Jak przygotować się do elektronicznego fakturowania?

W 2023 r. polskich przedsiębiorców czeka rewolucja związana z przejściem na powszechne fakturowanie elektroniczne. Ministerstwo Finansów prowadzi pilotaż Krajowego Systemu e-Faktur od początku br.

Publikacja: 11.05.2022 10:27

Krajowy System e-Faktur został zaprojektowany tak, aby obsłużyć wszystkie możliwe przypadki. To przy

Krajowy System e-Faktur został zaprojektowany tak, aby obsłużyć wszystkie możliwe przypadki. To przyszłościowe podejście ma jednak jedną wadę – formularz przygotowany na każdą ewentualność zawiera aż kilkaset pól.

Foto: Andrey Popov

Teraz korzystanie z systemu jest dobrowolne. Od 2023 r. będzie jednak obowiązkowe. Nowy standard fakturowania stawia przed firmami wiele wyzwań, głównie technologicznych, którym sprostanie może okazać się bardzo opłacalne. Jak wynika z danych WEBCON (producenta oprogramowania low-code i dostawcy systemów obiegów dokumentów), przejście na elektroniczne fakturowanie w firmie, w której przez dział księgowości przechodzi średnio 100 faktur dziennie, oznacza oszczędność nawet 2 tysięcy godzin rocznie, czyli jednego etatu.

Polska stawia na e-faktury

1 stycznia 2022 roku Polska dołączyła do grona zaledwie kilku krajów europejskich, w których stosuje się tzw. faktury ustrukturyzowane. Na razie dobrowolnie. Jednak zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, w przyszłym roku (prawdopodobnie w II kwartale) korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich polskich przedsiębiorców.

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów, która służy do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF pociągnie za sobą kluczową zmianę – od tego momentu każdy przedsiębiorca działający na terenie Polski będzie musiał korzystać z nowego rodzaju dokumentów, tzw. faktur ustrukturyzowanych (e-Faktur). e-Faktura zgodnie z definicją zawartą w znowelizowanej ustawie o VAT, jest fakturą wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, posiadającą numer identyfikujący ją w systemie.

Jakie są zalety e-faktur?

Cyfryzacja faktur ma oczywiście zalety. To przede wszystkim oszczędność czasu i pieniędzy. Wystawianie i przesyłanie elektronicznych faktur w standardzie KSeF daje pewność, że trafią one do odbiorcy – i to szybciej niż dotychczas, co pozytywnie wpłynie na dynamikę obrotu między przedsiębiorcami oraz na rozliczenia. Wprowadzenie jednego wzoru oznacza z kolei, że możliwa staje się pełna automatyzacja procesu rejestracji faktur w systemach informatycznych odbiorcy. W praktyce, dzięki KSeF wprowadzenie kompletnego rozwiązania elektronicznego obiegu faktur do firmy będzie prostsze, a to przełoży się na kolejne korzyści.

Czytaj więcej

E-faktury będą za rok obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców

Po drugie, są to korzyści z tytułu VAT. Przedsiębiorcy korzystający z Krajowego Systemu e-Faktur zyskają możliwość szybszego zwrotu podatku VAT. Użytkownik systemu, spełniając określone przez Ministerstwo Finansów warunki, może otrzymać zwrot o 1/3 szybciej niż dotychczas – w ciągu 40, a nie 60 dni.

Po trzecie wreszcie, koniec z archiwizacją faktur. Każda faktura ustrukturyzowana będzie automatycznie archiwizowana w systemie i przechowywana w nim przez 10 lat. Dzięki temu wyeliminowane zostaną duplikaty, dokumenty nigdy nie ulegną zniszczeniu ani zgubieniu, co w przypadku faktur tradycyjnych, czasami się zdarza. Powinno to również doprowadzić do zniesienia obowiązku archiwizacji faktur przesyłanych w ramach KSeF przez samego przedsiębiorcę – a to oznacza kolejne oszczędności.

Rozbudowany formularz

Na co trzeba uważać? Po pierwsze, na skomplikowaną strukturę formularza. Krajowy System e-Faktur został zaprojektowany tak, aby obsłużyć wszystkie możliwe przypadki. To przyszłościowe podejście ma jednak jedną wadę – formularz przygotowany na każdą ewentualność zawiera aż kilkaset pól. W związku z tak rozbudowaną strukturą jego poprawne wypełnienie może początkowo zabrać dużo więcej czasu niż wystawienie tradycyjnej faktury.

Wiąże się to z koniecznością edukacji pracowników. KSeF w przyszłości ma maksymalnie uprościć proces fakturowania. Jednak jak każda zmiana prawno-podatkowa i ta wiąże się z nowymi informacjami, procesami, konsekwencjami. Niezbędne zatem jest odpowiednie przeszkolenie wszystkich zaangażowanych pracowników w zakresie nowego sposobu fakturowania i narzędzi służących w firmie do tego procesu. I trzeba na to wygospodarować czas i środki, planując na dodatek szkolenia odpowiednio wcześniej, przed wprowadzeniem obowiązku elektronicznego fakturowania.

Czytaj więcej

Faktura ze stawką ,,zw” w rejestrze zakupów VAT

No i oczywiście kolejne przedsięwzięcie, wymagające czasu, odpowiednio wczesnych terminów i uwzględnienia w kosztach to dostosowanie istniejących systemów informatycznych do KSeF. Te firmy, które korzystają z systemów do wystawiania faktur (np. systemów ERP) lub też rejestrowania i akceptacji faktur przychodzących (elektronicznych obiegów), będą musiały dostosować swoje systemy do pracy z Krajowym Systemem e-Faktur lub zaplanować i przeprowadzić proces migracji istniejących rozwiązań do nowszych wersji wspierających KSeF.

– KSeF jest tak naprawdę kolejnym źródłem, z którego faktury będą przychodzić do firmy lub będą musiały być tam wystawiane. Jeżeli firma korzysta z elastycznego systemu informatycznego, obsługa e-Faktur nie powinna stanowić wyzwania technologicznego. Obecnie, piłka leży po stronie Ministerstwa Finansów, aby dobrze przygotować Krajowy System e-Faktur i budować jego świadomość wśród polskich przedsiębiorców – mówi Łukasz Wróbel, wiceprezes WEBCON.

Księgowość
MDR zawieszone przez pandemię, ale eksperci radzą raportować na bieżąco
Materiał Promocyjny
Tajniki oszczędnościowych obligacji skarbowych. Możliwości na różne potrzeby
Księgowość
Polskie firmy nieprzygotowane do e-faktur
Księgowość
Wydatki na wdrożenie JPK i KSeF można odliczyć w czasie
Księgowość
Przejście z ryczałtu na skalę: jak księgować koszty
Materiał Promocyjny
Naukowa Fundacja Polpharmy ogłasza start XXIII edycji Konkursu o Grant Fundacji
Księgowość
Konsekwencje niezłożenia sprawozdania finansowego do KRS