Najważniejsze w obu przypadkach jest poinformowanie pracowników o wprowadzonych zmianach i podejmowanych działaniach.
Poczta elektroniczna w pracy pod kontrolą
Motywację do kontroli poczty elektronicznej pracowników mogą być różne. Pracodawca może kierować się chęcią sprawdzenia, czy pracownik w czasie pracy wykonuje tylko zadania służbowe, czy może rozprasza go prywatna korespondencja w czasie pracy. Pracownicy prowadzą korespondencję służbową w imieniu pracodawcy. Reprezentują w ten sposób firmę. Motywacją pracodawcy może być chęć sprawdzenia jej treści. Zasady prowadzenia kontroli służbowej poczty pracownika uregulowano w kodeksie pracy.
CZYTAJ TEŻ: Tarcza 4.0. Kluczowe zmiany w prawie pracy – zawieszenie świadczeń socjalnych
Przepisy określają możliwość przeprowadzenia monitoringu służbowej poczty elektronicznej przez pracodawcę, gdy jego celem jest zapewnienie prawidłowej organizacji czasu pracy, właściwe i pełne wykorzystanie go oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Bardzo ważne jest, żeby pracodawca swoim działaniem nie naruszał tajemnicy korespondencji oraz dóbr osobistych pracownika.
O czym nie może zapomnieć pracodawca?
Nie należy zapominać o obowiązku poinformowania pracownika o przeprowadzaniu takiej kontroli, jej celu oraz określić zakres i sposób stosowania monitoringu poczty elektronicznej. Ponadto, informacje te należy zawrzeć w układzie zbiorowym, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu.
CZYTAJ TEŻ: Tarcza 4.0. Kluczowe zmiany w prawie pracy – ograniczenie odpraw
Urząd Ochrony Danych Osobowych określa również, że pracownik powinien zostać poinformowany o wprowadzanym monitoringu co najmniej dwa tygodnie przed jego wprowadzeniem. Nie ma określonego sposobu poinformowania pracowników o wprowadzanym monitoringu, powinno się to odbywać w sposób przyjęty w przedsiębiorstwie np. ogłoszenie na tablicy ogłoszeń, pismo skierowane do pracowników lub wiadomości e-mail. Trzeba jednak zachować formę pisemną.