Nota księgowa – kiedy można ją wystawić?

Nie każda transakcja musi być udokumentowana fakturą VAT. Przedsiębiorcy mogą wystawiać noty księgowe w formie obciążeniowej, uznaniowej lub obciążeniowo-uznaniowej, jako dokumenty rozliczeniowe jednostki. Notę księgową można wystawić w sytuacji, gdy dokumentowane nią transakcje nie podlegają przepisom podatku VAT.

Publikacja: 17.09.2020 09:31

Nota księgowa – kiedy można ją wystawić?

Foto: Wzoru noty księgowej oraz zasad jej sporządzania nie określono w żadnym przepisie prawnym. Uznaje się, że nota powinna spełniać warunki określone dla dowodów księgowych, określone w art. 21 ustawy o rachunkowości. Źródło: Adobe Stock

W jakich sytuacjach można wykorzystać notę księgową?

Notę księgową wystawia się w sytuacji, gdy dokumentowana transakcja nie podlega przepisom podatku VAT. Mogą to być transakcje dotyczące:

  • obciążenia dłużnika odsetkami od niezapłaconych zobowiązań,
  • obciążenia związane z karami umownymi,
  • udokumentowania żądania wypłaty odszkodowania od ubezpieczyciela,
  • obciążenia pracownika kosztami niedoborów, kar lub wartością wyrządzonych szkód,
  • przeniesienie na nabywcę kosztów, które nie są opodatkowane podatkiem VAT np. opłaty skarbowe, składki członkowskie.
CZYTAJ TEŻ: Płatności od osoby fizycznej nie zawsze trzeba rejestrować na kasie fiskalnej

Warto pamiętać, że nota księgowa jest dodatkowym dokumentem, który mogą wykorzystywać przedsiębiorcy, ale nie w każdej sytuacji. Nie ma możliwości zastąpienia nią faktur albo refaktur, za pomocą których zakupione towary lub usługi są przenoszone na właściwego nabywcę.

Co powinna zawierać prawidłowo wystawiona nota księgowa?

Wzoru noty oraz zasad jej sporządzania nie określono w żadnym przepisie prawnym.  Uznaje się, że nota powinna spełniać warunki określone dla dowodów księgowych, określone w art. 21 ustawy o rachunkowości. Dlatego, nota aby mogła być podstawą ewidencji, powinna spełniać następujące wymogi:

  • określenie rodzaju dowodu i numeru ewidencyjnego,
  • określenie stron (nabywcy i odbiorcy) wraz z podanymi adresatami,
  • opis operacji oraz jej wartość,
  • datę dokonania operacji oraz datę sporządzenia noty, gdy obie daty są różne,
  • podpis wystawcy noty,
  • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miejsca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych – czynności te powinna potwierdzić podpisem osoba odpowiedzialna za tę czynność.
CZYTAJ TEŻ: Firmy nie zapłacą mniejszego VAT – stawki pozostaną bez zmian

Notę należy sporządzić w dwóch egzemplarzach. Wartości w walutach obcych powinny zostać przeliczone na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej.

Czy nota księgowa to to samo co nota korygująca?

Nota korygująca i nota księgowa są to dwa zupełnie inne dokumenty, które wykorzystuje się do innych sytuacji. Notę korygującą może wystawić odbiorca faktury, gdy zauważy na niej błędy. Nie wszystkie pomyłki można poprawić przy pomocy noty korygującej.

CZYTAJ TEŻ: Rzecznik MŚP krytykuje objęcie spółek komandytowych podatkiem dochodowym

Ustawa o podatku od towarów i usług określa w artykule 106k sytuację, w których można sporządzić ten dokument. Momenty, w których można zmienić treści faktury za pomocą noty korygującej, są ściśle określone dotyczą np. miar i ilości dostarczonych towarów i wykonanych usług, cen, kwoty należności ogółem.

W jakich sytuacjach można wykorzystać notę księgową?

Notę księgową wystawia się w sytuacji, gdy dokumentowana transakcja nie podlega przepisom podatku VAT. Mogą to być transakcje dotyczące:

Pozostało 94% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Księgowość
MDR zawieszone przez pandemię, ale eksperci radzą raportować na bieżąco
Księgowość
Polskie firmy nieprzygotowane do e-faktur
Księgowość
Wydatki na wdrożenie JPK i KSeF można odliczyć w czasie
Księgowość
Przejście z ryczałtu na skalę: jak księgować koszty
Księgowość
Konsekwencje niezłożenia sprawozdania finansowego do KRS
Materiał Promocyjny
Technologia na etacie. Jak zbudować efektywny HR i skutecznie zarządzać kapitałem ludzkim?