Przepisy zostawiają dużą swobodę w tym zakresie jednostkom. Jednak ujawnione rozbieżności pomiędzy zapisami księgowymi a danymi ustalonymi w trakcie spisu z natury trzeba bezwzględnie wyjaśnić.
Zgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości, inwentaryzację składników aktywów z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 – rozpoczyna się nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a kończy się do 15 dnia następnego roku. Dlatego jednostki, dla których rok kalendarzowy pokrywa się z rokiem obrotowym, inwentaryzację większości składników majątku, powinny zakończyć do 15 stycznia 2022 r. Powstałe rozbieżności pomiędzy stanem rzeczywistym, ustalonym w wyniku przeprowadzonego spisu z natury a stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych, trzeba wyjaśnić, dowiedzieć się skąd wynikają i rozliczyć jeszcze przed zamknięciem ksiąg rachunkowych i sporządzeniem sprawozdania za dany rok obrotowy, za który inwentaryzacja była przeprowadzana. Określa to art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości „Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.” Termin rozliczenia różnic ujawnionych na podstawie inwentaryzacji określa natomiast art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości w myśl którego „zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie, o którym mowa w pkt 1, a za rok obrotowy – nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym.”
Inwentaryzacja i stwierdzone różnice – co wtedy robić?
Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Odpowiednie ujęcie różnic inwentaryzacyjnych wymaga ustalenia przyczyny ich powstania. Jednym z problemów, które mogą napotkać osoby przeprowadzające inwentaryzację jest identyfikacja składników majątku. Ma to miejsce w sytuacji, gdy przedsiębiorcy nie mają oznaczonych składników majątku, oznaczenie jest błędne lub nieczytelne. Trudno w takim przypadku, porównać wyniki spisu ze składnikami ujętymi w księgach rachunkowych. Może to powodować bałagan i trudności w wyjaśnieniu różnic inwentaryzacyjnych. Arkusze spisowe są podstawą rozliczenia inwentaryzacji. To na ich podstawie porównuje się majątek, który był spisany z tym wykazanym w ewidencji przedsiębiorstwa. Ujawnione w tym momencie różnice trzeba wyjaśnić i rozliczyć w księgach inwentaryzacyjnych roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Ujawnione różnice mogą wynikać m.in. z niedokładnie prowadzonej ewidencji środków trwałych, braku przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi działami przedsiębiorstwa (brak informacji o sprzedaży) lub zużyciu składnika majątku.
Czytaj więcej
Ustawa o rachunkowości wymaga, aby należności zinwentaryzować metodą potwierdzenia salda. Oznacza to, że wierzyciel powinien uzyskać od kontrahentów potwierdzenie prawidłowości danych z ksiąg rachunkowych i wyjaśnić i rozliczyć ewentualne różnice.
Inwentaryzacja - kwalifikacja niedoborów i nadwyżek
Gdy ujawniono niedobory lub nadwyżki w toku inwentaryzacji komisja inwentaryzacyjna jest zobowiązana je wyjaśnić. To kierownik jednostki podejmuje decyzje w sprawie rozliczenie niedoborów i nadwyżek. Niedobory i nadwyżki mogą być w różny sposób kwalifikowane, w zależności od powodów ich powstania: