Przepisy zostawiają dużą swobodę w tym zakresie jednostkom. Jednak ujawnione rozbieżności pomiędzy zapisami księgowymi a danymi ustalonymi w trakcie spisu z natury trzeba bezwzględnie wyjaśnić.

Zgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości, inwentaryzację składników aktywów z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 – rozpoczyna się nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a kończy się  do 15 dnia następnego roku. Dlatego jednostki, dla których rok kalendarzowy pokrywa się z rokiem obrotowym, inwentaryzację większości składników majątku, powinny zakończyć do 15 stycznia 2022 r. Powstałe rozbieżności pomiędzy stanem rzeczywistym, ustalonym w wyniku przeprowadzonego spisu z natury a stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych, trzeba wyjaśnić, dowiedzieć się skąd wynikają i rozliczyć jeszcze przed zamknięciem ksiąg rachunkowych i sporządzeniem sprawozdania za dany rok obrotowy, za który inwentaryzacja była przeprowadzana. Określa to art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości „Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.” Termin rozliczenia różnic ujawnionych na podstawie inwentaryzacji określa natomiast art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości w myśl którego „zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie, o którym mowa w pkt 1, a za rok obrotowy – nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym. 

Inwentaryzacja i stwierdzone różnice – co wtedy robić?

Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Odpowiednie ujęcie różnic inwentaryzacyjnych wymaga ustalenia przyczyny ich powstania. Jednym z problemów, które mogą napotkać osoby przeprowadzające inwentaryzację jest identyfikacja składników majątku. Ma to miejsce w sytuacji, gdy przedsiębiorcy nie mają oznaczonych składników majątku, oznaczenie jest błędne lub nieczytelne. Trudno w takim przypadku, porównać wyniki spisu ze składnikami ujętymi w księgach rachunkowych. Może to powodować bałagan i trudności w wyjaśnieniu różnic inwentaryzacyjnych. Arkusze spisowe są podstawą rozliczenia inwentaryzacji. To na ich podstawie porównuje się majątek, który był spisany z tym wykazanym w ewidencji przedsiębiorstwa. Ujawnione w tym momencie różnice trzeba wyjaśnić i rozliczyć w księgach inwentaryzacyjnych roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Ujawnione różnice mogą wynikać m.in. z niedokładnie prowadzonej ewidencji środków trwałych, braku przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi działami przedsiębiorstwa (brak informacji o sprzedaży) lub zużyciu składnika majątku.

Czytaj więcej

Inwentaryzacja - potwierdzenie salda jedną z podstawowych metod inwentaryzacji

Inwentaryzacja - kwalifikacja niedoborów i nadwyżek

Gdy ujawniono niedobory lub nadwyżki w toku inwentaryzacji komisja inwentaryzacyjna jest zobowiązana je wyjaśnić. To kierownik jednostki podejmuje decyzje w sprawie rozliczenie niedoborów i nadwyżek. Niedobory i nadwyżki mogą być w różny sposób kwalifikowane, w zależności od powodów ich powstania: 

·               niedobory i nadwyżki pozorne - dotyczą najczęściej błędów popełnionych w trakcie sporządzania spisu np. ujęcia danego środka trwałego podwójnie;

·               niedobory zawinione powstają najczęściej w skutek zaniedbań, bałaganu, niewłaściwej ochrony i nadzoru nad mieniem, lekceważenia obowiązków lub celowego działania. Jeżeli pracownik zgadza się z wynikiem inwentaryzacji i przyjmuje swoją winę są to niedobory bezsporne, których wartością pracodawca obciąża pracownika. Natomiast gdy pracownik nie uznaje swojej winy, wtedy mamy do czynienia z niedoborami spornymi. W takiej sytuacji pracodawca może zdecydować się na wystąpienie na drogę sądową (szczególnie, gdy wartość niedoboru jest wysoka) lub odstąpić od dochodzenia roszczenia, względem pracownika np. gdy dotyczy to małej kwoty lub może wystąpić trudność z udowodnieniem winy pracownika. W takiej sytuacji warto zastanowić się nad procedurami jakie obowiązują w przedsiębiorstwie i usprawnić ich działanie.

·               gdy komisja inwentaryzacyjna nie jest w stanie wyjaśnić przyczyny powstania różnicy uznaje się ją za niezawinioną;

·               mieszczące się w granicach norm i limitów - są to niedobory usprawiedliwione, powstałe z przyczyn niezależnych od osób odpowiedzialnych. Dotyczy to składników majątkowych podlegających np. działaniu czynników biologicznych lub klimatycznych, warunkami magazynowania lub transportu.  

Protokół z inwentaryzacji

Komisja musi dołożyć wszelkich starań, aby jej działania dokonane w celu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych były rzetelne i nie budziły wątpliwości. Dokumentem stanowiącym podstawę ewidencji księgowej różnic inwentaryzacyjnych jest ,,protokół z rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych”. W protokole tym, oprócz zauważonych różnic powinno znaleźć się również, wyjaśnienie ich powstania oraz proponowany sposób ich rozliczenia. Kolejnym krokiem jest zaktualizowanie stanu majątku w ewidencji księgowej. Stan wynikający z ksiąg rachunkowych musi być zgodny ze stanem faktycznym na dzień przeprowadzenia inwentaryzacji.