania kopii zapasowych Po odejściu z pracy pracownika pracodawca nie może uzyskać dostępu do danych zawartych na prywatnej skrzynce pocztowej pracownika.

Transferowanie służbowych maili na prywatną skrzynkę bez wiedzy pracodawcy

Zgodnie z art. 100§ 2 pkt 5 kodeksu pracy pracownik zobowiązany jest do przestrzegania tajemnicy informacji. Naruszenie tych obowiązków może powodować, że pracownik zostanie ukarany karą porządkową określoną w kodeksie pracy, finansową karą umowną lub nawet może zostać zwolniony z pracy. Zgodnie z definicją zawartą w ustawie o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji z 16 kwietnia 1993 r. w art. 11 ust. 2 „Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.”

Prywatna skrzynka pocztowa – wyrok Sądu Najwyższego

W wyroku Sądu Najwyższego z 3 kwietnia 2019 r. (II PK 334/17) odniesiono się do sprawy w której pracownica przesyłała wiadomości ze służbowej skrzynki na prywatną. W ocenie sądu, w takiej sytuacji istnieje możliwość dostępu do tych informacji podmiotów do tego nieuprawnionych, które mogą wykorzystać je ze szkodą dla interesów majątkowych przedsiębiorcy. Takie działanie może doprowadzić do sytuacji, w której pracodawca będzie narażony na poniesienie szkody. Istotne jest również czy działanie pracownika służyło wykonywaniu jego obowiązków pracowniczych i było akceptowalną praktyką w przedsiębiorstwie czy samowolnym działaniem pracownika. W ocenie sądu transferowanie dokumentów pracodawcy z jego serwera na prywatną pocztę elektroniczną należy kwalifikować w kontekście naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych nie tylko przez pryzmat tajemnicy przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, ale także na podstawie oceny, czy zawarte w nich informacje są tego rodzaju, że ich ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, stwarzając potencjalną możliwość wykorzystana ich przez podmiot konkurencyjny”.

Czytaj więcej

Cyfryzacja firm kuleje. Wiele biznesów świadomie digitalizacji mówi „nie”

Takie działanie może grozić również zwolnieniem dyscyplinarnym. Sąd Najwyższy w wyroku z 10 maja 2018 r. (II PK 76/17) orzekł, że: ,,stworzenie przez pracownika stanu, w którym istnieje potencjalna możliwość dostępu osób trzecich do podlegających ochronie danych osobowych, stanowi zagrożenie interesów pracodawcy. Jak przyjmuje się w orzecznictwie Sądu Najwyższego, uzasadnioną przyczyną rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę w trybie art. 52 § 1 pkt 1 k.p. może być także zawinione działanie pracownika powodujące samo zagrożenie interesów pracodawcy.”

Firmowa skrzynka pocztowa zawiera wiele ważnych i niezwykle istotnych dla przedsiębiorstwa informacji: danych kontrahentów, współpracowników, informacji dotyczących finansów przedsiębiorstwa. Z reguły, nad zabezpieczeniem treści znajdujących się na służbowych skrzynkach pocztowych, czuwa dział IT lub firmowy informatyk. Skrzynki służbowe najczęściej są w znacznie lepszy sposób zabezpieczone niż skrzynki prywatne.  Co jednak powinien zrobić pracodawca w sytuacji, gdy pracownik używa prywatnej poczty do kontaktów służbowych?

Pozostało 89% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Zarządzanie
Ransomware - dwie na trzy firmy było celem cyberataku dla okupu
Materiał Promocyjny
Wykup samochodu z leasingu – co warto wiedzieć?
Marketing & Sprzedaż
Google wprowadza dwa nowe narzędzia dla polskich MŚP
Biznes
ICT – brak cyfrowych fachowców. Polska w unijnym ogonie
Zarządzanie
Dane – firmy z nich nie korzystają. Jesteśmy daleko w tyle
Materiał Promocyjny
Jak kupić oszczędnościowe obligacje skarbowe? Sposobów jest kilka
Zarządzanie
Integracja w firmie. Pracownicy łakną integracji. Nawet zdalnej