Diety zagraniczne, a koszty uzyskania przychodów

Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Źródło: Adobe Stock

Pracodawca do kosztów uzyskania przychodu może w całości zaliczyć wydatki z tytułu diet, których wysokość będzie indywidualnie ustalana z pracownikiem w oparciu o zawartą umowę o pracę.

W interpretacji indywidualnej z 8 lipca 2020 r. (sygn. 0114-KDIP2-2.4010.123.2020.1.AM) dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zadano pytanie o możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów indywidualnie określonych wysokości diet zagranicznych dla pracownika na stanowisku dyrektora ds. handlowych. Określono, że wysokość tych diet, będzie wyższa od wartości określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Wysokość diet będzie ryczałtem kwotowym, za każdą dobę podróży służbowej, niezależnie od państwa, w którym ta podróż będzie się odbywać. Pracownik nie będzie musiał przedstawiać do rozliczenia faktur, rachunków ani innych dokumentów księgowych. Ryczałt ten będzie określony w ramach umowy o pracę.

Warunki wyższej diety

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdziła, że do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wyższą wysokość diety. Jednak po spełnieniu określonych warunków.

W przepisach Kodeksu pracy w  art. 77 § 1 określono, prawo pracownika do zwrotu kosztów, związanych z wykonywaną na polecenie pracodawcy podróżą służbową: ,,pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.”

CZYTAJ TEŻ: Zapłata za towar gotówką pozbawi prawa do ujęcia wydatków w kosztach

Natomiast uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodu zdefiniowano w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. W rozumieniu przepisu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych ,,Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.”

CZYTAJ TEŻ: Nowa matryca stawek VAT – w wielu przypadkach stawka wzrosła

Wydatki te, a zatem wartość określonej diety musi być racjonalna i gospodarczo uzasadniona, a jej poniesienie ma mieć na celu zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodu. Ponadto, to na podatniku ciąży obowiązek dowodowy. Musi on być w stanie wykazać związek poniesionego wydatku z osiągniętym przychodem.

Stanowisko i charakter pracy też ważne

W przypadku opisanym w interpretacji wyższa wysokość diet uzasadniona jest charakterem stanowiska i wykonywanej pracy. Zgodnie z interpretacją dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 8 września 2010 r. (IPPB5/423-362/10-4/AM) ,,możliwość zaliczenia konkretnego wydatku do kosztów uzyskania przychodów uzależniona jest od powiązania poniesionego wydatku z działalnością podatnika, który zalicza ten wydatek do kosztów, istnienia racjonalnego (a nawet jedynie potencjalnego) związku przyczynowego między wydatkiem a uzyskanym przychodem oraz właściwego udokumentowania tego wydatku, przy czym przesłanki te muszą być spełnione łącznie.”

CZYTAJ TEŻ: Wycofanie auta z firmy nie zawsze spowoduje skutki w VAT

Koszty podróży służbowych pracownika, zaliczane do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy, muszą być bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością gospodarczą i mieć bezpośredni wpływ na osiągane przez pracodawcę dochody.

CZYTAJ TEŻ: Nowy JPK_VAT ruszy w październiku

Ponadto, muszą to być koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Często przytaczanym argumentem w interpretacjach jest również fakt, że  wydatki z tytułu diet związanych z podróżami służbowymi, nie zostały umieszczone w katalogu kosztów, które nie są kosztami uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 cytowanej ustawy.

Wyrok sądu

Tożsame stanowisko zawarte jest w wyroku WSA we Wrocławiu z 1 kwietnia 2004 r (sygn. akt I SA/Wr 2273/01 „Diety i inne należności za czas podróży służbowej wypłacone pracownikowi stanowią u pracodawcy zgodnie z art. 15 ust. 1 updop koszt uzyskania przychodu. Oczywiście warunkiem koniecznym jest istnienie związku pomiędzy przychodami firmy a odbywaną przez pracownika podróżą służbową. Kosztem uzyskania przychodu jest pełna kwota wypłaconych należności zarówno części objętej limitami, jak i w części je przekraczającymi.”

CZYTAJ TEŻ: W przyszłym roku polskie firmy skorzystają z estońskiego CIT

Pracodawca może zaliczyć wydatki z tytułu diet, których wysokość będzie indywidualnie ustalana z pracownikiem w oparciu o zawartą umowę o pracę, w całości do kosztów uzyskania przychodu. Istotne jest, żeby przy kalkulacji ryczałtu zadbać, aby był on racjonalny a jego poniesienie gospodarczo uzasadnione. Warto również do celów dowodowych, zabezpieczyć dokumenty i rozliczenia, na podstawie których wyliczono wysokość ryczałtu.

Tagi:

Mogą Ci się również spodobać

Ułatwienia w programie gwarancji de minimis

Bank Gospodarstwa Krajowego wprowadził korzystne dla przedsiębiorców zmiany do programu gwarancji de minimis. Jedną ...

Opustoszałe Forum Romanum w Rzymie. Zakładanie spółki z o.o. we Włoszech nie jest trudne.

Jak założyć spółkę z o.o. we Włoszech?

Obywatele polscy mają swobodę podejmowania działalności gospodarczej na terytorium innego państwa członkowskiego UE, a ...

Praca zdalna, z domy to dziś norma.

Tarcza 4.0. Kluczowe zmiany w prawie pracy – praca zdalna

Zmiany wprowadzone Tarczą 4.0 objęły również niezwykle istotny w ostatnim czasie obszar regulacji wykonywania ...

Koronawirus. Pomoc dla firm od gmin

Do udzielenia ulgi podatkowej przez gminę dla przedsiębiorcy potrzebna jest uchwała. Specustawa umożliwiła jednostkom ...

Jak polskie firmy mogą sprzedać nadwyżki żywności

Ministerstwo Rolnictwa proponuje małym, średnim, ale i dużym przedsiębiorstwom dwa proste narzędzia wsparcia handlu ...

Polskie firmy radzą sobie coraz lepiej we Francji

Polsko-francuskie relacje gospodarcze, w kontrze do stosunków politycznych, mają się bardzo dobrze. Francja jest ...