Krajowy System e-Faktur – założenia i potencjalne korzyści

Dotychczas tylko 3 kraje Unii Europejskiej wprowadziły do swojego systemu podatkowego faktury ustrukturyzowane. W 2017 r. rozwiązanie wdrożono we Włoszech, a rok później w Hiszpanii i w Portugalii. W 2022 r. Polska dołączyła do tego grona.

Publikacja: 08.02.2022 09:15

Zgodnie z uzasadnieniem do projektu ustawy wdrażającej KSeF, celem wdrożenia Krajowego Systemu e-Fak

Zgodnie z uzasadnieniem do projektu ustawy wdrażającej KSeF, celem wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur są m.in. uszczelnienie systemu podatkowego oraz ograniczenie nieprawidłowości w rozliczaniu podatku VAT

Foto: ronstik

Sejm przegłosował projekt ustawy wdrażającej Krajowy system e-Faktur (dalej: KSeF) w Polsce. Zgodnie z przepisami nowelizacji nowe regulacje weszły w życie 1 stycznia 2022 r.

Jak wielokrotnie podkreślało Ministerstwo Finansów, w pierwszej fazie wdrażania KSeF, tj. od 1 stycznia 2022 r., korzystanie z KSeF jest dobrowolne. Faktura ustrukturyzowana będzie funkcjonowała jako jedna z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży, obok faktur papierowych i faktur elektronicznych. Po uzyskaniu decyzji derogacyjnej Komisji Europejskiej, Ministerstwo Finansów planuje, aby w 2023 r. korzystanie z KSeF stało się obligatoryjne.

Zgodnie z uzasadnieniem do projektu ustawy wdrażającej KSeF, celem wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur jest uszczelnienie systemu podatkowego, ograniczenie nieprawidłowości w rozliczaniu podatku VAT oraz poprawa warunków prowadzenia działalności gospodarczej przez podatników poprzez łatwiejszy i szybszy dostęp do dokumentów. Jednocześnie rozwiązanie to ma przeciwdziałać praktykom nieuczciwych podatników.

Wprowadzenie KSeF ma przyczynić się do wzmocnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku od towarów i usług oraz uproszczenia procesu kontroli rozliczeń u przedsiębiorców. Rozwiązania przewidziane nowelizacją mają pozwolić także na zwiększenie dochodów budżetu państwa z uwagi na zwiększenie poboru podatku VAT na każdym etapie obrotu towarami i usługami.

Czytaj więcej

Krajowy System e-faktur ruszy już od 1 stycznia 2022 r.

Na ocenę tych zapowiedzi z pewnością trzeba będzie poczekać do momentu, w którym stosowanie faktur ustrukturyzowanych stanie się obligatoryjne. Trudno spodziewać się, by począwszy od nowego roku podatnicy masowo rozpoczęli korzystanie z KSeF. Tym bardziej, że ilość zmian podatkowych jest ogromna. Do stosowania dobrowolnego rozwiązania mogą ich jednak przekonać:

·       perspektywa wprowadzenia obowiązku stosowania faktur ustrukturyzowanych (nadchodzący rok może okazać się świetnym poligonem doświadczalnym),

·       zaproponowane przez MF korzyści ze stosowania faktur ustrukturyzowanych.

Działanie KSeF

KSeF to system teleinformatyczny, za pomocą którego będzie można wystawiać oraz otrzymywać faktury ustrukturyzowane. System będzie również służył do ich przechowywania, oznaczania numerem identyfikującym (który będzie przydzielany przez system) oraz weryfikowania zgodności faktury ze wzorem. Ponadto, system będzie służyć do analizy oraz kontroli danych wynikających z faktur ustrukturyzowanych oraz wysyłania komunikatów dotyczących wystawienia, odrzucenia albo braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej. System będzie prowadzony przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej, który jednocześnie będzie administratorem danych w nim zawartych.

Z KSeF będą mogli korzystać w szczególności przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT oraz przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT.

Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, system faktur ustrukturyzowanych w rozumieniu ustawy z 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym i system faktur ustrukturyzowanych wystawianych w ramach KSeF będą systemami funkcjonującymi odrębnie.

Faktura ustrukturyzowana

Nowelizacja wprowadza do ustawy o VAT nową definicję – faktury ustrukturyzowanej. Będzie nią faktura wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Faktura ustrukturyzowana stanie się nową formą dokumentowania transakcji sprzedaży, obok faktury papierowej i elektronicznej. Będzie ona dokumentem trafiającym do KSeF w ustrukturyzowanej formie (zgodnej ze strukturą logiczną FA_VAT) w formacie XML. Taka faktura, oprócz podstawowych wymagań w zakresie elementów faktury z art. 106e ustawy o VAT, ma zawierać informacje m. in. o oznaczeniach GTU czy procedurach szczególnych w VAT.

Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych wymagało będzie akceptacji odbiorcy. Wyrażenie zgody powinno odbywać się na takich samych zasadach, jakie obowiązują dla faktur elektronicznych. KSeF nie będzie obsługiwał procesu akceptacji odbiorcy na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych. Jeżeli odbiorca nie wyrazi zgody na jej otrzymywanie, wystawca zachowa prawo do wystawienia faktury ustrukturyzowanej w systemie, a wystawioną w ten sposób fakturę będzie mógł przekazać odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób, np. e-mailem (taki dokument zachowa walor faktury ustrukturyzowanej, o ile będzie spełniał warunki ustawowe).

Czytaj więcej

Kasa fiskalna - ewidencja oczywistych pomyłek

Numer identyfikujący fakturę będzie miał charakter systemowy i nie należy go utożsamiać ze stanowiącym element faktury numerem, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT. W dniu przydzielenia fakturze ustrukturyzowanej przez system numeru identyfikującego tę fakturę, będzie ona uznawana za wystawioną i jednocześnie za otrzymaną (z wyjątkiem sytuacji, w których odbiorca nie wyraził akceptacji na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych w KSeF - w takich przypadkach stosować się będzie zasady obecnie obowiązujące). Faktura ustrukturyzowana będzie mogła być korygowana jedynie w postaci faktury wystawionej za pośrednictwem KSeF.

Uprawnienia do działania w KSeF

Do działania w ramach KSeF będą uprawnieni w szczególności podatnicy oraz podmioty przez nich wskazane, o ile zostaną uwierzytelnieni w odpowiedni sposób. Zakresy potencjalnych uprawnień będą następujące:

1) do wystawiania i dostępu do faktur ustrukturyzowanych,

2) do wystawiania faktur ustrukturyzowanych,

3) do dostępu do faktur ustrukturyzowanych.

Nadawanie, zmiana lub odebranie uprawnień będzie następowało:

1) za pomocą oprogramowania interfejsowego dostępnego na stronie Ministerstwa Finansów,

2) przez portal podatkowy,

3) na podstawie złożonego przez podatnika zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Każdy ze sposobów będzie szczegółowo uregulowany w rozporządzeniu w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Korzyści ze stosowania faktur ustrukturyzowanych

Ministerstwo przewidziało szereg korzyści związanych ze stosowaniem faktur ustrukturyzowanych. Należą do nich:

Brak obowiązków związanych z JPK

Faktur wystawionych w KSeF nie trzeba będzie przedstawiać na żądanie organów podatkowych w ramach pliku JPK dla faktur (JPK_FA).

Skrócenie czasu oczekiwania na zwrot VAT

Skrócony okres zwrotu VAT – 40 dni, będzie znajdował zastosowanie po spełnieniu szeregu warunków:

1.       wystawianie wyłącznie faktur ustrukturyzowanych w zakresie dokumentowania odpowiednich transakcji (z wyłączeniem m.in. faktur uproszczonych),

2.       kwota podatku naliczonego lub jego nadwyżka nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych nie przekroczą 3000 zł,

3.       podatnik przez kolejne 12 miesięcy, poprzedzające okres, którego dotyczy wniosek:

·       był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny,

·       składał za każdy okres deklaracje VAT,

·       posiadał rachunek bankowy wykazany na Białej Liście.

Możliwość pomniejszenia podstawy opodatkowania VAT w okresie rozliczeniowym, w którym wystawiona zostanie faktura korygująca

Do faktur korygujących in minus wystawionych w KSeF nie znajdą zastosowania przepisy wprowadzone przez Slim VAT w zakresie dokumentowania korekty (art. 29a ust. 13 ustawy o VAT). W rezultacie, sprzedawca i nabywca będą mogli pomniejszyć podstawę opodatkowania VAT w okresie rozliczeniowym, w którym wystawiona zostanie faktura ustrukturyzowana korygująca, bez konieczności gromadzenia odpowiedniej dokumentacji (KSeF będzie bowiem sam weryfikować moment odebrania faktury korygującej przez nabywcę, dzięki czemu zapewni, że sprzedawca i nabywca rozliczą fakturę korygującą zmniejszającą w tym samym momencie).

Brak konieczności wydawania duplikatów faktury ustrukturyzowanej

Faktura ustrukturyzowana trafiając do KSeF nie powinna ulec zniszczeniu czy zaginięciu.

KSeF - jak to będzie działać w praktyce?

·       faktura ustrukturyzowana będzie dokumentem wystawianym przez podatnika lub upoważnioną osobę (pracownika czy biuro rachunkowe) przy użyciu KSeF,

·       fakturę ustrukturyzowaną będzie można wystawić z użyciem narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów lub programów komercyjnych,

·       faktury ustrukturyzowane będą wystawiane przy wykorzystaniu wzoru (struktury logicznej) udostępnionego przez Ministra Finansów,

·       w 2022 r. korzystanie z KSeF będzie dobrowolne. Rok później Ministerstwo Finansów planuje, by rozwiązanie było obligatoryjne,

·       otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF wymagać będzie akceptacji odbiorcy,

·       Ministerstwo przewidziało szereg korzyści związanych ze stosowaniem faktur ustrukturyzowanych (ułatwienia w JPK, krótszy okres na zwrot VAT, uproszczone korekty in minus),

·       od października do grudnia 2021 roku - Ministerstwo Finansów prowadzi pilotaż z udziałem podatników, w celu przetestowania nowego rozwiązania i dostosowania systemów informatycznych do wdrożenia KSeF,

·       za pomocą faktur ustrukturyzowanych dokumentowane mogą być czynności dokonane od 1 stycznia 2022 r., jak również dokonane przed tym dniem – o ile termin wystawienia faktury upłynie po 1 stycznia 2022 r.

Autorzy to: Szymon Chyra, doradca podatkowy oraz Katarzyna Dziwińska associate z Andersen w Polsce. Kancelaria jest zrzeszona w sieci Kancelarie RP działającej pod patronatem dziennika „Rzeczpospolita".

Księgowość
Inwentaryzacja - jak rozliczyć różnice inwentaryzacyjne?
Materiał Promocyjny
Tajniki oszczędnościowych obligacji skarbowych. Możliwości na różne potrzeby
Księgowość
Split payment, czyli mechanizm podzielonej płatności a zapłata za kilka faktur
Księgowość
Due diligence - dbasz o bezpieczeństwo inwestycji? Przeprowadź to badanie
Księgowość
Wezwanie do zapłaty - kiedy je wysyłamy i co powinno zawierać?
Księgowość
Prezenty firmowe o małej wartości – ewidencjonować czy nie?