W jaki sposób korygować takie dokumenty, czy jest możliwa korekta paragonu fiskalnego i jak to technicznie zrobić?

Czym jest faktura uproszczona?

Państwa członkowskie Unii Europejskiej zostały zobowiązane na mocy przepisów dyrektywy 2006/112/WE do wprowadzenia rozwiązań prawnych, które umożliwią podatnikom wystawianie i otrzymywanie faktur uproszczonych. Faktura uproszczona jest dokumentem, który może nie zawierać wszystkich danych, które powinna zawierać ,,standardowa faktura”. W Polsce przepisy dotyczące zasad wystawiania faktury uproszczonej weszły w życie 1 stycznia 2013 r. Wartość faktury uproszczonej nie może przekroczyć kwoty 450 zł (100 euro) a także, faktura musi zawierać dane, które pozwolą określić kwotę podatku dla poszczególnych stawek podatku. Taka faktura nie musi zawierać danych wymienionych w art. 106e ust. 1 pkt 3,8,9,11-14 ustawy o VAT. Są to m.in.:

  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku;
  • stawki podatku.
CZYTAJ TEŻ: Jest paragon z NIP, jest faktura. Tak wskazuje resort finansów

Faktur uproszczonych nie wystawia się w przypadku:

  • sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju i sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju;
  • gdy nie ma podanego numeru NIP nabywcy;
  • przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów oraz wewnątrzwspólnotowym świadczeniu usług.

Od 1 stycznia 2020 r. sprzedawca może wystawić fakturę do paragonu wyłącznie w sytuacji gdy na paragonie znajduje się NIP nabywcy (gdy nabywcą jest firma). Paragon fiskalny do kwoty 450 zł brutto (100 euro) z numerem NIP nabywcy, jest fakturą uproszczoną. Faktura uproszczona traktowana jest jak ,,standardowa faktura”. Na jej podstawie podatnik może zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodu oraz skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego.

W przypadku gdy paragon fiskalny opiewa na kwotę nieprzekraczającą kwoty 450 zł brutto (100 euro) oraz zawiera NIP nabywcy – stanowi fakturę uproszczoną, nie wystawia się z tego tytułu dla nabywcy kolejnej faktury. Jednej sprzedaży nie można udokumentować dwoma fakturami. Podatnik w przypadku wystawienia dwóch dokumentów do jednej sprzedaży, zgodnie z art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, zobowiązany jest do zapłaty wykazanych na nich podatków: ,,W przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.”

Faktura uproszczona – jak ją korygować?

Błędy na fakturach można korygować albo poprzez wystawienie noty korygującej albo poprzez fakturę korygującą. Tę pierwszą może wystawić tylko nabywca. Natomiast fakturę korygującą wystawia tylko sprzedawca towarów lub usług. Różnica występuje nie tylko w nazwie oraz stronie wystawiającej dokument korygujący, ale również w zakresie danych, które te dokumenty poprawiają. Zgodnie z objaśnianiami podatkowymi ministra finansów w sprawie paragonów fiskalnych uznawanych za faktury uproszczone z 16 października 2020 r. do faktur uproszczonych mają zastosowanie przepisy dotyczące wystawiania korekt z art. 106 j ustawy o VAT. Fakturę korygującą wystawia się w celu doprowadzenia faktury pierwotnej do stanu odpowiadającego rzeczywistości. Podatnik wystawia fakturę korygującą, gdy po wystawieniu faktury:

  • udzielono obniżki ceny w formie rabatu;
  • udzielono opustów i obniżek cen;
  • dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań;
  • dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty;
  • podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Natomiast nabywca towaru lub usługi może wystawić notę korygującą do faktury uproszczonej, gdy ta zawiera pomyłki z wyjątkiem danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15 ustawy o VAT. Są to m.in. dane dotyczące (kwoty należności ogółem, kwoty rabatów i opustów). Wystawienie noty korygującej wymaga akceptacji zarówno nabywcy, jak i odbiorcy. ,,Noty korygujące wystawia odbiorca faktury. Ten rodzaj dokumentu koryguje błędy, które nie mają żadnego wpływu na jakąkolwiek kwotę wykazaną w fakturze. Dotyczy to przypadków, kiedy stwierdzone w fakturach pomyłki nie skutkują brakiem możliwości odliczenia podatku naliczonego w nich wykazanego nawet wtedy, gdy nabywca nie poprawi takiego błędu stosując notę korygującą.” (interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 18 lutego 2021r.: 114-KDIP1-3.4012.699.2020.1.JG)

Korekta paragonu fiskalnego będącego fakturą uproszczoną

Paragon fiskalny jest w Polsce najpopularniejszą formą faktury uproszczonej. Zasady korygowania paragonów fiskalnych, które są również fakturami uproszczonymi opisano w objaśnianiach podatkowych ministra finansów w sprawie paragonów fiskalnych uznawanych za faktury uproszczone z 16 października 2020 r. We wspomnianych objaśnieniach podatkowych określono, że: ,,Faktury korygujące do paragonów fiskalnych uznanych za faktury uproszczone wystawiane są poza systemem ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. W celu wypełnienie obowiązku podawania danych zawartych w fakturze, której dotyczy faktura korygująca w zakresie kolejnego numeru nadanego w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę należy wprowadzić na fakturze korygującej numer paragonu fiskalnego oraz numer unikatowy kasy rejestrującej, z której ten paragon został wystawiony.”

CZYTAJ TEŻ: Faktura do paragonu na nowych zasadach

Niezamierzony błąd w numerze NIP uznaje się za oczywistą omyłkę. Tym rodzajem błędów są np. brak jednej cyfry, przestawienie cyfr bądź pomyłkę w jednej cyfrze. W takich przypadkach możliwe jest wystawienie noty korygującej przez odbiorcę faktury uproszczonej lub faktury korygującej przez sprzedawcę. Oczywistą omyłką nie jest uzupełnienie brakującego numeru NIP na paragonie fiskalnym lub zmiana widniejącego numeru NIP na inny. Nie ma możliwości dokonania korekty do paragonu niezawierającego numeru NIP nabywcy ponieważ takiego dokumentu nie uznaje się za fakturę uproszczoną.

Do sprawy odniesiono się również w interpretacji indywidualnej dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej  z 1 października 2020r. (0114-KDIP1-3.4012.493.2020.1.PRM), w której podatnik miał wątpliwości czy faktura korygująca wystawiona do paragonu fiskalnego (z NIP nabywcy i na kwotę nieprzekraczającą 450 zł) może zachować charakter faktury uproszczonej. ,,Faktura korygująca wystawiana przez Spółkę do Paragonu 450 może zachować charakter faktury uproszczonej. Spółka może nie podawać danych nabywcy towarów lub usług innych niż jego numer NIP.” Jednocześnie w interpretacji podkreślono, że nic nie stoi na przeszkodzie, żeby faktura korygująca zawierała dane szersze, które można pominąć podczas wystawiania faktury uproszczonej, dla przykładu dane dotyczące nabywcy.