Teraz korzystanie z systemu jest dobrowolne. Od 2023 r. będzie jednak obowiązkowe. Nowy standard fakturowania stawia przed firmami wiele wyzwań, głównie technologicznych, którym sprostanie może okazać się bardzo opłacalne. Jak wynika z danych WEBCON (producenta oprogramowania low-code i dostawcy systemów obiegów dokumentów), przejście na elektroniczne fakturowanie w firmie, w której przez dział księgowości przechodzi średnio 100 faktur dziennie, oznacza oszczędność nawet 2 tysięcy godzin rocznie, czyli jednego etatu.
Polska stawia na e-faktury
1 stycznia 2022 roku Polska dołączyła do grona zaledwie kilku krajów europejskich, w których stosuje się tzw. faktury ustrukturyzowane. Na razie dobrowolnie. Jednak zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, w przyszłym roku (prawdopodobnie w II kwartale) korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich polskich przedsiębiorców.
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów, która służy do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF pociągnie za sobą kluczową zmianę – od tego momentu każdy przedsiębiorca działający na terenie Polski będzie musiał korzystać z nowego rodzaju dokumentów, tzw. faktur ustrukturyzowanych (e-Faktur). e-Faktura zgodnie z definicją zawartą w znowelizowanej ustawie o VAT, jest fakturą wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, posiadającą numer identyfikujący ją w systemie.
Jakie są zalety e-faktur?
Cyfryzacja faktur ma oczywiście zalety. To przede wszystkim oszczędność czasu i pieniędzy. Wystawianie i przesyłanie elektronicznych faktur w standardzie KSeF daje pewność, że trafią one do odbiorcy – i to szybciej niż dotychczas, co pozytywnie wpłynie na dynamikę obrotu między przedsiębiorcami oraz na rozliczenia. Wprowadzenie jednego wzoru oznacza z kolei, że możliwa staje się pełna automatyzacja procesu rejestracji faktur w systemach informatycznych odbiorcy. W praktyce, dzięki KSeF wprowadzenie kompletnego rozwiązania elektronicznego obiegu faktur do firmy będzie prostsze, a to przełoży się na kolejne korzyści.
Czytaj więcej
Aż niemal 30 petabajtów danych – tyle w ciągu dekady zbierze Krajowy System e-Faktur (KSeF). Rozwiązanie, które od początku br. funkcjonuje nad Wisłą, ma obsługiwać do nawet ponad 2 mld faktur miesięcznie.