Firmowa skrzynka pocztowa zawiera wiele ważnych i niezwykle istotnych dla przedsiębiorstwa informacji: danych kontrahentów, współpracowników, informacji dotyczących finansów przedsiębiorstwa. Z reguły, nad zabezpieczeniem treści znajdujących się na służbowych skrzynkach pocztowych, czuwa dział IT lub firmowy informatyk. Skrzynki służbowe najczęściej są w znacznie lepszy sposób zabezpieczone niż skrzynki prywatne. Co jednak powinien zrobić pracodawca w sytuacji, gdy pracownik używa prywatnej poczty do kontaktów służbowych?
Korzystanie z prywatnej skrzynki do celów służbowych nie należy do dobrych praktyk w zakresie bezpieczeństwa. To czy pracownicy mogą korzystać z prywatnej poczty do celów służbowych musi być ściśle i jednoznacznie określone i uregulowane w polityce lub regulaminach obowiązujących w firmie. W przypadku gdy pracodawca wprowadza zakaz korzystania z prywatnej poczty do celów służbowych musi on być respektowany przez pracownika. A złamanie tego zakazu może być potraktowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.
Czytaj więcej
Kluczowe dla działania przedsiębiorstwa, a także jego dalszej przyszłości jest odpowiednie i skuteczne zabezpieczenie informacji. Dlatego powszechne powinno być wdrożenie pisemnych umów zabezpieczających informacje tzw. NDA.
W sytuacji gdy pracodawca dopuszcza taką możliwość powinien zastanowić się nad ilością negatywnych skutków takiego działania np. braku możliwości zabezpieczenia danych osobowych i tajemnicy przedsiębiorstwa. Dodatkowo, istnieje ryzyko utraty danych znajdujących się na prywatnej skrzynce, ponieważ pracodawca nie ma możliwości dokonywania kopii zapasowych Po odejściu z pracy pracownika pracodawca nie może uzyskać dostępu do danych zawartych na prywatnej skrzynce pocztowej pracownika.
Transferowanie służbowych maili na prywatną skrzynkę bez wiedzy pracodawcy
Zgodnie z art. 100§ 2 pkt 5 kodeksu pracy pracownik zobowiązany jest do przestrzegania tajemnicy informacji. Naruszenie tych obowiązków może powodować, że pracownik zostanie ukarany karą porządkową określoną w kodeksie pracy, finansową karą umowną lub nawet może zostać zwolniony z pracy. Zgodnie z definicją zawartą w ustawie o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji z 16 kwietnia 1993 r. w art. 11 ust. 2 „Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.”
